Mesmo com a intensa presença dos recursos digitais, as empresas precisam se preocupar com as viagens realizadas por seus funcionários. Muitas vezes, é isso que faz a diferença para fechar um negócio ou aumentar a exposição de marca. Porém, para que elas sejam benéficas para o empreendimento, é necessário fazer uma boa gestão de viagens corporativas.

A prática envolve diversos elementos, que vão desde o planejamento e acompanhamento, até a obtenção e avaliação dos resultados. Se for utilizada da maneira certa, ela contribui para garantir novas conquistas.

Acompanhe o guia que preparamos e entenda qual é a importância da gestão de viagens corporativas e como usar essa ferramenta em sua empresa:

1. Importância da gestão de viagens corporativas

Tão importante quanto realizá-las é garantir que haja uma gestão eficiente das viagens corporativas. Esse processo, assim como qualquer outro do empreendimento, precisa ser acompanhado de perto de modo a oferecer os melhores efeitos possíveis.

Somente assim a empresa garantirá que as viagens estejam adequadas ao propósito que possuem. Alguns dos pontos importantes que justificam essa gestão são:

1.1. Garante o cumprimento da política de viagens

A política de viagens é um elemento muito importante porque define, com clareza, qual deve ser a forma de agir dos colaboradores que viajam. Ela estabelece questões como o reembolso, valores disponíveis e boas práticas a serem seguidas para que a viagem corporativa seja um sucesso sem consumir recursos em excesso.

Porém, se não houver um controle a esse respeito, ela ficará apenas no papel. Não sendo aplicada corretamente, as viagens podem deixar de ser tão vantajosas e trazer prejuízos ao negócio.

Para piorar, muitas empresas sequer possuem uma política clara, impedindo que o processo obtenha o nível de controle necessário.

A gestão de viagens corporativas vem para solucionar essa questão, pois garante, em primeiro lugar, que todos os pontos dessa política sejam definidos claramente. Também é a responsável por garantir que tudo seja devidamente cumprido ao longo de todas as viagens.

Com o planejamento sendo cumprido como o esperado, é possível evitar o desperdício de recursos e de oportunidades em geral.

1.2. Evita a sobrecarga de setores

Além de determinar quais serão os processos de gestão, essa tarefa também inclui definir responsabilidades. Para tal, é indispensável escolher um gestor para todo esse processo, transferindo responsabilidades e garantindo que essa etapa seja cumprida de maneira clara.

Além de oferecer segurança e centralizar as tarefas obrigatórias, isso é muito importante para evitar a sobrecarga de setores.

Sem uma gestão claramente definida, é muito comum que essa tarefa fique a cargo de setores como o RH. O grande problema é que essa parte do negócio não é específica para isso e ainda possui muitas outras tarefas, igualmente estratégicas.

Também pode acontecer de a responsabilidade desse processo passar para as mãos do setor financeiro. É comum que a tesouraria fique responsável por cuidar desses elementos, ao mesmo tempo em que deve dar conta de muitas outras obrigações.

Sem a definição de gestão, essa tarefa é acrescida a outras responsabilidades, sobrecarregando setores que não possuem relação direta com as viagens. Porém, quando tudo é definido de forma prévia e clara, a consequência é que há um equilíbrio entre as funções executadas por cada setor, sem que as viagens corporativas fiquem de lado.

1.3. Permite a negociação com fornecedores

Fazer uma boa gestão nesse sentido significa ampliar a visibilidade a respeito de todo o processo. É possível reconhecer, de antemão, os possíveis gastos, rotas, datas de viagem e muito mais. Ao ter esse controle detalhado, a gestão pode facilitar a realização de negociação com fornecedores.

A partir da análise de tarifas e destinos comumente utilizados, por exemplo, o setor responsável pode fazer acordos com um companhia aérea que seja mais vantajosa para a compra das passagens, economizando no valor dos trechos.

O mesmo vale para redes de hotéis, serviços de transporte urbano — como táxis corporativos ou aluguel de veículos — e muito mais. Ao reconhecer as principais necessidades, a gestão é capaz de agir para que a empresa possa pagar menos.

Mais do que isso, é uma forma de fortalecer o relacionamento com fornecedores que garantem a entrega do serviço de qualidade. Isso evita contratempos na viagem e permite o estabelecimento de uma relação em longo prazo, a qual poderá trazer uma quantidade crescente de benefícios e condições diferenciadas.

1.4. Leva à redução de custos

Como se pode imaginar, essa atuação tão assertiva e que realiza o acompanhamento de perto contribui para que o empreendimento consiga reduzir os custos a partir de uma boa gestão.

Em primeiro lugar, há o fato de que o cumprimento da política de viagens contribui para que não ocorram desperdícios ou excessos nas viagens. Definindo um orçamento e as boas práticas previamente, a empresa diminui as chances de pagar um valor que vai além do inicialmente desejado.

Além disso, a negociação com fornecedores ajuda no estabelecimento de condições mais vantajosas, as quais, quando aproveitadas, geram uma economia intensa na execução das viagens em geral.

A diminuição dos erros e o aumento da eficiência de todo o processo, indo do planejamento ao reembolso, também são elementos que contribuem para que haja uma relevante redução de custos.

O mais importante é que a economia não acontece de modo a comprometer a qualidade das viagens. Não é necessário colocar em risco a segurança ou a qualidade dos recursos utilizados, já que a atuação integrada da gestão já é o suficiente para oferecer valores que são considerados satisfatórios.

1.5. Contribui para maximizar o investimento

A gestão de viagens, inclusive, reflete diretamente na maximização de investimentos. A questão é simples: graças à gestão bem feita, o empreendimento consegue obter o melhor das viagens corporativas, sem precisar gastar demais.

Em primeiro lugar, a economia de recursos garante que as viagens sejam realizadas com qualidade, mas sem gastar de maneira excessiva. Por si só, isso já diminui o que é gasto para obter os mesmos resultados, favorecendo o retorno.

Além disso, a gestão correta garante que o negócio compreenda de forma cada vez mais completa como essa tarefa deve ser executada, quais são os elementos importantes e o que deve ser observado.

Assim, é uma tarefa que contribui para que o negócio aproveite o máximo de cada viagem, fazendo com que elas sejam realmente vantajosas para o empreendimento — e não apenas uma despesa a mais para ser incluída nos balancetes.

Imagine, por exemplo, que o setor responsável pela gestão de viagens realize uma parceria com uma empresa de táxis corporativos. Isso garantirá que o funcionário possa se deslocar em seu destino sem contratempos e sem ter que recorrer a opções de última hora, que são mais caras.

Além de tudo, garante que não haja atraso na hora de se encontrar com clientes ou participar de reuniões, maximizando os efeitos positivos em relação a esse investimento.

1.6. Permite a análise dos resultados

Toda ação dentro de um negócio precisa ser complementada por uma análise de informações. Essa tarefa garante que haja o acompanhamento dos efeitos de cada decisão, de modo a contribuir para que novas escolhas sejam feitas assertivamente.

Se as viagens corporativas acontecem de maneira pouco organizada e sem visibilidade, analisar os resultados é impossível. Não dá para saber, com clareza, qual é retorno de cada elemento, nem quais são as melhores possibilidades.

Com a gestão de viagens corporativas, isso é diferente. Graças a ela, é possível ter uma equipe dedicada a analisar como andam as viagens da empresa, quais são os custos envolvidos e quais são os benefícios.

A partir disso, o negócio pode identificar elementos como o custo médio por viagem, o retorno que cada deslocamento traz para a empresa e quais são os pontos que precisam de maior atenção para as próximas viagens.

Compreendendo isso, o negócio se torna capaz de tomar decisões melhores nesse sentido, aumentando a assertividade e melhorando os efeitos decorrentes de falhas de planejamento.

Caso contrário, a empresa fica à deriva, sem saber como anda a situação das viagens e, com isso, colocando-se em risco.

1.7. Promove a resolução de burocracias

Durante as viagens feitas por funcionários, muitas ocorrências burocráticas podem acontecer. Em uma viagem internacional, por exemplo, há questões ligadas ao visto, conversão de câmbio e orientação nos locais.

Mesmo viagens nacionais têm suas questões, como reservas de hotel e compra de passagem, contratação de transporte, cumprimento de horários e assim por diante. Todas essas são tarefas burocráticas, que podem ser acompanhadas de imprevistos.

Quando um voo atrasa e a conexão é perdida, quando o hotel não fez a reserva adequadamente ou quando a viagem precisa ser cancelada de última hora, é fundamental agir o quanto antes para evitar perda de recursos e de boas oportunidades.

Graças à gestão de viagens corporativas, isso é possível. Os profissionais ficam responsáveis por cuidar dessa parte, de modo a garantir que tudo aconteça da forma tão simples e econômica quanto possível.

Além de tudo, a resolução das questões burocráticas acontece levando em consideração a política de viagens, garantindo alinhamento e cumprimento de todas as questões.

Ao final, o processo de viajar pela empresa se torna mais simples e longe de situações que podem comprometer os resultados.

1.8. Aumenta a segurança

Ter o apoio de uma gestão desse tipo é fundamental para aumentar a segurança de todos os envolvidos no processo.

Para a empresa, há maior segurança porque todo o planejamento estabelecido pela política de viagens é seguido à risca. O negócio sabe que não precisará gastar mais do que planeja, ao mesmo tempo em que reconhece que os colaboradores poderão executar suas tarefas corretamente.

Para o funcionário, essa gestão funciona como um importante apoio. Ele consegue ter uma ajuda indispensável na hora de vencer os processos burocráticos envolvidos na viagem. Também sabe que poderá contar com o suporte caso algo saia do previsto, de modo que as questões sejam contornadas com maior facilidade.

Tal ação garante que as viagens aconteçam com o mínimo possível de contratempos, de modo a evitar que uma quantidade maior recursos seja demandada. Imagine, por exemplo, um funcionário que viaja para outro país e não recebe as orientações corretas sobre a imigração ou necessidade de vacinas.

Em alguns casos, isso pode levar ao impedimento de entrar no país e, dependendo da situação, retenção pela imigração. Com uma gestão de qualidade, todas as orientações seriam passadas e esses pontos seriam evitados.

Portanto, ela permite que os principais obstáculos sejam vencidos de maneira segura e completa, de forma a garantir os melhores resultados para o empreendimento.

1.9. Amplia a satisfação dos funcionários

A satisfação dos funcionários também é um elemento importante para que as viagens corporativas sejam um sucesso. Como muitas vezes essas viagens são feitas para fechar negócios grandes, é fundamental que os colaboradores estejam engajados, motivados e comprometidos com os resultados.

O fato é que uma boa gestão de viagens corporativas auxilia exatamente nisso. Com tudo organizado e com menos burocracia, a preparação para a viagem já acontece de forma mais tranquila.

Durante o deslocamento, pesa a favor o fato de que escolhas de qualidade são feitas, favorecendo o seu conforto. Já no destino, há o apoio oferecido pela equipe de gestão, de modo a lidar com quaisquer imprevistos e dificuldades. Com o funcionário se sentindo mais seguro, ele tende a aproveitar melhor a oportunidade trazida pela viagem.

Na volta, não há dificuldades na questão do reembolso. Como a política de viagens é clara, justa e estruturada, tudo acontece em menos tempo, de modo a favorecer a satisfação dos colaboradores.

Isso não apenas melhora a representação da empresa por parte do funcionário, mas garante que ele se sinta satisfeito com a organização em geral. Isso facilita a retenção de talentos e diminui custos com possíveis reclamações e problemas similares.

2. Por que fechar negócio com uma empresa especializada?

Para conseguir obter todos esses benefícios, o indicado é terceirizar essa gestão. Em vez de sobrecarregar um dos setores ou gastar demais com a contratação de funcionários somente para isso, vale a pena contar com uma empresa especializada nesse assunto.

Além de possuir experiência, ela também tem todos os recursos necessários para garantir que o empreendimento tenha o melhor resultado possível com as viagens. Entre os principais motivos para a contratação, estão:

2.1. Eleva a eficiência do planejamento de viagens

Para garantir que tudo saia exatamente como o esperado, a viagem corporativa precisa ser bem planejada. É preciso fazer a reserva de passagens e hotel com bastante antecedência para que a economia seja máxima, assim como é necessário definir necessidade de transporte e de outras questões no lugar de destino.

Fazer isso pode levar muito tempo e, se você tem uma equipe interna, isso significa falta de eficiência no processo. Com a empresa especializada, isso deixa de ser uma preocupação, já que ela é capaz de apresentar soluções ágeis.

Com processos altamente eficazes e muita experiência no assunto, a equipe terceirizada é capaz de fazer todo o planejamento de maneira eficiente e assertiva. Isso, inclusive, é um ponto muito importante para quando surgem viagens de última hora, que exigem um planejamento rápido.

Graças a essa característica, saem ganhando a empresa e o funcionário que viaja, mantendo a alta qualidade da viagem, o conforto e o cumprimento com todas as obrigações. Além de tudo, diminuem as chances de situações imprevistas comprometerem os resultados.

2.2. Contribui para a produtividade

Esse ganho de eficiência também está diretamente relacionado à produtividade. Com um planejamento assertivo e de qualidade, a empresa precisará se preocupar muito menos com possíveis problemas que aconteçam.

Caso qualquer coisa saia do previsto, a empresa especializada será a responsável por cuidar de tudo, impedindo que parte da equipe interna seja comprometida nessa função.

Isso evita que recursos internos, como funcionários que poderiam se dedicar a outras tarefas, sejam utilizados e comprometidos. Assim, em vez de o RH ou setor financeiro ficarem sobrecarregados e pouco produtivos, é a equipe externa quem cuida de tudo.

O fato é que a mobilização desses recursos humanos faz com que outras tarefas, tão ou mais importantes, sejam deixadas de lado, comprometendo a estratégia do negócio. Ao contar com uma empresa terceirizada, o time de RH pode atuar em outros pontos igualmente relevantes para o sucesso.

O dinamismo para oferecer apoio a respeito da viagem também garante que todos os recursos sejam utilizados do melhor jeito possível, otimizando o aproveitamento também por parte de quem viaja.

2.3. Aumenta o custo-benefício

Com muita experiência nesse assunto e diante da capacidade de fazer negociações em volume, a empresa especializada é capaz de elevar o custo-benefício de cada viagem por vários motivos.

Em primeiro lugar, ela é capaz de estabelecer parcerias com empresas do ramo. Isso permite a conquista de descontos destacáveis, os quais pesam a favor do empreendimento. Em geral, isso acontece porque a equipe trabalha com várias outras empresas, de modo a fazer negociações em volume.

Assim, a empresa passa a ter acesso a condições que, de outra forma, não seriam viáveis. Isso gera uma economia considerável, especialmente quando se avalia o acúmulo dessas economias ao longo de todas as viagens realizadas.

Outra questão é que é muito mais barato contratar essa empresa do que criar uma equipe interna somente para essa função. Isso é especialmente verdadeiro quando a empresa não realiza um volume tão grande de viagens e que seja capaz de justificar o preço a ser pago.

Não menos importante, o alinhamento à política de viagens evita custos excessivos, o que contribui para que os deslocamentos sejam altamente eficientes, mas sem consumir mais dinheiro do que o desejado.

Assim, com a mesma quantia destinada, o negócio consegue pagar por um número maior de locomoções, aumentando a sua capacidade de atendimento.

2.4. Amplia a transparência para o processo

Dar conta de todos os pontos ligados à gestão de viagens corporativas não é tarefa fácil quando executada internamente. Especialmente quando há um fluxo muito grande de deslocamentos, a empresa sente uma dificuldade intensa em compilar dados, apresentar resultados e cuidar de tarefas como o reembolso.

Eventualmente, o processo deixa de ser transparente. Com mudanças que são feitas na política de viagens sem que haja a comunicação e sem explicações a respeito do não reembolso de certas despesas, o processo se torna obscuro.

Isso compromete a segurança e a satisfação dos funcionários, que já não sabem se serão reembolsados por um ou outro gasto. Com uma insatisfação maior, a empresa corre o risco de ser mal representada fora de sua cidade de atuação.

Já com uma equipe especializada, isso não acontece. O contrato firmado deixa bem claro quais são as responsabilidades da equipe na gestão dos elementos de deslocamento, de modo que tudo seja devidamente coberto.

Responsável por organizar questões como planejamento e política de viagens, a empresa contratada garante que todas as pessoas conheçam exatamente as regras, impedindo que certos pontos sejam abordados de forma pouco clara.

2.5. Oferece um diferencial competitivo

O fato é que contar com o apoio de profissionais especializados faz toda a diferença para gerar uma vantagem competitiva.

Em primeiro lugar, a redução dos custos, a maximização do investimento e a melhora no custo-benefício são elementos que fazem com que a empresa gaste menos para executar a mesma tarefa.

No caso de uma viagem executada para fechar negócio com um cliente, por exemplo, o custo de aquisição desse consumidor cai, de modo a elevar a lucratividade e a rentabilidade.

Além disso, o estabelecimento poderá aproveitar oportunidades que não estão disponíveis no mercado, como preços e condições. Com isso, o negócio sai à frente dos concorrentes que não contam com ajuda especializada nesse assunto.

A satisfação dos funcionários é outro fator que conta pontos a favor. Estando mais satisfeitos com todo o processo, eles ficam mais motivados e, com isso, tendem a obter efeitos diferenciados e melhores.

Diante de tudo isso, o empreendimento garante uma atuação muito estratégica, evitando custos desnecessários e ampliando as possibilidades a respeito dessa tarefa tão importante.

Com uma boa prática de gestão de viagens corporativas, o empreendimento pode controlar melhor os gastos e resultados, além de aumentar a satisfação do time. Para melhorar ainda mais essa atuação, vale contratar uma empresa especializada nesse tema, maximizando os efeitos.

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