Conheça as melhores práticas para organizar reembolsos de funcionários

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Em um mundo cada vez mais integrado, não é raro uma empresa negociar com consumidores que se localizam em outro estado ou país. De modo que, muitas vezes, é preciso a companhia enviar um funcionário até o cliente para firmar a negociação. Nesse caso, o colaborador efetuará despesas durante a viagem de negócios e será necessário um reembolso desses gastos pela empresa.

Diante desse processo, alguns gestores têm dúvidas como: qual é a melhor forma de organizar a gestão de reembolso? Quais são as vantagens desse planejamento? De que forma uma política de restituição pode ser implantada na empresa? Neste artigo, ajudaremos você nessa tarefa!

O que é uma política de reembolso?

Dito de maneira simples, a política de reembolso é a gestão organizada das devoluções de gastos financeiros de colaboradores em trânsito — ou em serviços externos — a mando da empresa.

Uma política de reembolso visa deixar bem claro, para toda a organização, as normas e condutas que vão reger esse processo. Por exemplo, uma gestão de restituição organizada estabelece regras sobre: tipos de despesas que serão restituídas, qual é o valor máximo que os gastos podem atingir e o prazo para a companhia devolver os valores gastos em trabalho.

Quais são as vantagens de uma boa gestão de reembolso?

Mas o que a sua empresa ganha quando administra com perícia as restituições financeiras dos colaboradores em viagem? Listaremos algumas.

1. Respeito pelas leis trabalhistas

De acordo com as leis trabalhistas, quando um profissional está em viagem de trabalho, a companhia que o enviou precisa cobrir seus gastos com alimentação, hospedagem, combustível, transporte e até mesmo os custos com o credenciamento em eventos corporativos.

Além disso, segundo as normas da justiça, os reembolsos não fazem parte do salário dos colaboradores, portanto não é preciso recolher impostos sobre esses valores. Porém, se o funcionário permanecer mais da metade dos seus dias trabalhados em viagens corporativas, a companhia incluirá tais gastos no salário dele e recolherá os devidos impostos.

Sendo assim, uma política de restituição bem estruturada ajudará a instituição, que frequentemente envia funcionários em serviços externos, a manter em ordem essas despesas, evitando possíveis punições judiciais.

2. Aumento da confiança na empresa

Gerar um ambiente de confiança nas práticas financeiras da companhia é uma das vantagens da administração correta do sistema de reembolso. Em vista disso, tanto a empresa quanto o colaborador sentem-se seguros durante esse processo.

Isso acontece porque os envolvidos nessa relação — empresa e colaborador — seguem um protocolo sério previamente estabelecido, que vai assegurar o cumprimento das normas internas e, portanto, ninguém será prejudicado.

Essa relação tranquila produz outro efeito positivo: a produtividade do trabalhador durante a viagem será maior, uma vez que sua única preocupação será fazer bem o serviço que lhe foi designado.

3. Controle das despesas

Com a política de reembolso definida, fica mais fácil planejar as despesas da companhia com as viagens corporativas. Uma vez que fica estabelecido o valor máximo permitido com despesas por viagem, bem como a espécie de gastos que serão restituídos, é possível fazer uma previsão de custos.

Com um cenário bem palpável de gastos, o gestor pode até mesmo cortar algumas despesas desnecessárias ou incluir outras que ache importante para o bom desempenho do colaborador em seu serviço.

Além disso, é possível recompensar os trabalhadores que de alguma forma tentam economizar os recursos da empresa.

Como implantar um sistema eficiente de restituição?

Com algumas dicas, é possível implantar uma política eficiente de reembolso em sua empresa. Vamos sugerir algumas muito importantes.

1. Converse com seus colaboradores

Manter um diálogo franco com os funcionários — em especial aqueles que fazem viagens corporativas — é essencial para o sucesso da política. Dessa maneira, você poderá entender melhor como são as viagens que fazem, quais gastos são necessários, se possuem sugestões sobre locais mais baratos de hospedagem e alimentação etc.

Fazendo isso, o gestor obterá informações valiosas que farão a empresa construir uma série de normas para reembolso condizente com a realidade vivida pelos colaboradores envolvidos em serviços externos.

2. Faça um orçamento

Após colher dados importantes, é preciso fazer uma pesquisa junto aos fornecedores de serviços — hotéis, restaurantes, agências de viagens, empresas de transporte etc. Essa ação orientará a previsão de gastos com cada viagem, bem como firmará parcerias com essas empresas, que pode resultar em descontos de fidelidade.

Acrescente a isso a possibilidade de descobrir, diretamente dos fornecedores, que serviços eles oferecem. Então, pode-se colocar por escrito, no regulamento de restituição, quais dessas comodidades oferecidas o colaborador pode ou não incluir no seu pedido de reembolso.

3. Defina os meios de controle do reembolso

Essa parte do planejamento da gestão de restituição deve ser feita com muito critério, pois é um dos pilares que a sustentarão. Para isso, explique aos funcionários que apenas mediante a apresentação dos documentos — notas fiscais e recibos — que comprovem a despesa é que haverá a restituição do valor.

Para maior transparência dessa prestação de contas, algumas empresas solicitam que, anexado à nota fiscal ou recibo da despesa, o colaborador faça uma breve descrição do serviço contratado.

4. Utilize as tecnologias

Para facilitar a gestão da restituição de despesas, algumas empresas estão adotando os aplicativos. Essas ferramentas ajudam, por exemplo, no controle de serviços de táxi usados pelos colaboradores, de modo que, o gestor recebe relatórios em tempo real sobre custos feitos com esse transporte.

Essa facilidade diminui o trabalho manual e integra todo o processo dando ao gestor maior segurança sobre as despesas que precisam ser reembolsadas.

5. Treine sua equipe

Definida as regras, o próximo passo é promover uma campanha educativa que pode ser feita por meio do treinamento dos trabalhadores, para que eles conheçam e se adaptem à nova política de reembolso.

Durante a campanha, deixe bem claro quais despesas a empresa arcará e quais delas serão de responsabilidade do funcionário. Além disso, conceda a oportunidade de os colaboradores darem sua opinião ou expressarem suas dúvidas — pois novas sugestões interessantes podem surgir.

De fato, organizar a gestão de reembolso não é tarefa fácil. Porém, com um bom planejamento, sua empresa pode ter sucesso nessa tarefa.

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