As viagens corporativas são fundamentais para a realização de alguns projetos e atividades das empresas. Porém, elas resultam em despesas mensais, ainda que sejam estratégicas para o bom andamento dos negócios.

Com a economia atravessando um período difícil, algumas companhias acabam por revisar e até mesmo eliminar esse custo, sem pensar nas consequências. Mas é possível controlar esses gasto sem precisar proibi-los.

Entenda melhor a importância desse controle, tanto para a empresa quanto para os funcionários, acompanhando este post.

Por que o controle de viagens corporativas é importante para as empresas?

As viagens a trabalho são parte das estratégias de crescimento de uma organização. Assim, esse investimento deve ser muito bem pensado com o apoio de uma política de viagens. Ou seja, um conjunto de regras e diretrizes corporativas que servem para regular o deslocamento dos funcionários até outras localidades. Entenda algumas vantagens dessa prática:

Custos reduzidos

O controle de viagens corporativas é fundamental, pois é por meio do gerenciamento de despesas que os investimentos podem ser otimizados. E, claro, os custos serão largamente reduzidos.

É de suma importância para a empresa saber o quanto foi investido em uma viagem para, por exemplo, conquistar um novo cliente. De posse dessas informações, as análises serão mais claras, de forma a precificar mais adequadamente seus produtos e serviços. Os valores podem ser revistos com maior precisão, para que seu planejamento estratégico seja priorizado.

Melhor definição de responsabilidades

Com uma política de viagens bem clara, a burocracia pode ser também reduzida ou simplificada. Imagine que uma viagem corporativa possa passar por uma série de etapas até conseguir a sua aprovação, o que não é nada produtivos. Com uma boa estrutura de gestão, os processos internos estarão assegurados e serão bem observados.

É importante que alguns papéis estejam pré-definidos para que o fluxo de aprovação funcione. Esses papéis são: solicitante, atendente, aprovador e gerente de orçamento. O solicitante fornece as informações de quem vai viajar para o atendente. Esse, por sua vez, fica responsável pela cotação de passagens, hotel e demais serviços.

A função do aprovador é decidir entre os orçamentos, conciliando datas e prioridades. Por fim, o gerente de orçamento supervisiona o setor financeiro, cuidando do montante total definido e administrando o que for necessário na efetivação da viagem.

Correta previsão de demandas

Com todo o trabalho de controle das viagens corporativas, é possível apurar os gastos, a frequência e em quais setores essas viagens mais acontecem. Ainda que ocorram certos imprevistos, o controle de gastos poderá reservar até mesmo um caixa direcionado às viagens que não se podem antecipar.

Toda a organização pode ser feita com o auxílio de um calendário de viagens. Ele serve não só para conjecturar e registrar os deslocamentos com antecedência, mas também para identificar os períodos mais movimentados durante o ano.

Esse grau de organização resulta em uma incrível economia para as empresas. Um exemplo prático é a vantagem de conseguir passagens aéreas mais baratas ao reservá-las com antecedência. Além disso, prever a demanda pode resultar em boas parcerias com redes de hotéis e empresas de transporte corporativo, garantindo preços mais em conta. E há outras vantagens, como o uso de salas de conferência e espaços para reuniões.

Qual a importância desse controle na segurança do funcionário?

É interessante que a política de controle vise não somente à redução dos custos com as viagens corporativas, mas também se concentre em alcançar soluções estratégicas e mais cômodas para deslocamentos seguros e menos cansativos dos funcionários.

Dessa forma, o colaborador chegará ao seu destino sem qualquer impedimento para a realização das suas funções.

Elabore uma boa política de reembolso

É por meio desse conjunto de regras e condutas que os funcionários ficam informados a respeito da necessidade de fazer uma correta declaração dos gastos ao longo da viagem, seja somente para conferência ou para reembolso. Com uma política de reembolso, os gastos são analisados em conjunto, incluindo acomodações, passagens e outras despesas fundamentais, a fim de que o objetivo da viagem seja alcançado.

Todas as despesas que serão cobertas pela corporação devem ser determinadas. Com o gerenciamento e a análise desses valores, todos os envolvidos ficarão cientes sobre o limite de gastos, deixando os investimentos corporativos muito mais bem direcionados.

Um manual de orientação explicando as regras da política de viagens deve ser elaborado e ficar acessível para todos os funcionários, com as devidas adaptações de linguagem. Isso evitará ocasionais dúvidas, ambiguidades ou confusões nos cálculos a fazer.

Adote o seguro para viagens

O controle de viagens corporativas também é conveniente por conta de outro aspecto. O planejamento pode garantir a inserção do seguro para viagens no orçamento. Dessa forma, caso alguma emergência aconteça, o funcionário terá direito ao auxílio como beneficiário.

Economizar nesse item não é recomendado, considerando-se que diversos tipos de imprevisto podem se suceder no trajeto: extravio de bagagens, acidentes, furtos, doenças, entre outros. Caso algo aconteça, e a empresa não tiver contratado o seguro para viagens, terá que arcar com os dispêndios relacionados com a emergência. A depender do caso, esses poderão ser bem superiores ao custo de um seguro.

Além disso, o funcionário não se sentirá negligenciado, já que a empresa é responsável pelo bem-estar dos seus colaboradores. Com uma boa pesquisa é possível encontrar planos de seguros para viagens adequados às necessidades e realidade da empresa.

Contrate empresas especializadas em viagens

A política de viagens pode facilitar toda a burocracia que uma viagem de negócios demanda por meio da terceirização desses serviços. Os orçamentos ainda podem ser muito bem controlados, mas sem ter tantas preocupações com a pesquisa e preparação das viagens.

Contratar uma empresa especializada em viagens significa garantir os melhores resultados e também a segurança dos funcionários, já que outra organização de confiança e com experiência suficiente no ramo assumirá a responsabilidade de cuidar dos detalhes das viagens.

O controle de viagens corporativas deve ser feito com uma visão estratégica que alinhe os objetivos da empresa com as possibilidades de redução dos custos, sem deixar de considerar a comodidade de sua equipe. Eliminar esse tipo de processo interno pode significar a perda de boas oportunidades no mercado que estão atreladas aos deslocamentos. E assim o crescimento da empresa poderia ser prejudicado.

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