Garantir uma gestão financeira eficaz é crucial para o sucesso de qualquer negócio. E, nesse sentido, é preciso ter o cuidado de realizar registros precisos, criar controles e acompanhar os resultados — além de encontrar soluções que ajudem a otimizar os processos.

Uma delas envolve realizar a automatização dos processos, alcançada por meio do investimento em tecnologia. Por isso, neste post veremos alguns benefícios de se adotar um software de gestão financeira. Continue lendo e confira!

1. Maior controle e disponibilidade de informações

A utilização de um sistema voltado para a gestão financeira permite a centralização de todas as informações do setor em apenas uma base de dados. Com isso, o controle e o acesso aos dados se tornam mais simplificados e ágeis.

E essa vantagem também diminui o risco de que se perca informações importantes, ou que elas não sejam compartilhadas da maneira mais adequada. Pode-se dizer, então, que a comunicação também se torna aprimorada.

2. Otimização do processo de análise dos resultados e planejamento de novas estratégias

Com a base de dados bem estruturada e centralizada, a gestão consegue acompanhar todos os eventos financeiros que ocorrem em determinado período. Assim, é possível criar um histórico referente aos resultados que foram obtidos em outras épocas e compará-los.

Da mesma forma, utiliza-se o desempenho atual para avaliá-lo e fazer uma relação com as metas que foram traçadas. O que ajuda a identificar quais falhas comprometem o alcance dos objetivos — facilitando a criação de soluções para os problemas.

Além disso, os planos de ações de melhoria que foram adotados podem ser avaliados com esse acompanhamento, permitindo que se aponte exatamente quais práticas trouxeram resultados favoráveis e quais precisam ser adaptadas para se chegar ao objetivo pretendido.

Essa visão de manter uma constante análise, mudança e verificação faz com que a gestão entre em um ciclo de melhoria contínua, em que se busca manter todos os processos constantemente otimizados.

3. Maior agilidade na execução das operações financeiras

Quando não se dispõe de tecnologia para otimizar os processos empresariais, as informações ficam fragmentadas em várias divisões. Isso faz com que os métodos de controle e análise dos dados sejam diferentes entre cada área — ou mesmo entre cada pessoa.

Um bom exemplo disso pode ser a gestão orçamental, elaborada e acompanhada de acordo com a visão de cada setor ou unidade de negócio. Sua consequência é a falta de padrão nos documentos e a ineficiência no acompanhamento das informações.

Por outro lado, antes de ser implantado, um sistema de gestão financeira requer a padronização dos processos. Isso ajuda a garantir que, independentemente do colaborador ou da área, todas as atividades seguirão um roteiro pré-definido.

Aliás, essa questão ainda proporciona — aliada à centralização das informações — a uma melhora na conclusão das tarefas, tornando-as mais ágeis e acertadas.

4. Diminuição do risco de erros e necessidade de retrabalho

Quando se utiliza um sistema de gestão financeira, grande parte das rotinas passam a ser automatizadas. Isso quer dizer que a necessidade de realização de trabalhos manuais é praticamente eliminada.

Com isso, o índice de erros ao manipular e analisar os dados cai consideravelmente. Assim como a necessidade de alocar colaboradores para realizar o retrabalho.

Consequentemente, nota-se um grande aumento da segurança e da confiabilidade das informações, fazendo com que o gestor tenha mais segurança em tomar decisões e criar novos planos de ação.

5. Produtividade eficiente

Aliada ao menor risco de erros e agilidade para concluir as tarefas, a diminuição considerável de trabalhos manuais torna a equipe bem mais produtiva. Pode-se afirmar, inclusive, que ainda se ganha em eficiência, já que é possível produzir mais, com menos tempo.

E isso permite que o gestor aproveite melhor o desempenho do seu time, direcionando os colaboradores para a realização de tarefas mais estratégicas, e que realmente agreguem valor ao resultado.

6. Redução de custos na gestão financeira

A automatização dos processos também proporciona a redução de custos, direta ou indiretamente. Os motivos pelos quais isso se torna possível são:

  • equipes mais produtivas, já que muitas rotinas são realizadas automaticamente;
  • redução de desperdícios: de tempo e mão de obra, por exemplo;
  • redução da realização de retrabalhos, que geram o custo do colaborador que está produzindo algo que já deveria estar feito;
  • maior agilidade na comunicação e tomada de decisão: que, além de economizar tempo, pode representar um grande diferencial competitivo para o negócio;
  • redução ou eliminação dos pontos fracos: o que garante otimização dos processos, eliminação de tarefas desnecessárias, melhor aproveitamento da mão de obra, entre outras coisas — e contribui para a diminuição dos gastos, de forma indireta;
  • melhor visualização das oportunidades de melhoria.

Enfim, com o tempo, a diminuição dos gastos faz com que o investimento realizado na adoção de uma tecnologia seja pago. E, além de todas as outras vantagens que essa decisão proporciona, ainda se consegue uma excelente relação custo-benefício.

7. Suporte à tomada de decisão

A criação de relatórios gerenciais permite que a equipe crie indicadores de desempenho, que proporcionam uma visão mais ampla dos resultados obtidos em determinado período.

Além disso, o gestor consegue acompanhar as operações financeiras com maior agilidade e precisão.

Portanto, outro grande benefício da utilização de um sistema de gestão está em oferecer suporte à tomada de decisão. Haja vista que é possível compreender por quais motivos os objetivos não foram alcançados, ao mesmo tempo em que se identifica as causas relacionadas.

8. Criação de vantagem competitiva

Por fim, conseguir resultados aprimorados faz com que a gestão empresarial se torne mais eficiente como um todo, já que os recursos — principalmente o capital de giro — passam a ser utilizados de maneira mais inteligente.

Além disso, a redução de custos influencia diretamente na lucratividade, elevando seus números. E isso torna possível fazer uma precificação mais atraente, ou investir em melhorias, o que faz o negócio se destacar da concorrência e atrair novos clientes,

Enfim, como vimos, a automatização dos processos traz diversas vantagens para a gestão financeira, desde a melhoria nos métodos de trabalho até a obtenção de resultados aprimorados. Ou seja, os benefícios causam impactos na rotina dos colaboradores, do gestor e da empresa.

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