As viagens corporativas são uma realidade na busca pelo crescimento das pequenas, médias e grandes empresas. Além de contribuir para a expansão do mercado consumidor, uma viagem a trabalho pode ser uma grande oportunidade de buscar novos fornecedores e conhecimentos ímpares obtidos em cursos ou workshops, sem falar no aumento da presença da marca.

Apesar das inúmeras vantagens competitivas, existem situações que necessitam de muitos cuidados, e um devido planejamento para evitar problemas, principalmente os temidos processos trabalhistas. Além disso, podem acontecer outros tipos de ocorrências, como insatisfação por parte do funcionário, queda na produtividade ou até mesmo desligamento de um talento em ascensão.

Para você não ter problemas em sua companhia, elaboramos este post com cinco dicas de soluções que ajudarão a sua empresa a sempre investir em viagens corporativas, sem constrangimentos ou dores de cabeça!

1. Respeite os direitos trabalhistas

A nossa primeira dica pode soar como infantil, mas várias empresas agem na contramão. Em uma viagem a trabalho, o colaborador deve assinar um contrato estabelecendo a política de viagens da empresa, com cláusulas sobre direitos e deveres.

Trata-se de uma espécie de manual que demonstrará as situações em que o pagamento de horas extras será efetuado, o valor das diárias, reembolsos no caso da utilização do carro do próprio colaborador, entre outros pontos.

Faça uma reunião com os trabalhadores que necessitam de deslocamentos e explique cada aspecto do contrato. Além disso, respeite sempre o que diz a legislação, ou seja, deslocamentos imprevistos, como uma reunião fora do planejado, devem constar como hora extra.

Já o período em que o colaborador estiver fora de casa, mas sem atividades laborais, deve ser depositada apenas a diária referente à alimentação. Fora isso, cumpra com o pagamento de tudo o que diz respeito ao conforto do funcionário, como hotel, táxis, aluguel de carros, alimentação, possíveis compras de materiais para a empresa, entre outros gastos.

2. Planeje a viagem com antecedência

Uma das principais reclamações de colaboradores no que diz respeito à viagem a trabalho está ligada com problemas de desorganização por parte da empresa. Com isso, passagens acabam sendo compradas a valores mais caros, hotéis ficam sem lugares, enfim, não faltam motivos para uma possível ação trabalhista.

O planejamento é a solução mais viável para evitar transtornos, tanto para os colaboradores quanto para a empresa. Por isso, faça tudo com antecedência, observando valores na cidade ou país destino, restaurantes e meios de hospedagem.

Peça também para que o funcionário tenha consciência para se planejar com antecedência, visando o bem-estar de todos. Assim, recursos serão economizados e o conforto estará garantido.

3. Faça uma parceria com uma empresa de táxis corporativos

Atualmente, o trânsito é uma problemática em quase todos os centros urbanos brasileiros. Como certamente o seu funcionário não conhecerá a fundo os bairros e ruas de uma determinada cidade, vale a pena fechar um contrato com uma empresa especializada em táxis corporativos.

Dessa forma, o cumprimento dos prazos para reuniões ou presença em eventos será religiosamente respeitado. Você também evitará outros problemas, como possíveis indenizações caso o seu colaborador se envolva em um acidente.

Além disso, haverá uma economia considerável, tendo em vista que esse tipo de serviço é voltado para a realidade das companhias, com preços atrativos e profissionais altamente qualificados, sem falar na sintonia com as novas tecnologias.

4. Exija um relatório de viagem a trabalho

Outra medida eficaz que evita problemas trabalhistas em viagem a trabalho é a exigência de um relatório que demonstre o que foi feito e em quais horários, além dos comprovantes de gastos.

Atualmente, existem muitas tecnologias e aplicativos que auxiliam no arquivamento dos dados, como contas pagas, as que deverão ser quitadas, possíveis gastos com o cartão de crédito do colaborador, sem falar nas informações que dizem respeito aos demais aspectos do deslocamento.

Ao saber, por exemplo, que um colaborador esteve em um evento das 8h às 17h, de uma terça-feira, certamente não haverá a necessidade do pagamento de horas extras. O relatório ajuda ainda no balanço que influenciará na qualidade nas próximas viagens, ou seja, é um verdadeiro manual de bordo que não pode ficar de fora em sua empresa.

Para isso, deixe bem claro ao funcionário que ele deverá esclarecer todos os gastos, demonstrando notas fiscais escritas ou eletrônicas, exceto no caso dos contratos firmados previamente, como no caso da reserva de um hotel feita diretamente pela empresa.

5. Faça um registro de viagem corporativa

Como os imprevistos podem acontecer em várias situações adversas, nada melhor que deixar registrado na empresa todas as informações referentes ao deslocamento. Por isso, faça um registro de viagem a trabalho com o nome do hotel onde o colaborador está ou esteve, local das reuniões ou eventos e período do deslocamento, com descrições detalhadas.

O cuidado vale tanto para uma possível localização do colaborador no decorrer da viagem quanto para esclarecer pontos criticados em uma possível ação judicial. Arquive tudo e tenha a assinatura do funcionário para atestar os dados.

Insira ainda as empresas parceiras, como de táxi corporativo. Todos esses cuidados também auxiliam na organização das próximas viagens, agilizando o processo que certamente facilitará a vida dos demais colaboradores.

Extra: evite problemas com o trabalhador

Adotando as medidas preventivas descritas neste post, a sua empresa estará segura quanto a muitos problemas que possam surgir, tanto no decorrer quanto após o término de uma viagem a trabalho.

Fora isso, as orientações auxiliam na redução dos custos, aumentando as possibilidades de crescimento da sua empresa. Além disso, podemos citar a influência positiva sobre a motivação dos trabalhadores após o retorno.

Afinal, quando a pessoa se sente valorizada, o índice de produtividade cresce exponencialmente, ou seja, viagens bem planejadas e com respeito aos direitos trabalhistas trazem excelentes resultados ao ambiente corporativo, em geral.

Portanto, nada melhor que manter em dia a política de viagens na sua companhia, fazendo boas parcerias para que uma viagem a trabalho traga somente boas notícias e mais qualidade aos seus produtos e serviços da empresa.

Já pensou em fazer uma parceria com uma empresa especializada em táxis corporativos? Entre em contato conosco e veja as vantagens para a sua empresa!