Para o gestor de qualquer empresa é fundamental realizar a análise de custos empresariais. Somente com tal apreciação ele poderá efetuar um melhor controle de gastos, direcionando com mais precisão os recursos e reduzindo (ou cortando) suas despesas.

A finalidade deste post é evidenciar ao leitor o que é e como fazer uma adequada análise de gastos, bem como alcançar a importância da ferramenta para a empresa e os benefícios que oferece à organização.

1. O que é a análise de gastos?

A análise de custos é uma estratégia usada pelas empresas para ter uma noção mais exata dos gastos que a empresa está tendo para se manter operante. Ela integra a contabilidade de custos, área contábil que cuida dos gastos ocorridos na produção de bens e serviços.

Tecnicamente falando, a análise de custos é o registro contábil das operações produtivas da empresa por meio das contas de custeio, que podem ser divididas em: custos de serviços (gastos que acontecem na prestação de serviços) e custos industriais (gastos que ocorrem na produção de mercadorias).

Essa análise se faz, principalmente, sobre os custos fixos ou custos indiretos, ou seja, aqueles que não se modificam com a produção, que se mantêm praticamente inalteráveis. Isso porque os custos variáveis ou diretos são mais difíceis de serem analisados, pois variam conforme a produção aumenta ou diminui.

Para entender melhor a diferença entre os custos fixos e variáveis, considere os exemplos a seguir.

Os custos fixos envolvem os gastos de rotina, como os pagamentos dos funcionários e dos fornecedores; a quitação das contas de água, luz, telefone, internet; do aluguel, dos serviços de manutenção e limpeza do ambiente de trabalho; e assim por diante.

Já os custos variáveis envolvem tudo que é gasto para produção ou comercialização dos produtos ou para prestação dos serviços, como comissões de vendedores, impostos sobre as mercadorias, pagamento de horas extras, embalagens e rótulos, gastos adicionais com energia elétrica e água usadas no ciclo de produção.

Fazendo um registro de todos os gastos, a empresa poderá identificar e separar investimentos desnecessários e outros que são importantes porque resultam em produtos/serviços de melhor qualidade ou no aumento de vendas.

Custos fixos dependem muito do tamanho da empresa. Os valores relacionam-se tanto com o porte como com o segmento da empresa.

Surge, portanto, uma pergunta: existe um valor ideal a ser gasto? Sabendo esse valor, seria mais fácil controlar os custos de qualquer empresa, não é mesmo?

De acordo com os índices apresentados pelo mercado, pode-se estipular os seguintes valores ideais com custos fixos conforme o porte da empresa: empresas comerciais de grande porte, 10%; indústrias grandes, 15%; empresas comerciais de pequeno porte, 10% a 20%; indústrias pequenas, 15% a 20%.

Para controlar com mais exatidão os custos fixos e também os custos variáveis, vale a pena definir um calendário ou estabelecer uma tabela de metas mensais, que precisam ser cumpridas. Mais adiante, veremos como fazer uma análise de custos eficiente.

2. Entenda a importância da análise de gastos

A análise de custos é fundamental para fornecer as informações necessárias a respeito da rentabilidade da empresa e do desempenho das atividades desenvolvidas dentro dela. Essa análise também ajuda no planejamento, controle e desenvolvimento das diversas operações da empresa.

A análise de custos é, portanto, a medida mais eficaz para manter a saúde financeira e organizacional da empresa. Se for mal feita, poderá interferir nos resultados que foram planejados e causar queda acentuada na produtividade.

Quando a empresa investe em uma boa análise de custos, a tendência é gastar menos e lucrar mais. Os dados obtidos na análise servirão para influir diretamente na tomada de decisões, servindo para que a empresa atinja os resultados almejados e defina os preços de venda com mais exatidão.

Para definir preços de venda, é preciso saber com mais precisão quais os custos envolvidos em cada produto, evitando assim, cobrar preços que não se ajustam à realidade, tornando-se muito caros para o consumidor (o que diminui o volume de vendas) ou prejudiciais para o comerciante, afetando negativamente sua margem de lucro.

3. Saiba como fazer uma análise de custos eficiente

Para realizar uma análise de custos eficiente, é preciso aplicar métodos de controle e gerenciamento que permitam analisar constantemente as operações financeiras, detalhando-as em planilhas e registros organizados.

É fundamental que você siga regras básicas de organização e de análise de modo a conseguir gerir com eficiência os números de sua empresa.

Há diversas maneiras de efetivar uma análise de custos eficiente. Vamos considerar algumas delas nesse tópico.

Considerando os métodos de custeio, você poderá dividir os custos do seu negócio entre os produtos da empresa: custeio por absorção; custeio direto ou variável; custeio baseado em atividades (ABC, Activity Based Cost).

No custeio por absorção, todos os custos associados à fabricação do produto ou à prestação do serviço são absorvidos, sem considerar se são custos fixos ou variáveis. Os gastos são distribuídos (rateados) por todos os produtos e/ou serviços.

No custeio direto ou variável, apenas os custos diretos de produção de um determinado período serão considerados. Esse método de custeio procura separar bem os custos em fixos e variáveis, mas não é bem tolerado nos demonstrativos externos por entrar em conflito com os princípios contábeis adotados no Brasil.

No custeio baseado em atividades, usa-se o critério de considerar as atividades que foram efetuadas e geraram gastos na alocação de recursos entre os produtos desenvolvidos e/ou os serviços prestados.

No caso do método ABC, considera-se o que foi consumido (recursos), onde foi consumido (atividades) e com o que foi consumido (produto/serviço). As atividades desenvolvidas na produção do bem ou serviço são exatamente os cost drivers (direcionadores de custos).

O método de custeio mais apropriado para sua empresa é o que deverá ser usado. A verdade é que, dependendo do tipo de negócio, talvez não seja recomendável usar um método de custeio específico.

A contabilidade de custos

Para fazer a contabilidade de custos, você deverá seguir primeiramente 3 passos principais: realizar a listagem de todas as despesas e custos da empresa; separar os custos diretos associados a cada produto e comparar o custo direto com o preço de venda do produto.

Caso o custo direto supere o preço de venda, esse produto não apresenta margem de contribuição, isto é, ele não ajudará a pagar os custos indiretos.

A margem de contribuição é o valor que resta da receita para pagar os custos indiretos ou fixos, permitindo que a empresa tenha lucros depois das vendas. A sua fórmula é, portanto, MC = PREÇO DE VENDA – CUSTOS DIRETOS.

Caso não aconteça isso, ou seja, caso o preço de venda supere o custo direto, você poderá passar para o passo 4: ratear os custos indiretos entre os produtos. Uma maneira simples de fazer esse rateio é calculando a porcentagem de vendas de cada produto e fazendo uma divisão balanceada dos custos entre esses produtos.

O passo 5 consiste em encontrar o ponto de equilíbrio. Feito o rateio e definida a margem de contribuição, você poderá identificar quantas unidades de cada produto precisam ser vendidas (ou quantos serviços precisam ser prestados) para tornar receitas e despesas iguais ou equivalentes. Caso só exista um produto ou um serviço, o ponto de equilíbrio ficará ainda mais fácil de ser definido.

Finalmente, chegamos ao passo 6: tomando como base os 5 passos anteriores, desenvolva a melhor formação de preço de venda e, caso necessário, refaça os passos.

Exemplo para efetuar a contabilidade de custos

Uma loja de cosméticos tem 4 produtos diferentes:

  • produto 1: custo de R$ 150,00 por unidade fabricada e preço de venda de R$ 200,00;

  • produto 2: custo de R$ 100,00 por unidade fabricada e preço de venda de R$ 200,00;

  • produto 3: custo de R$ 80,00 por unidade fabricada e preço de venda de R$ 60,00;

  • produto 4: custo de R$ 50,00 por unidade fabricada e preço de venda de R$ 90,00;

  • salário dos funcionários: R$ 15.000,00;

  • aluguel e outras despesas: R$ 10.000,00.

Agora, calculamos a margem de contribuição de cada produto, considerando o custo direto de cada um (MC = PREÇO DE VENDA – CUSTOS DIRETOS).

  • produto 1: R$ 50,00 (200 – 150);

  • produto 2: R$ 100,00 (200 – 100);

  • Produto 3: R$ -20,00 (60 – 80);

  • produto 4: R$ 40,00 (90 – 50).

Considerando que o produto 3 está causando prejuízos à empresa, uma boa alternativa seria tirá-lo da lista.

Façamos agora o rateio, considerando os custos indiretos: R$ 15.000,00 + R$ 10.000,00 = R$ 25.000,00.

  • rateio do produto 1: 26% (MC do produto / MC total = 50 / 190 = 0,26);

  • rateio do produto 2: 53% (MC do produto / MC total = 100 / 190 = 0,53);

  • rateio do produto 3: 21% (MC do produto / MC total = 40 / 190 = 0,21).

Agora, aplicando cada porcentagem sobre o total de custos indiretos, temos:

  • produto 1: R$ 6.500,00 referente às vendas que precisarão ser feitas (26% x 25.000);

  • produto 2: R$ 13.250,00 referente às vendas que precisarão ser feitas (53% x 25.000);

  • produto 3: R$ 5.250,00 referente às vendas que precisarão ser feitas (21% x 25.000).

Vendas nesse total são as ideais para atingir o ponto de equilíbrio. Vamos, agora, calcular a quantidade produtos que correspondem a essas vendas, aplicando a fórmula PONTO DE EQUILÍBRIO DO PRODUTO = CUSTOS FIXOS (INDIRETOS) DO RESPECTIVO PRODUTO / MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO DO RESPECTIVO PRODUTO.

  • produto 1: 130 unidades (6500 / 50 = 130);

  • produto 2: entre 132 e 133 unidades (13.250 / 100 = 132,5);

  • produto 3: 131 unidades (5.250 / 40 = 131,25).

Caso o gestor considere inviável vender a quantidade especificada de cada produto, poderá reconsiderar o preço de venda a fim de alcançar, dentro do possível, melhores margens de contribuição, reduzindo a quantidade de produtos necessários para empatar.

A análise de custos a partir somente dos custos fixos e opções de economia

Você poderá fazer uma análise de custos considerando apenas os custos fixos, já que os custos variáveis podem ser mais difíceis de serem calculados.

Avaliando os custos fixos, você poderá chegar à conclusão que são necessários alguns cortes para melhorar a saúde financeira do negócio e até aumentar a margem de lucro. Eis algumas estratégias para fazer uma boa economia:

  • adoção de banco de horas: em vez de optar pelo pagamento de horas extras, o gestor poderá adotar um banco de horas, deixando a cargo do funcionário escolher como gerenciar melhor as horas excedentes de seu trabalho (poderá, por exemplo, prolongar um feriado ou tirar um dia de folga);

  • otimização da jornada de trabalho: aproveitando melhor o período de trabalho, pode-se economizar em diversos aspectos dentro da empresa (considere, especialmente, menos dispersão e um horário de almoço mais curto);

  • redução de perdas e desperdícios na produção: para diminuir perdas, vale a pena investir em pessoal mais qualificado e maquinário mais moderno , pois a linha de produção mais qualificada agrega valor ao produto ao passo que a falta de qualidade só causa prejuízos (dessa forma, o investimento oferece um retorno a médio prazo);

  • corte de gastos com energia: é fundamental economizar gastos com energia elétrica tanto para beneficiar a própria empresa quanto para beneficiar o meio ambiente (você poderá economizar luz usando lâmpadas econômicas, aproveitando melhor a iluminação natural e usando móveis e pintura mais claros).

A verdadeira análise de custos deve ser feita criteriosamente com a ajuda de recursos tecnológicos

Você poderá usar a tecnologia para fazer a análise de custos com mais eficiência e precisão. A tecnologia SAP e outros sistemas automatizados permitem realizar uma análise agregada, classificando todas as compras da empresa com agilidade, dados confiáveis dos fornecedores e disponibilidade sob demanda.

Lembre que o valor não importa, é preciso registrar tudo que entra e sai da empresa para manter o melhor controle possível sobre as finanças.

4. Os benefícios e vantagens da análise de custos

Veja a seguir os diferentes benefícios e vantagens que uma análise de custos de boa qualidade pode trazer à sua empresa.

Ela permite ao gestor tomar decisões de compra com mais rapidez, confiança e precisão e também permite negociar com mais sucesso, pois o gestor terá conhecimento de diferentes aspectos, como: o gasto combinado total da empresa, com uma classificação compreensível; o valor total dos gastos entre os fornecedores; os pontos em que são identificáveis os desperdícios de economias, a sobreposição de compras e a variação de preços; os fornecedores que podem ajudar na conquista de sustentabilidade e diversidade; como os gastos da empresa podem ser comparados aos gastos de outras empresas do mesmo segmento.

A análise de custos também permite à empresa aumentar o potencial competitivo, tornando-a mais apta a enfrentar as crises financeiras internas ou gerais e a fazer frente à concorrência.

Veja as vantagens dos principais métodos de análise de custos citados mais acima:

Custeio por absorção

As principais vantagens são:

  • atende aos princípios de contabilidade (reconhece todos os custos de produção como despesas apenas no momento da venda);

  • pode ser usado para a elaboração de demonstrações contábeis de uso externo;

  • pode ser usado para obtenção de soluções em longo prazo.

Custeio variável

As principais vantagens são:

  • permite mostrar o quanto cada produto/serviço ajuda o resultado final da empresa por meio da margem de contribuição de cada produto (avalia o resultado de cada unidade sobre o conjunto);

  • pode ser uma importante ferramenta para auxiliar na tomada de decisões;

  • medição objetiva do custo dos produtos (não sofrem processos arbitrários/subjetivos de distribuição);

  • obtenção rápida dos dados necessários para análise de custos do sistema de informação contábil;

  • o lucro líquido não sofre as variações do aumento ou diminuição dos inventários;

  • é plenamente integrado com o custo padrão, permitindo um melhor controle de gastos;

  • permite mais clareza no planejamento de lucro;

  • apresenta imediatamente o MC;

  • gera informações mais valiosas sobre produtos e vendas (produtos, linhas de produtos, setores, territórios de vendas mais lucrativos);

  • os custos periódicos não ficam escondidos nos estoques de produtos fabricados ou em produção;

  • permite que o gestor tenha uma visão mais precisa sobre o impacto que os custos exercem sobre o lucro;

  • integra-se facilmente aos outros sistemas de custos;

  • permite orçamentos mais flexíveis;

  • corresponde diretamente aos dispêndios necessários para manufaturar o produto.

Custeio ABC

As vantagens que se destacam mais são:

  • atende aos princípios fundamentais de contabilidade;

  • informações mais confiáveis devido à redução do rateio;

  • ajusta-se mais facilmente às empresas prestadoras de serviços (nessas empresas, é mais difícil definir precisamente o que são custos e despesas);

  • necessidade mais reduzida de rateios arbitrários;

  • implica na implantação, revisão e permanência de controles internos;

  • melhora a visualização dos fluxos dos processos;

  • identifica mais facilmente onde os produtos/serviços estão consumindo mais recursos;

  • identifica o custo de cada atividade relacionado aos custos totais da empresa;

  • permite a eliminação ou redução de atividades que não agregam valor ao produto/serviço;

  • pode ser um sistema paralelo ao de contabilidade;

  • pode ser usado em diferentes tipos de empresas (industriais, comerciais, de serviços, sem fins lucrativos e assim por diante).

Os sistemas automatizados também oferecem benefícios para a análise de custos eficiente. A tecnologia SAP, por exemplo, permite uma análise de custos baseada em planejamento e não em caça e coleta de dados, oferecendo as vantagens seguintes.

Classificação mais precisa

A tecnologia SAP enverga a experiência em coordenar mais de U$ 4,5 trilhões em despesas para mais de 250 organizações.

Os dados de sua empresa são extraídos do sistema, reunidos e rotulados pelo aproveitamento de taxonomias personalizadas e abalizadas por normas do setor.

Dados mais enriquecidos do fornecedor

Trata-se de uma solução que se faz enriquecida com informações variadas, permitindo ao gestor ter noções mais detalhadas sobre a base de suprimentos, de maneira a identificar as oportunidades de provimentos entre os relacionamentos que existem.

O gestor também poderá exercer mais controle de compra sobre negociações, identificando os riscos na base de suprimentos da empresa e muitas outras coisas.

Orientações sobre as práticas a tomar

O gerente de projetos ajuda durante a configuração do sistema com taxonomias e táticas de economia. A central de melhores práticas ajuda com a acomodação de ferramentas como o pipeline de fornecimentos, maior precisão de dados e a comunicação mais avançada.

A tecnologia ainda oferece suporte constante ao longo do tempo de contrato.

Agilidade no diagnóstico e comunicação

A tecnologia computacional em memória permite rapidez e facilidade no trabalho, de sorte a carregar dados até 20% mais rapidamente, bem como a comunicação dezenas de vezes mais veloz, sem enfrentar paralisações ou obstáculos relacionadas à complexidade ou extensão dos dados.

Facilidade para a adoção por usuários

O usuário poderá adotar painéis customizados e mais fáceis de visualizar, de maneira a analisar e comunicar os gastos para melhor identificação e priorização de conveniências de economia.

Ampliação da concordância de dados

A tecnologia também traz inventários e relatórios de gastos atualizados a fim de controlar as despesas não programadas, não contempladas em contratos e não fundadas em solicitações de compras.

Ajuda também a identificar eventuais ações fraudulentas e outras situações que envolvem a não conformidade.

Apreciação comparativa de pares

O gestor ainda poderá, sem custo adicional, participar de um programa sigiloso e aperfeiçoar suas estratégias.

Assim, vai comparar o aspecto de dispêndios e medidas de sua empresa aos dados integrados pelo grupo de outras pessoas, com base na inteligência em marketing e nas informações de abastecimentos para orientar suas decisões.

Pode-se afirmar que a adoção de métodos de custeio eficientes torna-se um requisito quase fundamental para aumentar o potencial competitivo de uma empresa, pois eles conseguem retratar de forma realista a situação econômica da empresa, facilitando a redução de custos e as estratégias de diferenciações em produtos/serviços.

É preciso conhecer os custos diretos e indiretos minuciosamente e os critérios que intervêm em suas variações, seja por meio da aplicação de um dos métodos tradicionais (custeio por absorção), seja com métodos alternativos (custeio por atividades).

É importante lembrar que a tecnologia também se torna um importante auxiliar na análise de custos, conferindo mais rapidez e precisão na identificação de oportunidades e fornecendo, ao mesmo tempo, soluções mais dinâmicas e eficientes.

A empresa que pretende encontrar soluções para manter sua competitividade e desenvolver boas estratégias de sobrevivência diante de um cenário com competição extrema e diante do aparecimento de novos métodos de produção precisa realizar uma análise de custos eficiente e personalizada, considerando o perfil de seu negócio.

Já realiza a análise de custos apropriada para seu negócio? Que método prefere aplicar? Sente dificuldades em diferenciar custos fixos de variáveis? Se você ainda tem dúvidas sobre esse e outros temas, aproveite para assinar nossa newsletter e ficar sempre por dentro das novidades sobre o mundo empresarial!