Um dos mais difíceis aspectos na gestão de empresas é a organização de documentos e a gestão de contratos. No entanto, existem algumas práticas para deixar esse dever mais fácil. Automatizando esses processos, por exemplo, o gestor consegue agilizar a tarefa, tornando-a mais prática.

Neste post, mostraremos como automatizar a gestão de contratos com seus fornecedores, de modo que essa operação se torne mais eficiente e proveitosa para ambas as partes. Vamos lá!

A gestão de contratos e a burocracia

Um dos principais motivos para automatizar a gestão de contratos é reduzir a burocracia. Formalizar contratos é uma tarefa que consome tempo e envolve custos, especialmente se a empresa possui uma carteira ampla de clientes. São necessários muitos dias e muitas horas de trabalho, gerando transtornos na rotina da empresa, atrasando as atividades e causando ônus principalmente às finanças.

Diante de um mercado competitivo, todas as alternativas que se propõem a reduzir custos e otimizar o tempo são válidas e importantes para consolidar melhores parcerias e oferecer um melhor atendimento ao cliente.

Certamente, a tecnologia se torna um dos principais diferenciais quando se trata de redução de burocracia e ganho de tempo. Os sistemas automatizados aceleram os processos, antecipando resultados e trazendo mais dinâmica e eficiência às operações.

A importância dos contratos

Os contratos são estruturas legais que definem direções para qualquer empresa. Esses documentos estabelecem responsabilidades, compromissos e obrigações entre fornecedores e empresas, mas também entre as empresas e as terceirizadas, os clientes, outras empresas (que podem ser parceiras), os órgãos do governo e assim por diante.

Sem a correta gestão de contratos, a empresa corre o risco de ser penalizada pela lei e sofrer consequências desagradáveis, como multas e processos judiciais.

Essas penalidades podem ser resultantes de ausência apropriada de prevenção, de fraudes, de corrupção, de inadequações normativas, entre outros fatores. Logo, deixar de fazer esse controle não é uma opção, certo?

As vantagens da automatização da gestão de contratos

Automatizar os processos relacionados às contratações oferece inúmeros benefícios, como:

  • melhoria na confecção dos documentos;
  • rastreamento e a identificação de riscos;
  • gerenciamento dos ciclos de vida dos contratos;
  • adaptação do processo de contratação com os parâmetros de compliance;
  • maior controle sobre os eventos associados ao contrato;
  • interação digital entre as partes envolvidas;
  • maior rapidez nos processos de validação, requisição e aprovação contratuais;
  • maior eficiência na gestão da informação;
  • diminuição de prazos.

A segurança da automatização

Uma gestão de contratos mal realizada resulta na geração de informações pouco confiáveis. Com um software específico para automatizar os processos, a empresa usufrui de maior garantia relacionada à consolidação dos registros.

Automatizando esse serviço, a empresa pode, ainda, procurar continuamente a confirmação de datas, valores e de outros dados em bases diferentes (por exemplo, as mensagens de e-mail e os documentos físicos). A centralização possibilitada pelo sistema automatizado deixa o banco de dados mais seguro, evitando a perda desses mesmos dados ou a sua manipulação indevida.

A gestão de contratos automatizada também oferece mais segurança jurídica ao negócio, pois a empresa terá, à sua disposição, todas as informações que precisa no caso de litígio.

A integração e a agilidade

O sistema automatizado permite a padronização dos processos e o desenvolvimento de uma estrutura com forma interativa, que se destaca pela integração de dados e setores. Consequentemente, as etapas que serão efetuadas ficam bem mais claras e reduzem as chances de falhas.

A agilização dessas etapas é outro efeito positivo da automatização na gestão de contratos. Considere, por exemplo, que a integração com o setor de contas a pagar facilita ao financeiro definir uma programação mais apropriada.

Haverá um gerenciamento mais preciso das receitas de cada contrato, sendo essa ação executada de forma independente. Dessa maneira, não será preciso transformar as dívidas em uma cobrança unificada, o que resulta em uma visualização mais eficaz e mais segura da fatura.

A melhor comunicação com o cliente

A gestão de contratos realizada por meio de um software melhora a interação com o cliente, facilitando a comunicação.

Uma possibilidade para a empresa é ela dispor de um canal de comunicação pela internet, que funcione de maneira integrada ao site e ao programa. Dessa forma, o cliente poderá abrir um chamado, acompanhar as solicitações e até dar feedbacks sobre a qualidade dos serviços.

Essa gestão automatizada também permite aprimorar o fluxo de informações entre a empresa e o cliente, simplificando a criação de indicadores de satisfação em função do uso das opiniões coletadas do cliente.

O sistema funciona, portanto, como uma ferramenta associada ao momento posterior da venda de bens e serviços (pós-venda). Modernamente, o pós-venda tem sido muito explorado pelos especialistas como uma etapa primordial para a fidelização de clientes e para a divulgação informal da empresa.

A grande economia financeira

Com a gestão de contratos automatizada, a digitalização e a elaboração de documentos digitais substituirão os papéis, dispensando o uso constante de impressoras e a sua manutenção (inclusive a substituição de cartuchos/toners, a sua recarga e/ou a compra de tintas).

Também acontece redução de custos no envio de documentos, pois o meio digital substitui os correios e outras formas de transporte. É possível fazer toda a contratação por meio digital, inclusive assinar o documento (assinatura digital, que é possível por meio de um certificado digital).

Os custos de transporte com a formalização de contratos podem ser bastante elevados. Por exemplo, uma empresa que trabalha com 2.400 contratos anuais gasta R$ 49,824,00 no total — considerando que cada documento equivale a um custo com transporte de aproximadamente R$ 20,76.

Esses altos gastos são decorrentes do trajeto que um contrato deve trilhar até ser concluído definitivamente. O contrato geralmente sai da empresa para outro local, onde será assinado, se desloca para o cartório e, por fim, retorna à empresa. Podem ser necessários diferentes meios de transporte, incluindo os Correios (especialmente Sedex, devido ao caráter de urgência que os contratos em regra envolvem) e motoboys.

Quando se comparam os custos de transporte com a formalização dos contratos e os custos de transporte com a automatização na gestão de contratos, percebe-se uma enorme diferença. Usando os meios digitais, esse custo pode ser bem baixo ou totalmente nulo.

Agora que você já sabe como funciona a automatização de gestão de contratos, você deve estar ansioso para aplicar essa estratégia em seu negócio, não é mesmo?

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