As reuniões são importantes para estabelecer metas, esclarecer tarefas e avaliar ideias. Porém, seu excesso e desorganização podem torná-las confusas e improdutivas, transformando-as em uma grande perda de tempo. E isso vale tanto para uma reunião interna quanto para reunião externa.

Uma reunião produtiva seria aquela destinada a pessoas específicas e com assuntos determinados e pertinentes, que ocorre dentro de um período de tempo limitado e coerente, e em que as decisões em pauta são efetivamente tomadas. É nela também onde as novas estratégias são definidas, com metas, datas estabelecidas e os seus responsáveis.

Para saber qual a melhor forma de realizar reuniões objetivas e produtivas na empresa, mostramos as vantagens e as desvantagens dos dois formatos neste post. Além de fornecer algumas orientações para que essas reuniões sejam mais eficientes. Confira!

Como são as reuniões internas?

Chamamos de reunião interna aquelas reuniões que acontecem dentro da empresa. Normalmente, exige-se que as pessoas se portem com mais formalidade, e que os envolvidos estudem os assuntos a serem abordados.

Pela facilidade na localização e deslocamento, essas reuniões podem acontecer com mais frequência — semanalmente, por exemplo.

Quais são as vantagens da reunião interna?

O ambiente no qual os funcionários estão acostumados pode deixá-los mais confortáveis. Pode-se dizer que as exigências formais fazem com que os profissionais levem mais a sério tudo o que está sendo apresentado naquele momento.

Como esse encontro acontece dentro da empresa, os colegas de trabalho mais próximos certamente estarão presentes. Afinal de contas, não existem limitações de acesso ao local, e todos devem estar integrados em benefício da corporação. 

As apresentações das pautas podem ser mais dinâmicas, já que o funcionamento dos equipamentos será familiar a todos. Apresentações por meio de slides também podem ser desenvolvidas, de forma que os assuntos não sejam tão maçantes.

E quais suas desvantagens?

As tensões e o nível de estresse podem ser elevados, ainda mais se a empresa for marcada por um histórico de reuniões pouco produtivas. Muitos funcionários sequer gostam de escutar a palavra “reunião”, e isso pode ocorrer por conta da rigidez dos padrões hierárquicos e exigências determinadas.

A liberdade de se dizer o que pensa torna-se mais contida, e nem sempre o ambiente de trabalho é o mais inspirador, especialmente no momento de elaborar novas estratégias. A pressão diária também pode se fazer presente e ser desestimulante.

Ao mesmo tempo em que o ambiente é íntimo para os colaboradores, também é o mesmo ambiente onde os trabalhos pendentes encontram-se à porta ao lado. A concentração fica dividida entre as possíveis tarefas pendentes e a pauta da reunião.

Interferências como ligações urgentes e, por exemplo, a visita de um cliente que chegou com alguma emergência, também podem acontecer, atrapalhando a reunião. Outro malefício é que a sensação de “estar em casa” pode fazer com que a reunião se prolongue mais do que o necessário, deixando-a cansativa.

Como tornar a reunião interna mais eficiente?

É imprescindível estar continuamente informado sobre os itens a discutir na reunião. Os principais pontos e aqueles aspectos que podem influenciar ou modificar o seu setor de trabalho devem ser muito bem acompanhados.

Se o profissional estiver preparado, será muito mais fácil questionar e argumentar, quando solicitado. Isso serve para os colaboradores, mas também para quem está à frente da empresa.

Porém, cuidado para não se estender muito quando for defender seu ponto de vista. Quanto mais rápido todas as questões forem resolvidas, melhor para todo mundo.

Apesar da facilidade de locomoção dos colaboradores para esse tipo de reunião, evite convidar pessoas sem real necessidade. Os colaboradores adequados para as questões discutidas farão com que a reunião seja eficiente. Contudo, é sempre bom reforçar para quem ficou de fora os motivos de não estarem participando do evento.

Ao final da reunião, é interessante retomar o que foi levantado, a fim de eliminar dúvidas e repassar as responsabilidades e metas traçadas. No papel de gestor, aproveite para reconhecer a presença e o esforço dos profissionais.

Como são as reuniões externas?

Esses são os encontros que acontecem fora da empresa. Não importa o porte da organização, em algum momento poderá existir a necessidade de se realizar um encontro ou evento externo. Seja porque a empresa é instalada em mais de uma cidade, ou para fazer o suporte local aos clientes, visitar fornecedores, entre diversos outros motivos.

Quais são as vantagens da reunião externa?

Sair um pouco do ambiente de trabalho pode ser positivo para reduzir o estresse. Restaurantes, hotéis e parques são boas opções — especialmente para tratar de assuntos que causem pressão entre os funcionários.

No ambiente corporativo, normalmente muita coisa acontece simultaneamente. Fora dele, há uma ótima oportunidade para que as pessoas fiquem mais relaxadas e focadas.

A descontração será útil para diminuir a distância entre os profissionais envolvidos. Sair do lugar tradicional é deixar um pouco de lado a formalidade, e isso pode ser bastante inspirador para seus colaboradores. Um ponto positivo para as questões relacionadas à produtividade.

O ambiente externo pode tornar o diálogo mais fluido, sem interferências relacionadas ao trabalho. Ao mesmo tempo, funciona como uma excelente saída da zona de conforto, evitando a comodidade dos envolvidos.

Uma reunião externa também pode significar oportunidade de crescimento. O cliente pode solicitar a visita no endereço dele, para fazer uma reunião que envolva negociação. A possibilidade de sair da empresa apresenta uma vantagem, portanto, a solicitação é importante e não deve deixar de ser atendida.

E as desvantagens?

Deslocar os envolvidos para uma reunião externa às vezes pode ser considerado quase um drama. Os setores administrativo, financeiro e de viagens devem lidar com as questões que envolvem a política de reembolso em reuniões externas.

É importante informar-se a respeito da legislação vigente, para que nenhum direito trabalhista seja desrespeitado. Caso isso aconteça, conflitos podem ocorrer — e, além disso, sanções da Justiça do Trabalho.

Como tornar a reunião externa mais eficiente?

É imprescindível planejar uma reunião externa com antecedência, afinal, os locais escolhidos podem exigir reserva. Essa definição prévia também facilita a organização dos participantes, a fim de checarem as compatibilidades de suas agendas e o tempo de deslocamento até o local, evitando atrasos.

Aliás, se a reunião acontecer em outra cidade e os participantes precisarem viajar para comparecer ao encontro, é interessante facilitar os meios de deslocamento, apresentando soluções econômicas.

Evite as distrações. Por mais que a descontração esteja presente, não se trata de um happy hour da empresa. Todos os participantes devem estar bem preparados, como aconteceria em uma reunião interna. Isso garante que o evento em questão seja produtivo e mais objetivo.

Uma boa reunião dependerá dos argumentos direcionados e bem alinhados a uma boa apresentação pessoal. E isso independe do ambiente escolhido, seja em uma reunião interna ou em uma reunião externa.

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