A condução de funcionários é parte do orçamento de todas as empresas — e o seu custo não é baixo. Além do direito ao vale-transporte para e do trabalho, diversas funções carecem de deslocamento no horário de serviço.

Cortar o deslocamento de funcionários totalmente seria um tiro no pé. Afinal, para que uma empresa progrida, é essencial que fornecedores e clientes recebam atenção direta e pessoal. Então, como é possível diminuir os gastos da empresa com esse item no orçamento?

A forma mais ágil e simples de fazer isso é utilizar frotas terceirizadas, então, é sobre isso que falaremos aqui: os gastos com táxi corporativo. Continue lendo e confira algumas dicas que podem direcionar você para uma economia inteligente.

Defina um teto de gastos

Quais são os seus gastos com táxi corporativo? Esse valor é baixo ou é alto? Se utilizarmos apenas a nossa percepção pessoal para fazer essa avaliação, o resultado será sempre subjetivo. Por isso, para estabelecer uma meta viável, recorra a planilhas.

Entenda as porcentagens que o táxi representa no orçamento da empresa e a sua contribuição para o Retorno sobre Investimento (ROI). Com estes dados em mãos, você pode determinar um valor e divulgá-lo à sua equipe, para que todos ficam cientes do que é um uso aceitável desse recurso.

Para empresas de médio e grande porte, o ideal é fazer uma subdivisão por setores, já que algumas atividades precisam mais desse recurso do que outras. Pode-se chegar até a valores individuais, levando em conta a função de cada trabalhador, os projetos em que ele está envolvido e o seu turno de trabalho.

Considere um espaço próprio

Eventos corporativos coordenados por outras empresas são uma demanda que requer táxis, não há muito como fugir disso. No entanto, assim como os seus funcionários visitam parceiros, a recíproca deve ser verdadeira.

Se um profissional tem muitas funções externas e poderia fazê-las dentro da própria empresa, invista em um escritório diferenciado para ele. Se são diversos os colaboradores com esse perfil, talvez valha mais a pena criar salas de uso coletivo, agendadas de acordo com a demanda.

Além disso, vale dizer que criar um espaço de recepção aconchegante e bem preparado para reuniões atrai as pessoas até você, agregando valor à sua imagem, melhorando a relação da sua equipe com o ambiente de trabalho e reduzindo os custos com deslocamento dos seus funcionários.

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Aplicativos de táxi corporativo

Peguemos emprestado o conceito de entropia da termodinâmica: toda energia não direcionada, segundo ele, tende a se dissipar no meio. Aplicando essa ideia à gestão, quando utilizamos um serviço de forma descentralizada e desorganizada, a tendência é a perda de qualidade, eficiência e recursos.

Bom, existem milhões de táxis circulando pelas ruas. Por que se preocupar em fazer um plano de táxi corporativo? Vamos aos fatos:

  • o controle do gestor aumenta — com acesso não apenas aos recibos, mas aos detalhes de cada corrida, como o dia, horário, preço, usuário e deslocamento;

  • a segurança da sua equipe também cresce — contando com motoristas selecionados e frequentemente avaliados por outros usuários e por sua empresa;

  • devido a um número substancial de viagens, as tarifas empresariais podem ser mais atrativas que as de uso individual;

  • não é preciso procurar por motoristas na rua ou em pontos — eles chegam com alguns toques de smartphone, tornando o tempo da sua equipe mais produtivo.

Virtualização de relações

Nos filmes futuristas, é muito comum que reuniões sejam feitas com hologramas de pessoas que se encontram em diferentes partes do mundo. De fato, nossa tecnologia ainda não permite tudo isso — mas muito do que antes precisava ser presencial hoje já pode ser feito pela internet.

Será que todas as vezes que os seus funcionários saem da empresa com o táxi esse recurso é indispensável? Pequenos investimentos tecnológicos, como ERPs, microfones, projetores e uma boa conexão são capazes de substituir perfeitamente o deslocamento em alguns casos, economizando tempo, no curto prazo, e dinheiro, no médio prazo.

Elabore uma política de uso

Mais do que um valor a ser seguido, é interessante deixar claro o propósito dos gastos com táxi corporativo e delimitar regras para o seu uso. Isso ajudará os funcionários a se programar para desempenhar suas atividades fora da empresa de forma mais inteligente — como sair fora do horário de pico, aproveitar um deslocamento para realizar outros encontros nas proximidades ou escolher saídas que se justifiquem dentro da política da empresa.

Exija um agendamento e justificativas

Usar um aplicativo pode ser ágil, mas isso não é motivo para deixar decisões relativas ao táxi corporativo para o último minuto, certo?

Então, peça aos seus colaboradores que façam requerimentos para uso do transporte com, pelo menos, um dia de antecedência, incluindo o que justifica essa necessidade. Isso deixará o uso do serviço um pouco menos impulsivo, inibindo corridas desnecessárias ou pouco proveitosas para a empresa.

Além disso, deve-se justificar não apenas a motivação, mas também a sua urgência ou imprevisibilidade. Afinal, em alguns casos a situação pode ser mais emergencial, e os táxis estarão prontos para ajudar.

O ideal é que essa troca de informações se dê on-line, agilizando a entrega e evitando o acúmulo de papelada. Dessa forma, também são facilitados o controle a conferência de dados passados, quando necessário.

Realize análises e avaliações frequentes

Como toda meta de gestão, a redução de gastos com táxi corporativo precisa de avaliações constantes. Então, além de informar os funcionários das novas políticas de uso e escolher uma empresa de táxis que atenda a sua demanda, é preciso conferir se a estratégia está dando certo.

Felizmente, nesse sentido, a própria tecnologia já faz boa parte do serviço para você. É possível contar com feedback em tempo real, de fácil visualização e informações detalhadas. Assim, você encontra rapidamente quem está fora do padrão e resolve o problema antes que ele prejudique os lucros da empresa.

Enfim, como você pode ver, não é tão difícil melhorar os gastos com táxi corporativo da sua empresa. Com alguns cuidados e a assessoria certa, seus funcionários se deslocarão com mais segurança, conforto e eficiência — e sem representar um peso excessivo para o orçamento!

Gostou do nosso post? Então, entre em contato conosco e deixe que a Wappa facilite a sua vida! Somos especialistas em táxis corporativos e podemos lhe explicar, passo a passo, como nossos serviços serão um benefício para a sua empresa.