A gestão de compra é uma das práticas mais eficientes para garantir a saúde financeira e o bom funcionamento de um empreendimento. Somada a boa escolha de fornecedores, ela ajuda a elevar a qualidade de mercadorias e de atividades internas, bem como na própria imagem da empresa perante seus consumidores.

Por esse motivo, fazer cotações rápidas e de forma organizada é um grande diferencial para qualquer negócio, independentemente do ramo. Continue lendo este post e descubra o que é cotação de preços, sua importância e como fazê-la da melhor forma para contribuir com a melhoria da sua gestão de compras. Boa leitura!

O conceito da cotação de preços

A cotação de preços é a obtenção de informações junto a fornecedores, e precede a contratação de serviços ou a compra de produtos. Por intermédio dela, são levantadas as características, condições e valores do que está sendo ofertado por cada entidade fornecedora.

O controle sobre os preços dos itens adquiridos é fundamental, já que o lucro do negócio é profundamente influenciado pelos mesmos. Torna-se, portanto, imprescindível que as compras mais significativas em termos de volume de dinheiro sejam devidamente controladas.

Em todo sistema organizacional é importante que sejam definidas situações ideais de compra, bem como os critérios de comparação válidos para sua avaliação a fim de garantir uma demanda de vendas segura e um diferencial competitivo no mercado.

O impacto da cotação de preços nas finanças de uma empresa

Uma equipe de compras bem preparada saberá avaliar a qualidade do produto, se os prazos são apropriados para a realidade interna do negócio e se os valores são justos, sempre levando em conta o custo-benefício de cada tomada de decisão.

Se a cotação for realizada com eficiência, antes de economizar financeiramente, a empresa passará a entregar produtos e/ou serviços de qualidade e, sobretudo, satisfazer os clientes. Isso evitará ocorrências desagradáveis, como: utilização de garantias, troca de mercadorias e a necessidade de reparar serviços mal concluídos.

Dicas de gestão de compra para fazer uma cotação de preços eficiente

Como cada fornecedor apresenta suas cotações de um jeito diferente, é fundamental que um processo interno seja definido em sua empresa para lidar com essas informações recebidas e, então, qualificá-las.

Para isso, acompanhe as dicas abaixo e garanta cotações de preços feitas com a melhor competência possível.

Estabeleça processos padronizados

O primeiro passo para organizar seu negócio é estabelecer processos padronizados. Elabore os procedimentos para a solicitação de cotações de preços, e cumpra cada etapa todas as vezes que precisar realizá-las. Isso permite que você e sua equipe não esqueçam de nenhum detalhe relevante, e nem pulem passos importantes.

Ter um modus operandi bem estruturado também é eficaz para nivelar o conhecimento. Suponhamos, por exemplo, que você é o encarregado pelas contratações e compras, mas está viajando ou precisa delegar essa tarefa. A padronização garantirá que outro funcionário possa fazer exatamente o recomendado, sem furos.

Formalize suas solicitações de cotação

Complementando o que foi dito acima, é essencial formalizar todos os seus contratos com fornecedores para garantir que tudo funcione corretamente. Por isso, não se esqueça de:

  • preencher o documento com o nome da empresa, CNPJ, contatos e endereço;
  • listar a solicitação de cotação, seguindo um parâmetro de continuidade para ajudar inclusive a organizar sua frequência de compras;
  • manter o registro do telefone, e-mail, endereço e nome do responsável pelas cotações em cada fornecedor, para agilizar as solicitações e manter uma boa relação;
  • datar e rubricar a solicitação.

Não se esqueça de utilizar papel timbrado da empresa ou marca d’água, mesmo quando enviar solicitações de cotação por correio eletrônico.

Incentive a competitividade entre fornecedores

Algumas corporações não gostam de se relacionar apenas com um fornecedor, porque estimular a competitividade entre eles pode gerar uma economia significativa.

Para fazer isso, você pode realizar uma cotação orçamentária com, pelo menos, três marcas antes de fechar qualquer negócio. Além disso, depois de encontrada uma alternativa mais barata, procure outro parceiro e veja se ele tem interesse em cobrir a proposta. Você certamente se surpreenderá com os descontos que essa prática de negociação pode trazer! Vale muito a pena testar.

No entanto, também existem casos em que a estabilidade e o histórico de relacionamento entre sua empresa e seus fornecedores podem gerar bons descontos e prazos preferenciais de entrega, por exemplo. Analise cada situação e veja qual delas seria mais vantajosa para você e decida sobre a melhor abordagem comercial para seus negócios.

Busque benefícios mútuos

Adotar uma posição meramente autoritária não surtirá efeito algum com os fornecedores, uma vez que ambos os lados devem se beneficiar dessas transações comerciais. Em razão disso, é importante que as partes façam trocas (concessões) para que obtenham, também, vantagens.

Dessa forma, seja correto nos acordos e faça o possível para conciliar interesses — sejam eles referentes a preços, prazos de entrega ou outros pontos do contrato de distribuição de mercadorias.

Negocie com bastante paciência

Compradores muito impacientes no momento do fechamento do negócio podem fazer o fornecedor pensar que aceitam qualquer cláusula contratual. Portanto, normalmente é mais sensato negociar com bastante antecedência ou demonstrar pouco interesse na compra de determinados itens. Essas atitudes permitem que você tenha mais tempo para estudar o mercado e verificar se a oferta de seu fornecedor é realmente a melhor disponível.

Peça maiores quantidades e exija descontos

Essa é uma norma geral que pode ter êxito se seu empreendimento suporta (ou exige) estoques maiores. Porém, vale ressaltar que isso só é possível quando não há problemas com as datas de validade dessas mercadorias, se elas não são perecíveis.

Se não for esse o caso, elabore um orçamento com seu fornecedor solicitando grandes volumes, em troca dos descontos que uma transação dessa natureza merece.

Esperamos que as informações abordadas neste post possam te ajudar a aumentar a efetividade da cotação de preços e a gestão de compra. Para isso, basta colocá-las em prática o quanto antes.

Assim, além de sua empresa vender mais e melhor, também gerará mais economia. Sem contar que as chances de conquistar um lugar de destaque no mercado também aumentam.

E então, gostou deste conteúdo? Aproveite a oportunidade e utilize o campo de comentários abaixo para fazer críticas, sugestões ou compartilhar suas experiências em compras e cotação de preços.