Em uma época em que quase toda a população mundial está conectada por meio de computadores e smartphones, há vários softwares e aplicativos que auxiliam na otimização do gerenciamento das empresas.

Independentemente do perfil do seu negócio, há uma vasta quantidade de ferramentas capazes de revolucionar a forma de gerenciar as organizações. Os recursos em nuvem, por exemplo, estão sendo cada vez mais utilizados por empresas de pequeno e médio porte.

Quer saber como melhorar a gestão do seu negócio? Então, leia este post e conheça algumas sugestões que preparamos para você!

Aplicativos de transporte corporativo

Existem diversas maneiras de melhorar a gestão de uma empresa, e os aplicativos de transporte corporativo são uma das ferramentas em nuvem mais eficientes.

Na rotina corporativa, realizar atividades externas é algo comum e necessário. O serviço de táxi faz toda a diferença para executivos, por exemplo, que costumam passar boa parte do tempo entre reuniões e viagens de negócio. 

O problema é que os táxis comuns não conseguem atender a uma demanda tão grande, principalmente com qualidade e rapidez. Por isso, existem muitos aplicativos de transporte corporativo que, nesse cenário, oferecem esse tipo de serviço. 

A gestão de custos de uma empresa é bastante beneficiada, pois cada solicitação de corrida é direcionada para um centro de custos — o que ajuda no gerenciamento de todas as despesas com transporte com mais exatidão. Dessa forma, é possível criar, em tempo real, relatórios de gastos.

Muitas empresas usam essa ferramenta para modernizar os sistemas utilizados pelo RH, para ter um controle de quantos funcionários usam serviços de transporte, a frequência e o destino.

Gerenciador de tarefas

Na rotina das empresas, saber definir as prioridades é primordial para não cair em armadilhas.

O gerenciador de tarefas é uma ferramenta em que é possível organizar e listar todas as ações que deverão ser executadas, sendo indispensável para garantir que todos os projetos sejam realizados dentro do cronograma estipulado. 

Há várias opções de ferramentas como esta. O que muda entre elas é que algumas são voltadas para a organização de equipes, enquanto outras são focadas nos profissionais autônomos em busca de uma ajuda para administrar melhor a rotina do negócio. 

Após definir as metas e objetivos a serem alcançados, o gerenciador de tarefas auxilia na criação de um cronograma com datas referentes a cada etapa do projeto. Depois, basta colocar a mão na massa e, quando for necessário, atualizar as informações.

Vale lembrar que essas ferramentas também mostram em qual fase do projeto você está. Bom demais, não é mesmo?

Mensageiro instantâneo

É bem notável que a tecnologia tem revolucionado o modo de se comunicar, principalmente dentro das organizações — que precisam de uma comunicação mais ágil e eficaz.

Porém, as demandas cada vez maiores por informação têm dificultado a comunicação entre os funcionários de uma empresa — o que é um fator indispensável para o sucesso da companhia.

Tendo em vista estes fatores, existe uma ferramenta capaz de ajudar a resolver esse problema da organização: o mensageiro instantâneo. Também conhecido como comunicador instantâneo, com ele é possível enviar e receber mensagens de texto em tempo real.

Por meio desse programa, o usuário recebe uma notificação quando algum contato da sua lista fica online. Assim, eles podem se comunicar por mensagens de texto recebidas instantaneamente.

Ferramentas para gestão de documentos

É enorme o volume de dados gerado e criado por uma empresa diariamente, desde e-mails recebidos e enviados até o recebimento de uma guia de pagamentos.

É muito importante ter o controle sobre todas essas informações eletrônicas, para que seja mais fácil encontrar documentos físicos — além de contribuir para que se obtenha um rico histórico de dados que facilitará o gerenciamento.

Além disso, cuidar bem dos documentos e dados de uma empresa é fundamental para evitar aborrecimentos futuros e prejuízos, como o pagamento de contas em duplicidade.

Existem ferramentas que auxiliam no gerenciamento dos seus documentos. Veja algumas delas:

Scanner

Com o desgaste natural dos documentos, uma ótima opção é a digitalização. Eles podem ficar hospedados na nuvem, facilitando buscas futuras por arquivos específicos.

GED

Esta ferramenta associa a digitalização de documentos a um software de gerenciamento eletrônico, que facilitará o trabalho em um ambiente corporativo com hierarquias de acesso.

Fragmentadora

A fragmentadora serve para descartar os documentos no momento certo, pois ela sabe o prazo correto para guardar cada um deles — o que evitará um acúmulo desnecessário.

Organizador de arquivos

Depois de digitalizá-las, basta usar um organizador de arquivos para separar as versões físicas dos documentos em pastas por assuntos e datas — mantendo as originais em segurança. 

Softwares de gestão

Os softwares de gestão ajudam a armazenar todos os dados e documentos do seu negócio, de forma segura e com facilidade de acesso. Confira a seguir algumas opções!

One Drive

Esta é uma ferramenta de armazenamento em nuvem criada pela Microsoft. Ela possibilita o trabalho colaborativo com diversos editores, como Excel, Word, Onenote e Power Point, utilizando qualquer dispositivo.

Com ela, é possível fazer anotações em PDF no seu próprio dispositivo, além de fazer destaques e assinar qualquer arquivo que possua essa extensão. Ela também notifica o usuário quando há alguém editando um documento.

A plataforma tem planos gratuitos, de 5GB, e pagos, de até 5TB. Vale lembrar que existem planos empresariais, com espaço de armazenamento ilimitado e soluções para equipes.

Google Drive

O Google Drive é a plataforma de armazenamento em nuvem da Google, com 15GB gratuitos para arquivar qualquer tipo de arquivo. Se você possui um e-mail do Gmail, é possível, por exemplo, guardar os anexos diretamente nela.

Por meio dessa tecnologia, os arquivos são armazenados em servidores seguros que podem ser acessados de qualquer lugar. Isso alivia o serviço de TI da sua empresa, que pode se dedicar a casos mais importantes — além de cortar gastos desnecessários.

Em síntese, se você quer saber como melhorar a gestão da sua empresa e torná-la mais dinâmica e ágil, as ferramentas de armazenamento em nuvem são a solução ideal. Com elas, você tem acesso a todos os documentos e dados onde estiver e sem dificuldades. 

Além de reduzir custos com prejuízos, essas ferramentas são uma maneira de eliminar as barreiras físicas e aumentar a produtividade. 

Agora que você sabe como melhorar a gestão da sua empresa, entre em contato conosco e conheça nossos serviços!