A elaboração de regras e procedimentos em todos segmentos de uma empresa são essenciais para contribuir com a otimização do tempo, aumento da produtividade e com a saúde organizacional, trazendo bem-estar para os colaboradores, além de redução dos custos operacionais.

Por isso, a criação de uma política de viagens corporativas precisa ser priorizada em uma corporação que depende de constantes deslocamentos para fins diversos, como reuniões em outras cidades, estados ou países, contatos comerciais, eventos, manutenção de maquinários, entre infindáveis exemplos.

Como o assunto é complexo e necessita de um acompanhamento bem rígido, planejamento e tomadas de decisões certeiras, é preciso conhecer muito bem todos os detalhes no momento de produzir um documento que garanta bons resultados para a sua empresa.

Com o objetivo de ajudar você a elaborar uma política de viagens corporativas alinhada com a realidade da sua corporação, elaboramos este post com dicas imperdíveis que, certamente, farão toda a diferença no dia a dia, trazendo mais economia e aproveitamento dos recursos direcionados para tal fim.

Quer fazer a sua empresa crescer? Então, continue lendo e veja como estabelecer procedimentos claros, bem detalhados e objetivos, fazendo com que todos os colaboradores entendam e cumpram as regras de acordo com a necessidade de cada deslocamento!

O que é a política de viagens corporativas?

Sabendo-se que as informações estão cada vez mais velozes em uma realidade globalizada, as viagens corporativas são fundamentais para estreitar relacionamentos entre empresas e clientes, fornecedores ou até mesmo em busca de novos mercados consumidores.

No entanto, para que representem um investimento com retorno garantido, os deslocamentos precisam ser bem planejados, diminuindo riscos e fazendo um devido aproveitamento dos recursos financeiros. É nesse momento que a política de viagens corporativas se faz necessária.

Afinal, é por meio dela que as empresas vão estabelecer os limites de gastos e todos os direitos e deveres dos funcionários que viajarão em nome da corporação. Trata-se de um documento que aponta as regras em diferentes tipos de transportes — do rodoviário ao aéreo, passando pelo marítimo e ferroviário.

Tendo em vista que, em determinado momento, os diferentes colaboradores precisarão realizar uma viagem de negócios ou para representar a empresa em um evento, o texto deve ser bem claro, esclarecendo todos os procedimentos, como solicitação, autorização e aprovação.

Aspectos relacionados aos deslocamentos também devem fazer parte do documento, como valores de diárias, englobando alimentação, combustível, aluguel de veículos, táxi, emissão de notas, reembolsos, além da elaboração do relatório referente à viagem, trazendo o detalhamento de tudo o que foi realizado.

A política de viagens corporativas deve ainda descrever várias hipóteses que podem acontecer em um deslocamento, contribuindo para não deixar dúvidas ou entendimentos dúbios entre os colaboradores. Dessa forma, as chances de sucesso serão bem maiores.

Qual a importância de ter uma política de viagens corporativas na empresa?

A busca pelo melhor custo-benefício é uma das principais vantagens ao implantar uma política de viagens corporativas em sua empresa. Sendo bem estruturada, ela vai garantir retorno financeiro de acordo com os objetivos traçados em cada deslocamento.

Assim, quando um colaborador for fechar um novo negócio, por exemplo, o dinheiro gasto no deslocamento, acomodações, alimentação e demais situações será bem menor em comparação ao lucro obtido com a viagem.

Para atingir as metas preestabelecidas, a política precisa estar alinhada com as necessidades e perfil da empresa, com todos os procedimentos descritos de forma padronizada, focando principalmente o bem-estar do colaborador, sem onerar os cofres da corporação.

Dessa maneira, a política vai trazer vários benefícios, como melhor aproveitamento dos recursos e otimização do tempo, deixando o funcionário previamente informado sobre os seus direitos e deveres, fato primordial para evitar possíveis processos trabalhistas ou até mesmo reclamações infundadas.

Além disso, a política de viagens corporativas esclarece aos colaboradores os limites de cada um nos deslocamentos, mostrando o que pode ou não ser reembolsado, responsabilidades e critérios para tudo o que for consumido ou serviços contratados, como no caso dos transportes.

Com isso, ela tem uma grande importância tanto para ajudar na busca dos objetivos comerciais da empresa como para explicar a cada viajante os pontos que devem ser respeitados para que o processo saia de acordo com o que foi planejado.

Qual o objetivo da política de viagens corporativas?  

O objetivo da política de viagens corporativas é evitar, ao máximo, possíveis falhas que possam comprometer a qualidade do deslocamento, assim como a devida comodidade do colaborador que estiver representando a empresa.

Tendo em vista que o Brasil movimenta mais de R$ 40 bilhões por ano no setor, as corporações necessitam de tomadas de decisões que tragam lucros e expansão de mercados, ou seja, o documento faz com que haja mais qualidade nos deslocamentos, sem falar no melhor aproveitamento dos recursos.

Ele também é essencial para esclarecer todas as dúvidas dos viajantes, estabelecendo o que é ou não permitido, limites de gastos, padrões dos hotéis, enfim, faz com que ocorra o devido entendimento do assunto para ambas as partes. Desse modo, a cultura empresarial de cada corporação será respeitada tanto quanto o que é estabelecido para cada fim.

Adotando uma política de viagens corporativas, os negócios ficam mais organizados, sabendo criteriosamente como os recursos estão sendo aplicados, ou seja, ela traz maior transparência aos processos, do financeiro ao comercial. Assim, a saúde econômica da empresa será bem cuidada, pois não haverá desperdício de recursos, extravagâncias ou métodos que possam comprometer os cofres ou até mesmo a credibilidade do negócio.

A política também traz segurança em todos os pontos da viagem, seja à empresa, seja ao funcionário, proporcionando mais qualidade em todos os sentidos.

Inclusive, ela reduz o tempo gasto com burocracias, processos administrativos ou operacionais, sem falar em um aspecto fundamental: contribui com o crescimento da corporação. Isso porque a gestão fica mais profissionalizada, alicerçada em melhores avaliações tanto por parte do colaborador quanto dos empresários.

Como montar uma política de viagens corporativas

A primeira dica é ouvir os funcionários da sua empresa. Afinal, são eles que estão nas ruas e sabem da realidade enfrentada no dia a dia. Elabore um questionário e peça sugestões antes de iniciar a redação da política de viagens corporativas.

Vale a pena ainda realizar reuniões em todos os setores que necessitam dos deslocamentos, abrindo espaço para quem já viajou pela empresa, focando a busca pelo melhor procedimento, que seja adequado não apenas à cultural organizacional, como também às necessidades dos colaboradores.

Depois, ouça os gestores e os representantes majoritários da empresa para saber os valores dos gastos de acordo com cada viagem, estabelecendo diárias de viagens referentes à hospedagem, alimentação e transporte.

Com os números em mãos, comece a redigir o documento. Nesse momento, a clareza na comunicação é essencial, tendo em vista que pessoas de diferentes níveis de escolaridade terão acesso às informações. Seja objetivo e descreva as diretrizes básicas da política de viagens corporativas da empresa, de maneira que não fiquem dúvidas para quem esteja lendo.

É importante estabelecer os pré-requisitos para que uma viagem seja aprovada, evitando pedidos infundados ou que comprometam o orçamento da corporação. Deixe todos os dados e informações bem explicados e peça para que os funcionários leiam e digam se entenderam os aspectos descritos. Assim, dificilmente haverá entendimentos dúbios, contribuindo com a devida aplicação do que foi descrito no documento.

Após a aprovação da política de gestão de viagens corporativas, destine uma cópia para cada setor da empresa e peça aos gestores que disponibilizem o material em um local bem acessível, principalmente para quem viaja sempre.

Quais informações essenciais devem constar na política de viagens corporativas?

As informações essenciais são todas aquelas que dizem respeito a uma viagem corporativa, ou seja, dentro do perfil da empresa, o documento precisa descrever em quais situações o colaborador poderá solicitar um deslocamento. Por exemplo: são autorizadas apenas viagens para fechamento de vendas, participação em eventos ou para realização de serviços em outras localidades.

Também é importante estabelecer os cargos nos quais as pessoas são aptas para tais viagens, como vendedores, diretores de marketing, gestores, entre outros. O documento deve estabelecer ainda o prazo para solicitação dos deslocamentos, salvo em casos de urgências, como a visita a um fornecedor ou necessidade de manutenção em algum equipamento.

Outro ponto que não pode ficar de fora são os valores das diárias referentes à hospedagem, alimentação, combustível, táxis ou gastos extras. Estabeleça também a política de reembolso, os casos aceitos pela corporação, assim como as situações em que uma viagem pode ser cancelada, como a morte de um familiar do colaborador.

A política de viagens corporativas deve conter ainda um formulário de aprovação, como nome do evento, importância para empresa, se o deslocamento será ou não cobrado do funcionário, custo estimado e datas. Ele deve também ser assinado por um responsável pela área.

Inclua procedimentos de segurança, como número de telefone dos viajantes, possíveis contatos de familiares, GPS em carros, itinerários, se há estacionamentos nos locais visitados, enfim, tenha todas as informações sobre o roteiro que será traçado.

É importante também saber o tempo que será gasto em check-in e checkout, nas palestras ou em outros compromissos, alertando aos colaboradores para que mantenham contato diário com a empresa, dando os devidos feedbacks. Inclusive, aplicativos de comunicação são bem úteis nesse momento, agilizando a transmissão dos dados.

Especifique no documento a necessidade de o funcionário elaborar um relatório após o término da viagem, apresentando as notas fiscais do que foi gasto e também de tudo que deverá constar em termos de reembolso em viagens.

No mais, a política deve trazer informações referentes ao comportamento do colaborador, como o respeito aos limites de velocidade, aos valores culturais da região visitada, bem como direitos e deveres, por exemplo, o cumprimento dos horários e participação efetiva em determinado evento.

Como definir as despesas de viagens corporativas?

Entramos agora em um ponto bem amplo, tendo em vista que cada viagem tem suas peculiaridades e realidades socioeconômicas bem diferenciadas. Primeiramente, é preciso usar o bom senso. Vale a pena sempre ouvir alguém que já tenha ido para determinada cidade ou país antes de estabelecer a média das despesas.

Se o seu colaborador vai para um evento em São Paulo, por exemplo, analise os valores dos hotéis mais convidativos e estabeleça uma diária dentro desse universo, dentro dos padrões da empresa.

Por meio do formulário, você poderá saber quantos deslocamentos serão necessários, assim como o possível uso de táxis ou aluguel de carros, passagens aéreas ou de trens. Assim, é possível ter uma ideia de quanto será gasto na viagem.

No entanto, tudo vai depender da necessidade de cada viajante. Se o deslocamento for internacional, os valores das despesas serão maiores, considerando a valorização do dólar em relação ao real, sem falar nos custos maiores com hospedagem e alimentação.

De uma maneira geral, entre em contato com os locais pelos quais o colaborador passará, como hotéis, restaurantes, entre outros, e faça uma média de gastos. Assim, as despesas serão previamente estabelecidas, diminuindo os riscos de erros. Mas, como existem valores que devem ser pagos pela empresa e outros pelos funcionários, a política de viagens corporativas deve estabelecer os limites.

Geralmente, reservas em hotéis e diárias podem ser pagas com antecedência. O mesmo vale para as passagens. Agora, existem situações em que o reembolso resolve, como quando o colaborador utiliza o próprio carro nos deslocamentos.

Nesse caso, a definição das despesas costuma variar de acordo com a quilometragem rodada, o local a ser visitado e os valores cobrados. O mais importante é sempre deixar as regras bem definidas, fato que contribuirá para os gastos não saírem do controle.

O ideal é sempre garantir que as necessidades do colaborador sejam atendidas, fazendo com que a viagem conte com opções de escolha, sempre dentro do padrão de gastos previamente descrito na política interna da empresa.

Como adequar a política de viagens corporativas à cultura organizacional da empresa?

Sabendo-se que cada empresa conta com uma cultura organizacional, defendendo os interesses por meio de valores e práticas, sempre é necessário alinhar esse aspecto com a política de viagens corporativas.

Como? Investindo exatamente de acordo com a realidade e sempre priorizando o bem-estar do colaborador. Como a motivação do funcionário vai depender de muitos fatores, entre eles, o respeito ao ser humano, a adequação da política com a cultura dependerá do esforço dos gestores para sempre buscarem a excelência.

O documento deve respeitar todos os valores defendidos pela corporação, ou seja, se ela defende os direitos dos funcionários, por exemplo, não deve priorizar hotéis que desrespeitem as leis trabalhistas. Se nos ambientes internos existem mensagens incentivando a economia de recursos, como energia elétrica, a política de viagens corporativas também tem que privar pelo correto uso dos recursos, valorizando a honestidade e a correta aplicação do dinheiro.

Tudo vai necessitar de uma minuciosa análise, tendo a intensa participação dos gestores, para que o documento se alinhe à cultura organizacional da empresa. É preciso colocar em prática o que se defende na teoria, fato essencial para manter a credibilidade junto aos clientes e fornecedores. Assim, as regras devem seguir os valores, com respeito aos colaboradores, deixando claro os limites de cada um.

Por isso, quem for elaborar a política de viagens corporativas precisa conhecer profundamente a realidade da empresa, seus investimentos, valores éticos, necessidades, enfim, o texto deve respeitar aquilo em que se acredita.

Outro aspecto fundamental é o respeito aos funcionários e leis, deixando tudo bem claro e transparente. Afinal, para o plano ser compreendido e seguido, reuniões deverão ser realizadas, com o objetivo de apresentar tudo o que foi estabelecido na política de viagens corporativas e também os resultados esperados com cada deslocamento.

Quais os benefícios de ter uma política de viagens corporativas?

Além da redução dos gastos, otimização do tempo e maior produtividade, as empresas que têm uma política de viagens corporativas obtêm mais organização interna e controle dos deslocamentos realizados por seus colaboradores.

Com isso, as possibilidades de erros diminuem consideravelmente, fazendo com que o sucesso nos negócios reflita em números positivos na contabilidade mensal. Também podemos citar a maior confiança dos funcionários na corporação, fato que está ligado com a motivação no exercício das funções diárias.

Ao se sentir valorizado, colaborador vestirá a camisa do time, se empenhando para atingir as metas da empresa, ou seja, as chances da boa gestão do transporte de funcionários se reverter em lucros é bem maior.

Assim, tendo uma política de viagens corporativas, o seu negócio terá mais eficiência, conquistando novos mercados e, ainda, retendo talentos. Afinal, bons profissionais querem ficar em empresas sérias e competentes no que fazem.

A credibilidade também aumenta. Isso porque os serviços envolvidos nos diferentes setores da economia perceberão o profissionalismo da corporação quando o assunto for viagem corporativa, portanto, esse fator pode ajudar inclusive no fechamento de novas parcerias.

Agora, o ponto primordial é o controle dos gastos, sendo um fator que está nitidamente ligado ao melhor aproveitamento dos recursos, fazendo mais com menos. Também podemos citar o cumprimento da agenda estabelecida para a viagem, sabendo-se que a política faz o devido planejamento de tudo que deve ser feito, sem falar na otimização e agilidade dos processos.

São benefícios ainda a segurança na obtenção das informações, a resolução de burocracias, sem falar na política de reembolso definida, sem margem para discussões após o retorno do funcionário. Como resultado, a gestão é conduzida de maneira eficaz, evitando sérios problemas que possam comprometer a real intenção de uma viagem corporativa.

Por que é tão importante usar a tecnologia a seu favor?

A política de viagens corporativas tem uma aliada essencial: a tecnologia. Atualmente, existem plataformas que podem auxiliar nas prestações de contas e também na quilometragem rodada a cada dia, como o Expense Mobi.

Os recibos podem ser arquivados digitalmente, evitando possíveis perdas do papel, aspecto que pode gerar grandes dores de cabeça para o colaborador no momento de realizar a prestação de contas.

Além disso, o WhatsApp é ideal para manter os gestores informados de tudo o que está acontecendo em sua viagem, podendo ser um aliado até mesmo nas tomadas de decisões, como em uma solicitação de desconto ou nova proposta feita pelo cliente. Assim, os processos são facilitados, contribuindo com o setor financeiro da sua empresa.

Outra dica importantíssima é sempre fazer tudo com antecedência, para que a viagem saia como o programado. Vale a pena fazer um checklist do que será levado no deslocamento para que nada fique para trás. É preciso certificar-se das roupas, notebook, produtos de higiene pessoal, contratos, portfólio da empresa, enfim, preparar-se dias antes do embarque.

Quais os demais ganhos para a empresa?  

Com o crescimento do mercado de viagens corporativas, as empresas que investem na criação de uma política no setor saem na frente da concorrência, conquistando novos mercados com mais eficiência e menos gastos.

Quanto mais organizada uma corporação for no setor, maiores serão as chances de lucratividade após o deslocamento de um profissional seja para o fechamento de uma venda ou para apresentar um novo produto em determinada feira do setor.

Elaborando uma política de viagens corporativas, a sua empresa obterá mais confiança dos colaboradores, terá mais segurança nos deslocamentos, reduzirá custos e ainda ficará sempre ao lado dos objetivos previamente estabelecidos.

Não por acaso, os riscos serão minimizados, evitando muitos percalços que poderiam comprometer negócios e até mesmo a permanência de um funcionário em determinada cidade ou país. Trata-se de uma forma de garantir qualidade nas viagens, com organização e planejamento, pontos essenciais que são valorizados pelos bons gestores.

Seguindo as nossas dicas, com certeza, a sua empresa estará na vanguarda das viagens corporativas, contribuindo com o clima organizacional e também com as metas do deslocamento. O documento ainda é importante por conta do estabelecimento das regras, pois faz com que diminuam as reclamações e até mesmo processos trabalhistas cobrando horas extras ou reembolsos.

A otimização do tempo também é um ponto de grande valia, fazendo com que a produtividade aumente, independentemente do local em que o negócio esteja sendo fechado. 

Diante da grande competitividade entre as empresas, a política de viagens corporativas se faz imprescindível para evitar erros que possam comprometer as finanças da sua corporação, aliando economia e organização em prol do desenvolvimento do seu negócio. O resultado é mais lucratividade e novas perspectivas de mercados.

Depois de aprender a elaborar uma política de viagens corporativas, leia agora o nosso guia definitivo para redução de custos em PME e aprenda como gerar economia em sua empresa!