Sabe quando uma pessoa está com excesso de peso e faz de tudo para perder as calorias a mais? Tudo começa com mudanças de atitudes e eliminação dos maus hábitos, como a ingestão de alimentos nada saudáveis ou combate ao sedentarismo. A mesma premissa vale para a redução de custos em uma pequena ou média empresa: é preciso cortar na própria carne.

Com a economia demonstrando um cenário pouco animador e com o aumento na competitividade, não há mais espaço para extravagâncias. O momento é de cautela em todos os sentidos, além da constante busca por melhores resultados, logo, economizar é um verbo que deve ser conjugado todos os dias.

Como existem inúmeras formas para os gestores diminuírem os custos, desde o setor operacional até o financeiro, passando pelo relacionamento com os fornecedores e conscientização dos funcionários, elaboramos este guia completo, trazendo as principais dicas que são comprovadamente eficazes para aumentar a lucratividade em seu negócio.

Portanto, siga conosco e transforme esta leitura em um verdadeiro estímulo de mudanças em sua gestão!

A importância de sempre buscar reduzir gastos nas empresas

Você já ouviu dizer que uma pessoa enriquece não pela quantia que ganha, mas pelo montante que gasta? Pois esse pensamento também está ligado com o crescimento de uma pequena e média empresa.

Afinal, se os custos estiverem mais elevados do que o valor arrecadado mensalmente, certamente, as contas não fecharão, trazendo más notícias à gestão. Por isso, um devido planejamento é fundamental para melhorar a saúde financeira do seu negócio.

No entanto, para diminuir os custos, é preciso conhecer profundamente a realidade da corporação, seus pontos fortes, fracos e aqueles que estão em fase de evolução. Ao obter todos os dados, o empresário saberá as ações que deverão ser colocadas em prática.

Ao estabelecer metas em curto, médio e longo prazo, os gestores poderão reduzir gastos que contribuirão para melhorar o fluxo de caixa, fazendo com que aumente a lucratividade. Isso porque pequenos desperdícios ao longo de um bom período de tempo representam valores consideráveis que afetam o orçamento após meses de displicência.

Imagine um descuido com determinada obrigação tributária, ou então, com o manuseio de um equipamento de alto custo. Naturalmente, o valor da multa ou do reparo poderá trazer uma instabilidade para a conta da empresa, ou seja, a diminuição dos gastos é importantíssima para melhorar o fluxo de funcionamento de um negócio.

É como a nossa casa ou corpo. Se descuidarmos, o descontrole torna-se uma realidade, fazendo com que percamos o domínio das ações, trazendo prejuízos, retorno de velhos problemas e até mesmo uma instabilidade que pode deixar muita gente com os nervos à flor da pele.

Portanto, a redução de custos é uma realidade que não foge da rotina de todas as empresas na atualidade, independentemente do ramo de atuação ou da quantidade de colaboradores. Sejam bem-sucedidas, em processo de expansão ou recém-inauguradas, as corporações que não adotam tal medida acabam perdendo competitividade. Aliás, muitas vão até mesmo à falência em razão de más gestões.

Como reduzir gastos na gestão empresarial de PME

Falar em reduzir gastos é até fácil, mas colocar em prática é outra situação. Afinal, como fazer? Tudo começa com análises bem criteriosas. O primeiro passo é você ter informações detalhadas sobre todos os processos internos e externos da sua empresa.

Observe com profundidade os relatórios de cada setor, reunindo os responsáveis para que cada um direcione o que pode ser cortado. Nunca deixe de realizar métricas sobre o índice de produtividade e também acompanhe as contas sempre de perto, inclusive, buscando o conhecimento para ajudá-lo no entendimento do fluxo de caixa.

Mesmo com todas as informações em mãos, você ainda terá que fazer inúmeros cálculos e também colocar o poder de negociação em prática para observar a redução de custos. A partir de agora, mostraremos alguns exemplos que trazem consequências positivas ao seu negócio:

Reavalie gastos desnecessários

Colocar a casa em ordem é sinônimo de inúmeras reavaliações. No caso da sua pequena ou média empresa, nada melhor do que observar gastos desnecessários ao longo do mês. Para isso, você terá que elaborar planilhas e relatórios sobre todos os setores da companhia, com informações detalhadas.

Dessa maneira, é imprescindível a elaboração de uma análise periódica para otimizar os custos. Muitas vezes, a compra excessiva de matérias-primas pode onerar o orçamento, inclusive, com perdas consideráveis em razão do possível vencimento do prazo de validade.

Outro bom exemplo é conscientizar os colaboradores para que adotem medidas cidadãs e em prol do meio ambiente. Assim, ao levarem garrafas de água pessoais, por exemplo, os gastos com copos de plástico serão reduzidos. O mesmo vale para o cafezinho. Incentive o uso de canecas em substituição aos copinhos.

Faça treinamentos e reuniões para demonstrar a importância da economia de energia elétrica e também sobre o correto manuseio dos equipamentos, evitando manutenções não esperadas em razão de mau uso.

A compra de cestas básicas pode ser substituída por um cartão-alimentação, trazendo mais praticidade e até mesmo economia. Faça ainda um estudo bem aprofundado sobre os gastos com combustíveis, peças, mecânicos, enfim, tenha dados certeiros para cortar onde houver excessos.

O pagamento de horas extras também pode ser um inimigo dentro da sua empresa. Reavalie as estratégias e faça um banco de horas, ou dê folgas no lugar das horas remuneradas. Afinal, honrar com valores bem acima do salário pode ser um limitador do seu crescimento.

Por isso, a presença de um gestor ou de um líder é fundamental, tendo em vista que os funcionários se espelham nas boas atitudes. Em razão disso, não basta cobrar. É preciso dar o exemplo.

Negocie com fornecedores  

O relacionamento sadio com os fornecedores é uma excelente alternativa no ganho de competitividade, além de contribuir com a redução de custos. Isso porque preços e formas de pagamentos poderão ser negociados de uma maneira vantajosa para ambos os lados. Com isso em mente, busque formar uma lista de fornecedores de confiança e que forneçam produtos de qualidade, com entregas dentro do prazo e que sejam parceiros da sua empresa.

Desse modo, certamente, haverá mais possibilidades para você receber produtos na hora certa, com formas de pagamento que estejam dentro do seu orçamento. Tendo um contato positivo com os fornecedores, você poderá saber as tendências do mercado, comprar na quantidade correta e também investir no que tem saída garantida.

Além disso, um relacionamento mais próximo ajuda a diminuir os valores das mercadorias, a ganhar mais prazo e a adquirir bônus que possam ser úteis no lançamento de promoções ou combos ofertados aos clientes.

Ao negociar melhor com os fornecedores, naturalmente, o seu negócio aumentará a margem de lucros, sem falar na conquista de mais mercado, tendo em vista que os consumidores estão atentos aos estabelecimentos que oferecem preços justos com qualidade.  

Utilize a tecnologia a seu favor  

Além de otimizar o tempo e aumentar a produtividade, a tecnologia está nitidamente ligada com a redução de custos. Atualmente, a automação por meio de um software de gestão integrada é capaz de reunir todos os setores em uma mesma plataforma. 

Dessa maneira, o gestor poderá visualizar tudo o que acontece dentro da empresa por meio da tela do computador, tablet ou celular. Assim, muitos colaboradores podem trabalhar no esquema home office, reduzindo gastos com vale-transporte, alimentação ou até mesmo encargos trabalhistas.

Ao reunir todas as informações em um mesmo sistema, é possível ter um controle de caixa mais eficaz por meio da observação da quantidade de produtos comercializados e auxílio nas tomadas de decisões. Ademais, a fiscalização fica mais certeira, principalmente, no que diz respeito às exigências tributárias, contabilidade de entradas e saídas, bem como pagamentos de colaboradores e fornecedores. 

É possível ainda observar relatórios com os dados financeiros e o cumprimento dos prazos de entrega das mercadorias, sendo uma forma de aumentar o grau de satisfação dos clientes. Trata-se de um excelente meio, que possibilita a execução de várias atividades por poucos funcionários, fazendo com que a tecnologia seja um aspecto favorável na gestão. 

Outro ponto bem interessante é a utilização de câmeras na linha de produção, fato que auxilia no esclarecimento de possíveis desvios, ou para saber onde cada colaborador produz melhor. 

A tecnologia também agiliza os processos de comunicação, diminuindo a incidência de erros humanos, ou seja, a probabilidade de você perder dinheiro em razão de uma quebra de peça em uma máquina ou veículo, por exemplo, se reduz consideravelmente. Afinal, para um colaborador operar qualquer tipo de equipamento, ele deverá preencher vários itens disponibilizados pelo sistema, sendo um indicador para manutenções preventivas e corretivas.

Já a instalação de sensores de presença ajuda a diminuir o consumo de energia elétrica. Nesse ponto, vale ainda a substituição das lâmpadas comuns por de LED.

Terceirize serviços  

reforma trabalhista abriu um leque de opções no que diz respeito à terceirização de serviços. Agora, as empresas podem contar com profissionais terceirizados tanto nas atividades-fim quanto meio. Consequentemente, é possível economizar em várias áreas.

Se você tem uma equipe de limpeza e serviços gerais, certamente, a contratação de uma empresa que faça as mesmas atribuições poderá diminuir os gastos, em especial, em razão da perda do vínculo empregatício, ou seja, processos trabalhistas e pagamentos de encargos não serão mais problemas.

No entanto, é preciso fazer um estudo antes de contratar uma empresa terceirizada. Observe se o custo-benefício é favorável, verificando todos os artigos do contrato e possíveis pontos negativos que possam comprometer o seu orçamento.

Caso as vantagens sejam uma realidade, vale a pena reduzir o quadro de funcionários. Ao fazer isso, você poderá fechar um time de talentos que esteja realmente empenhado na busca pela excelência e melhores práticas no dia a dia corporativo.

Estabeleça parcerias 

Em inúmeros casos, as parcerias podem representar redução de custos. Isso porque, se você se unir com outro empresário que detenha determinados meios de produção, por exemplo, certos investimentos poderão diminuir.

Outra boa prática é estabelecer compartilhamentos de serviços. Trata-se de uma tendência do mercado, portanto, você poderá alugar um escritório com outras empresas, diminuindo tanto o valor das despesas da locação quanto de energia elétrica, água, internet, impostos e afins.

As parcerias também podem ser estabelecidas com outros tipos de prestadores de serviços, como freelancers de várias áreas. Com isso, você poderá ficar focado somente na área de maior interesse, como na aquisição de novos clientes ou fidelização dos já existentes.

Exemplos práticos de redução de gastos 

Depois de observar alguns meios para melhorar a gestão do seu negócio, especialmente, com foco na redução de custos, nada melhor do que conhecer exemplos práticos referentes às atitudes que trazem resultados positivos no dia a dia. 

Afinal, além de seguir as orientações descritas acima, é preciso fazer muito mais, pois as demandas estão por todos os lados no funcionamento da sua pequena ou média empresa. 

Portanto, o trabalho é de muita dedicação, disciplina e organização, tendo em vista que nada vai cair do céu, logo, as economias surgirão na mesma velocidade do seu empenho e de toda a equipe. Então, continue lendo e coloque a mão na massa para transformar teorias em situações viáveis.

Implante uma gestão de transporte corporativo   

O setor de transporte é um dos que mais gera gastos em uma empresa. Isso porque existem os investimentos nos veículos, manutenções, motoristas, combustíveis, pedágios, substituição de frotas, enfim, os valores são estratosféricos.

Quando acontecem viagens, os gastos aumentam, pois a empresa precisa arcar com o aluguel de carros, passagens aéreas, hospedagem e alimentação, sobrecarregando o orçamento. Apesar disso, trata-se de uma área que traz bons rendimentos, tendo em vista o fechamento de novos negócios e expansão do mercado, sem falar na participação de eventos e seminários que contribuem com a capacitação profissional.

Uma alternativa bem eficaz é contratar uma empresa de táxis corporativos, sendo bem útil tanto nos deslocamentos na cidade ou região da sua empresa quanto em viagens. Dessa forma, o gestor terá em mãos todos os detalhes dos deslocamentos por meio de uma plataforma, auxiliando no cumprimento dos prazos, ponto essencial no ganho de competitividade.

Além disso, ao contar com profissionais especializados, as rotas serão sempre cumpridas da melhor forma possível, ficando bem mais rentável não só do ponto de vista financeiro como também do operacional.    

Reduza os gastos com impressão, cópias e papel 

Mesmo com a utilização da tecnologia, inúmeras empresas ainda gastam muito dinheiro com impressões de documentos, xerox e papel, principalmente, folhas sulfite. Para mudar a situação, faça um controle por meio da conscientização dos colaboradores e implante uma política de valorização digital.

Ao digitalizar os documentos e contar com sistemas que possam salvá-los na nuvem, os arquivos ficarão bem mais seguros e você diminuirá consideravelmente os gastos com materiais de escritório, otimizando o tempo.

Diminua gastos com telefone e internet

Sendo essenciais para o funcionamento de qualquer empresa, as contas de telefone e internet podem ser reduzidas por meio da aquisição de planos que estejam alinhados com o seu negócio. Como o mercado oferece inúmeros planos, analise o que traga mais vantagens. Nesse aspecto, fique atento aos combos, pois o que parece vantagem pode ser um verdadeiro tiro no pé.

Antes de fechar um contrato, faça um estudo sobre as reais necessidades da sua empresa, estabelecendo qual velocidade de conexão será necessária, assim como linhas telefônicas. Muitas vezes, a utilização de PABX, celulares corporativos, aplicativos de comunicação e outras tecnologias também ajudam a reduzir os custos.

A utilização do Skype também e muito útil para evitar gastos com deslocamentos. Você pode atender clientes e realizar encontros com o seu time por meio do recurso audiovisual, agilizando os processos.

No entanto, quando o assunto é telecomunicações, mais uma vez, é imprescindível a colaboração dos funcionários. Portanto, sempre faça reuniões para demonstrar os dados e cobre mais empenho quando os números não estiverem favoráveis. A mesma premissa vale no sentido da celebração no momento em que houver avanços significativos no setor.

Combata o comodismo e a procrastinação

Um comportamento que é comum aos seres humanos e totalmente contrário aos avanços dos empreendedores é o conformismo. Se você está satisfeito com os números da sua empresa, mas sabe que é preciso melhorar, somente uma atitude será útil: sair da zona de conforto.

Dessa forma, será possível colocar em prática todas as atitudes necessárias que resultarão na redução de custos, englobando todos os segmentos do seu empreendimento. Além de manter a motivação em dia, é preciso ainda evitar deixar para amanhã o que pode ser feito hoje, ou seja, a famosa procrastinação.

Não por acaso, se você ficar sentado em seu escritório sonhando com as mudanças, sem mexer nas estruturas e recursos humanos, dificilmente, algo novo acontecerá. Portanto, a nossa dica é colocar em campo a palavra ação, com atitudes certeiras e baseadas em análises confiáveis para você desenvolver ainda mais o seu negócio.

Lance um programa de redução de custos

Como a colaboração dos funcionários é fundamental no processo de redução de custos, uma iniciativa viável e que traz excelentes resultados é a criação de um programa de boas ideias.

Ao coletar as sugestões, haverá muitas que poderão sair do papel, além de incentivar o espírito colaborativo. Premie os vencedores como estímulo e insira metas para que as contas de consumo caiam mês após mês ou que se mantenham, afastando o aumento dos gastos.

Invista na qualidade de vida dos funcionários

Sabendo-se que os gastos com os processos seletivos também oneram as contas de uma PME, uma orientação que vem sendo adotada em muitas companhias de sucesso é o investimento na qualidade de vida dos colaboradores.

Dessa maneira, ao se sentirem protegidos e valorizados, os talentos não procurarão outra empresa, ficando mais tempo em seu time. Trata-se de uma solução viável que combate ainda o chamado turnover, ou seja, as constantes alterações no quadro de funcionários.

Para isso, invista em capacitações, destine um ambiente agradável e tenha programas de incentivos e que estimulem a prática de atividades físicas, sem falar em dias de lazer com a família dos colaboradores, assim como semanas preventivas, como no caso de acidentes de trabalho.

Renegocie dívidas e tarifas bancárias 

Na difícil tarefa de redução de custos, a renegociação é uma palavra que sempre estará em seu vocabulário. Além dos fornecedores, coloque na mesa o seu poder de relacionamento com clientes inadimplentes e também com gerentes de bancos.

Caso você tenha dívidas, como financiamentos, tente fazer uma nova simulação que explore a redução das tarifas ou taxas de juros. Vale a pena sempre sentar em busca de uma nova solução. Isso porque determinadas alternativas podem ajudar a melhorar o fluxo do seu caixa, o que vai resultar em um bom índice de lucratividade no final do mês.

Tenha uma presença nas redes sociais

Investir em marketing nas redes sociais é uma boa estratégia que contribui não só para reduzir custos como também para aumentar as vendas. Tenha um site de acordo com as características do seu negócio e insira conteúdos de qualidade em um blog que trate dos assuntos de interesse do seu público, como táxi corporativo.

Como resultado, o tráfego aumentará, trazendo mais clientes e fidelizando os já existentes. Quanto mais perto você estiver do seu público-alvo, maiores serão as chances de eles lembrarem do seu negócio quando necessitarem de algum serviço.

Por que realizar a redução de custos

Muito além da diminuição dos gastos mensais, a redução de custos contribui para dar agilidade às empresas, ao otimizar os processos e aumentar a produtividade. 

Assim, o ganho de competitividade é real, ponto importantíssimo no atual cenário da economia brasileira e mundial. Ao reestruturar o seu negócio, os colaboradores seguirão os mesmos passos, se especializando mais e auxiliando nas mudanças, ou seja, o nível de qualidade melhora consideravelmente.

São atitudes muito necessárias diante de um mercado consumidor que se torna cada vez mais exigente e consciente do que quer. Portanto, a redução de custos é uma rotina que não pode fugir do seu checklist, sendo uma responsabilidade que contribui com o sucesso dos empreendedores novatos ou com vários anos de estrada.

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