Escolha qualquer grande evento, viagem ou empreendimento em sua vida e pense sobre o tempo, a energia e o trabalho para garantir que tudo aconteça sem nenhum problema. Em seguida, pense sobre o estresse e o agravamento que você experimentou naqueles momentos em que as coisas não andaram conforme o planejado.

Como disciplina, a gestão de projetos funciona da mesma maneira, porém, em uma escala maior e envolvendo muito mais partes interessadas e um conjunto maior de recursos.

Você pode incluir nessa lista os fornecedores externos, vários outros membros da equipe interna e intradepartamental (bem como seus horários e insumos) e parâmetros adicionais, como análise de custos, qualidade, tempo, coordenação constante, comunicação e riscos associados.

Imagine, então, as consequências se qualquer um deles não for tratado corretamente. Todos aqueles fatores e muitos outros têm impacto sobre o planejamento estratégico e, por sua vez, são afetados por ele dentro da gestão de projetos.

Para saber mais sobre o assunto e esclarecer suas dúvidas, acompanhe o post.

Qual o conceito de planejamento estratégico na gestão de projetos?

O planejamento estratégico é o ato de criar planos de curto e longo prazo para orientar uma organização sobre como aumentar ou assegurar o seu sucesso no mercado. Ele visa guiar uma empresa à medida que avança, desenvolvendo objetivos e ações que se alinham com a sua missão e visão de negócios.

De forma relacionada, as organizações usam projetos para realizar muitas das ações estabelecidas pelo planejamento estratégico e dependem da gestão de projetos para vê-los ser implementados e executados.

Contudo, não é difícil encontrar gestores que consideram o planejamento estratégico e os projetos como completamente independentes. Essa independência, no entanto, representa uma percepção, não uma realidade.

Um projeto lida com a criação de um resultado, como um produto ou uma mudança organizacional, mas o resultado não ocorre do nada. O verdadeiro fim de um projeto é proporcionar um benefício à organização.

Quando devidamente concebido e planejado, o projeto oferece um resultado que conduz a organização a outro passo no plano estratégico. Muitas vezes, os projetos que não conseguem avançar falham porque a sua concepção é tratada como uma atividade independente, e sem referência aos objetivos estratégicos da empresa.

Quais os benefícios de uma gestão de projetos estratégica?

Em um relatório do PMI (Project Management Institute), os pesquisadores descobriram que, embora a gestão de projetos venha sendo mais valorizada, as taxas de sucesso dos projetos dentro das organizações realmente diminuíram. De acordo com o relatório, o principal motivo é a falta de alinhamento com a estratégia de negócios.

Quando a gestão de projetos é alinhada com os objetivos estratégicos, é quase duas vezes maior as chances de a empresa conquistar uma equipe de alto desempenho, capaz de implementar estratégias bem-sucedidas e criar valor significativo. 

Ainda de acordo com a pesquisa do PMI, uma gestão de projetos estratégica também torna a organização quatro vezes mais propensa a executar uma estratégia planejada, com três vezes mais chances de conquistar redução e otimização dos seus custos.

Em última análise, as empresas podem precisar considerar a transição de um modelo de gestão de projetos tático e operacional para uma gestão com foco nos esforços em executar projetos em alinhamento com a estratégia de negócios global.

Como aplicar o planejamento estratégico na gestão de projetos?

De acordo com a Gartner, em 2017, os CFOs da maioria das grandes empresas estão passando a depender mais da gestão de projetos para implementar estratégias em toda a empresa e permanecer inovadores. Por isso, é preciso se preparar para aplicar o planejamento estratégico na gestão de projetos e acompanhar a concorrência.

E, para garantir que os objetivos da empresa sejam cumpridos ao longo dos ciclos de vida do projeto, as organizações e seus CFOs devem seguir as seguintes etapas:

Planejamento e iniciação 

É preciso assegurar que todas as unidades de negócios estejam empreendendo iniciativas que atinjam os objetivos estratégicos globais.

Além disso, as sessões de planejamento são fundamentais em toda a empresa para transformar a gestão de projetos tradicional em equipes de alto desempenho que ofereçam valor significativo. Isso também ajudará a estabelecer uma visão compartilhada.

Monitoramento das atividades, recursos e desempenho 

Ao longo das fases de implementação do projeto, torna-se fundamental para os líderes e executivos trabalharem em estreita colaboração para manter o alinhamento entre os projetos e os objetivos comerciais globais.

Ao trabalhar em conjunto, parte do diálogo deve incluir o estabelecimento de indicadores-chave de desempenho para se comunicar e medir o que interessa à empresa.

Fechamento 

Avançando, será igualmente importante, no final de cada projeto, que os gestores e executivos quantifiquem as taxas de sucesso dos projetos em relação aos objetivos da empresa e determinem quais mudanças podem ser necessárias no futuro para manter o negócio se movendo na direção certa. Ganhar compreensão das lições aprendidas é parte da fórmula para o sucesso.

Em suma, os CFOs precisam enxergar a gestão de projetos como uma parceria estratégica, e não apenas como uma unidade isolada da empresa. Quando a gestão de projetos trabalha junto ao time executivo e vice-versa, isso pode ajudar a garantir que o alinhamento seja alcançado em todos os níveis do negócio.

À medida que se torna mais difícil para as empresas competir, espera-se mais de todas as áreas da organização, o que significa que os projetos precisam se submeter a uma imersão total na direção do negócio.

É preciso se preparar para a transformação das equipes em times de alto desempenho, prontos para acompanhar a mudança das condições econômicas e trabalhar em estreita colaboração para desenvolver atividades que apoiem a missão da empresa e elevem a taxa de sucesso dos projetos na organização.

O planejamento estratégico na gestão de projetos, além de servir de guia para a ação futura, visa criar o crescimento que impulsiona a sobrevivência e o lucro da empresa. Como um dos principais métodos de implementação de estratégia, a execução de projetos funciona como importante indicador de que o negócio continua a prosperar.

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