Saiba a importância de ter processos otimizados e automatizados em sua empresa

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O mercado oferece um número crescente de possibilidades para os clientes, que se tornaram mais exigentes com o passar dos anos. Para conquistar os consumidores e manter os resultados de maneira consistente, os gestores de empresas precisam investir em uma atuação cada vez mais profissional — e, nesse sentido, os processos automatizados podem ajudar.

Ao empregar e integrar a tecnologia à realidade do empreendimento, é possível conquistar resultados que fazem a diferença em vários níveis da empresa. Com a automação, vem à tona a otimização das tarefas corporativas e de rotina.

Veja a seguir por que é tão importante o investimento em processos automatizados e descubra como aplicá-los corretamente!

1. Entendendo a automação de processos

A automação de processos consiste em uma transformação no jeito como as tarefas são executadas dentro do ambiente de trabalho.

Mais do que apenas empregar a tecnologia, tarefas automatizadas reduzem ou eliminam a interferência humana, acontecem de maneira escalável e integram, normalmente, mais de um meio ou plataforma.

Em geral, são utilizadas para ações repetitivas e que não exigem considerações subjetivas. A geração de nota fiscal, por exemplo, pode ser feita de maneira automática. Como ela tem um modelo que é sempre utilizado, a integração entre o sistema de produto e o sistema de vendas pode permitir a geração do documento.

Por outro lado, a contratação de funcionários não pode ser totalmente automática. Como é necessário levar em consideração vários fatores subjetivos, o processo pode ter apenas algumas etapas automáticas – como a triagem de currículo.

Como é muito versátil, essa solução pode ser aplicada em empresas de vários tamanhos e setores, assim como em pontos variados do negócio.

Dá para aplicar uma solução do tipo na parte de contabilidade, na área de vendas, de produção, em questões como campanhas de marketing e comunicação e outras mais.

2. A relação entre automação e otimização de processos

O uso adequado das soluções desse tipo impacta não apenas a forma como as tarefas são executadas, mas também os seus resultados. Um dos pontos mais importantes dos processos automatizados, portanto, é que ele gera uma importante otimização dessas tarefas.

Isso tem a ver com toda a questão ligada a como essa automação influencia os resultados. Veja os principais pontos otimizados pela automação:

2.1 Melhora a velocidade de processamento

Quando um processo se torna automático, é possível processar dados com facilidade e rapidez. O motivo é que os computadores e recursos tecnológicos conseguem processar blocos de informações muito maiores do que uma pessoa pode fazê-lo à mão.

Com a definição clara de parâmetros e com a criação de um modelo de documento, a automação garante que os processos sejam realizados com menos dificuldade.

Tornando-se mais ágeis, eles também ficam dinâmicos, o que os torna ainda mais convenientes e estratégicos para o empreendimento.

Se um negócio envia uma SMS de confirmação para o cliente após um pedido, por exemplo, essa tarefa vai acontecer de maneira praticamente instantânea se for automática.

Caso seja feita à mão, o colaborador precisará ficar ciente da ação do cliente, selecionar todos os dados e, só então, enviar a mensagem, o que leva à perda de agilidade.

2.2. Permite a identificação mais fácil de gargalos

Muitas vezes, as tarefas de um negócio possuem gargalos – ou seja, pontos que impedem que o seu desempenho seja melhor, como ações burocráticas, etapas desnecessárias ou falta de agilidade.

Isso deixa os processos mais lentos, custosos e menos eficientes. Para contornar o problema, é preciso, em primeiro lugar, identificá-lo. Por mais simples que pareça a tarefa, não é tão fácil encontrar quais são os exatos pontos a serem melhorados nesta execução.

Com a automação, por outro lado, há mais visibilidade sobre as tarefas. Graças a isso, é mais fácil identificar os gargalos de modo a eliminá-los e otimizar as ações.

2.3. Diminui os erros

A falha humana é uma das causas mais comuns que levam a erros de execução em várias áreas do negócio. Uma falta de atenção pode comprometer todo o fluxo de caixa, assim como a falta de preparo pode levar ao registro incorreto de produtos no estoque.

Mais do que custar dinheiro, essas falhas custam a confiança. Se um processo sempre sofre com esse tipo de erro, é necessário despender mais tempo para conferir e garantir que tudo esteja adequado.

Com processos automatizados, por outro lado, as falhas diminuem significativamente. Como a chance de uma máquina errar é muito menor, a definição correta dos parâmetros já aumenta as chances de que os resultados esperados sejam obtidos.

Isso diminui a necessidade de possíveis retrabalhos e também aumenta a confiabilidade de execução – fatores que contribuem diretamente para a otimização.

2.4. Favorece o controle de execução

Controlar os procedimentos do negócio é o primeiro passo para conquistar os resultados desejados. Sem ter controle sobre os níveis e a performance, torna-se impossível saber o que vem dando certo e o que precisa ser otimizado.

Dentro de uma malha complexa em uma empresa com várias funções, não é tão simples ficar de olho em tudo ao mesmo tempo. Se isso é feito manualmente, a grande quantidade de dados pode se tornar avassaladora e até mesmo inútil.

Já com a tecnologia, há mais rastreabilidade das etapas, de modo que se conheçam parâmetros, ações e desempenho. Isso favorece uma atuação mais assertiva e informada, evitando processos que fogem do alcance.

2.5. Incrementa a consistência de atuação

Uma das características mais importantes para um negócio é que ele seja consistente. Não adianta ter ótimos resultados em um lote de produto e, no outro, ficar com qualidade abaixo do esperado.

Da mesma forma, não é eficaz ter um grande controle dos custos tributários, mas não controlar os gastos com transporte, por exemplo.

Com a tecnologia utilizada de maneira integrada e intensiva, é possível garantir que a atuação possa ser repetida, mantendo o mesmo nível de qualidade e de atuação.

3. O que fazer para automatizar os processos da empresa

Para fazer com que a sua empresa possua essa configuração, é necessário seguir alguns passos. Eles garantem que as etapas deixem de ser manuais e adquiram a forma automatizada e estratégica.

Quanto mais estrutura houver para essa mudança, mais positivos tendem a ser os resultados obtidos. Sendo assim, considere colocar em prática as seguintes ações:

3.1. Mapeie os processos do negócio

Tudo deve começar com o entendimento sobre quais são as tarefas executadas pelo empreendimento. É a partir disso que se tem uma noção da complexidade de atuação e, também, de onde estão as melhores oportunidades para gerar a automação.

Sendo assim, é fundamental começar mapeando os processos da empresa. Entenda exatamente as entradas e saídas de cada um e, também, a forma como eles interagem entre si.

Feito isso, identifique quais são os mais críticos e com maior potencial de empregar a tecnologia. Alguns poderão ser completamente automatizados, enquanto outros poderão ter apenas algumas de suas etapas nesse sentido.

3.2. Compreenda as necessidades de cada ponto

Depois, é fundamental compreender quais são as necessidades de cada procedimento. É importante considerar quais são as exigências quanto à velocidade de processamento, os parâmetros exigidos, a confiabilidade necessária e assim por diante.

Automatizar o acompanhamento dos custos do negócio, por exemplo, pode exigir o registro de informações de gastos com fornecedores e com despesas fixas, além de considerar valores por setor e por funcionário, como com transporte.

A partir disso é possível saber que tipo de função um determinado sistema de automação deve ter para ser empregado corretamente.

3.3. Encontre soluções e empresas adequadas

Com as necessidades devidamente identificadas, o próximo passo consiste em buscar as soluções adequadas. Faça um levantamento de todas as plataformas e possibilidades de automação para buscar aquela que se encaixa na realidade do empreendimento.

É fundamental que a solução escolhida tenha todas as funções realmente necessárias, além de ser oferecida por uma empresa de qualidade. Verifique o suporte da prestadora, saiba se ela é confiável e analise o seu posicionamento no mercado em geral.

Também vale a pena considerar questões importantes como o preço e a demora em realizar a implantação.

3.4. Faça uma implantação estruturada

Por falar nisso, a parte de implementação é uma das mais importantes para conseguir processos automatizados. É necessário mudar o panorama de trabalho e, portanto, tudo precisa ser muito bem planejado.

O mais recomendado é começar pelas etapas simples e que sejam menos estratégicas. Isso garante um ambiente controlado para as mudanças e permite que a transformação aconteça de maneira consistente.

Conforme os processos forem passando por essa transformação, deve-se sempre considerar a integração entre eles. Um recurso de automação de vendas, por exemplo, deve estar integrado às questões da contabilidade de modo a favorecer ambos os setores.

3.5. Prepare-se para as mudanças

Por mais positiva que seja, a automação gera mudanças intensas e que exigem um período de adaptação. A forma de trabalhar passa a ser completamente diferente e é preciso se preparar para essas mudanças.

A oferta de treinamento é uma boa maneira de criar os alicerces para essa transformação, já que, assim, todos estarão capacitados para operar sistemas e conquistar a performance adequada.

A criação de workflows, por sua vez, ajuda na estruturação e garante que a construção de resultados seja orientada. Já a comunicação a parceiros de negócio, como os fornecedores, permite que a organização conte com o apoio de quem também é importante para os efeitos finais.

3.6. Acompanhe e otimize os resultados

Com tudo implementado, é hora de acompanhar os efeitos que serão obtidos. Defina métricas, parâmetros e faça uma análise constante do que vem sendo obtido.

Caso a automação não alcance o patamar desejado logo de primeira, devem ser feitas otimizações na forma como os recursos são utilizados.

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Porém, é fundamental documentar todas as informações, o que traz mais segurança na hora de desfazer uma mudança, além de criar uma base histórica de dados que será útil no futuro.

Ao mesmo tempo, é preciso ter paciência com a obtenção desses resultados. Os efeitos não são imediatos e com tamanha transformação, é natural que seja preciso esperar algum tempo antes de colher as primeiras transformações positivas.

3.7. Não se esqueça do cliente

Por mais que a maioria das mudanças seja feita em ações que acontecem exclusivamente dentro da empresa, é necessário considerar que toda ação é sentida pelo cliente, de uma forma ou de outra.

Não se esquecer do consumidor, portanto, é indispensável para que todas essas mudanças impactem positivamente a qualidade.

Antes de definir uma ou outra automação, pense se esse é o melhor caminho para a pessoa que consome e veja como é possível favorecer cada processo.

No caso do atendimento, por exemplo, pode não valer a pena automatizá-lo de maneira integral, já que uma comunicação humanizada é importante. Porém, como também é necessário ganhar eficiência, é possível mesclar partes automáticas.

Assim, levam-se em consideração as necessidades do cliente, sem deixar de lado o potencial da automação.

4. A importância da automação de processos

Optar pela tarefa de automação é, de fato, uma ação que pode mudar completamente a forma como a empresa atua. Graças a esse recurso, é possível garantir que o desempenho obtido pelo empreendimento seja diferente e mais positivo.

Em um mercado tão competitivo, ter processos automatizados é cada vez mais importante. Parte da relevância reside nos seguintes pontos:

4.1. Melhora a utilização de recursos

Tempo e dinheiro estão entre os recursos mais importantes para uma organização. O uso adequado desses elementos garante não apenas mais qualidade, mas também lucratividade e rentabilidade para o empreendimento.

Tarefas manuais, entretanto, podem contribuir para o desperdício desses fatores. Já com a automação, há um emprego melhor e estratégico de tudo o que está disponível para que o empreendimento alcance os resultados que deseja.

4.2. Permite diversas integrações

O uso da tecnologia nos processos oferece a possibilidade de múltiplas integrações. Quanto ao uso de táxis corporativos, por exemplo, a empresa pode adotar uma plataforma automatizada para cuidar dessa parte.

Ao mesmo tempo, pode integrá-la a outra solução, como a que monitora as finanças do negócio. Já esse último recurso pode se juntar ao de vendas, de modo a cruzar os dados entre clientes, ganhos e custos.

A parte comercial, por sua vez, pode se integrar ao setor de marketing, gerando estratégias segmentadas e competitivas.

Assim, o uso de recursos do tipo permite que se crie uma cadeia de desempenho capaz de melhorar a atuação.

4.3. Gera impactos sentidos pelo cliente final

Como dito, boa parte das ações internas gera efeitos que são sentidos pelo cliente final. O mais importante efeito, entretanto, é o da qualidade do serviço ou do produto final.

Com procedimentos mais eficientes e assertivos e com a melhor utilização de recursos, o que a empresa oferece torna-se muito melhor. Há mais recursos para investir na qualidade, além de haver maior controle sobre a produção ou oferta.

Isso torna possível atender os clientes de maneira mais satisfatória, de sorte a gerar bom posicionamento e fidelização.

4.4. Torna a gestão mais simplificada

Como as tarefas se tornam automáticas e mais confiáveis, a gestão precisa se preocupar menos com conferências, retrabalhos e elaborações. É fácil gerar relatórios, assim como é mais simples determinar novos parâmetros de atuação.

Gerenciar os processos, portanto, fica menos complexo. Embora ainda seja uma tarefa estratégica, a tecnologia tira o peso da figura do gestor e torna tudo bem mais eficiente e produtivo.

Se a gestão se torna melhor, o negócio acompanha essa mudança. Ele passa a ser muito mais profissional e integrado, além de igualmente preparado para lidar com as mudanças e novas demandas.

4.5. Permite destaque da concorrência

Graças ao uso de recursos tecnológicos e automatizados, a empresa consegue ser mais dinâmica, atendendo ao mercado com mais rapidez.

As mudanças são feitas com menos dificuldade e, como consequência, há uma adaptação bastante conveniente às condições de mercado.

Junto a essa questão está o fato de que o empreendimento faz uma proposição de maior valor para o cliente. Diante de conveniência, consistência e qualidade, é bastante provável que o consumidor escolha a sua organização.

Isso gera um destaque da concorrência, levando a uma importante vantagem competitiva. A empresa se mostra como sendo mais profissional, mais preparada e, também, uma escolha muito mais satisfatória.

4.6. Favorece a robustez no mercado

Como o negócio consegue agir de maneira consistente e com qualidade, o posicionamento da marca perante o público torna-se mais positivo. As pessoas passam a encarar o empreendimento como uma opção realmente confiável e que oferece aquilo que promete.

O melhor uso de recursos e o ganho de visibilidade fazem com que o empreendimento aproveite oportunidades de crescer, se desenvolver e se firmar.

Eventualmente, isso garante que a empresa se torne mais robusta, favorecendo a sua permanência e continuidade no mercado.

5. Os benefícios da automação

Criar processos automatizados é uma tarefa que traz benefícios destacáveis para a empresa. Graças a essa mudança, o negócio ganha a chance de ter resultados cada vez melhores, favorecendo a sua atuação em diversas esferas.

Aproveitar essas vantagens pode ser o que faltava para o seu empreendimento decolar e conquistar os efeitos tão desejados no mercado.

Além das questões já citadas, os benefícios da automação também incluem:

5.1. Diminuição dos custos

Se os processos são executados de maneira rápida, com menos chances de erros e com utilização otimizada de recursos, há uma importante diminuição dos custos em geral. Realizar a mesma ação passa a ser muito mais barato quando tudo é feito de maneira automática.

A diminuição de desperdícios em geral – como de lotes jogados fora devido a erros no processamento ou multas graças a erros contábeis – é outro fator que contribui para esse benefício.

Com despesas menores, o negócio se torna mais lucrativo, rentável e capaz de enfrentar situações adversas, como uma crise econômica.

5.2. Aumento da produtividade

A diminuição do tempo para a realização de tarefas também tem a ver com a produtividade. Graças ao emprego da tecnologia, a capacidade produtiva de vários setores é incrementada, levando à conclusão de tarefas e cumprimento de prazos.

Outra questão é que os colaboradores ficam livres para realizar tarefas mais importantes e que exijam indispensavelmente a atuação humana.

Longe de tarefas repetitivas e pouco estratégicas, os funcionários colaboram para a conquista estruturada de resultados.

Isso também favorece a escalabilidade. Com tarefas realizadas de maneira automática, é possível aumentar a capacidade produtiva sem elevar os custos ou a necessidade de estrutura.

5.3. Melhora na comunicação interna

O uso de recursos tecnológicos e de automação contribui para a centralização de informações. Em vez de ter dados espalhados em planilhas e setores, há uma concentração de informações nos sistemas em questão.

Isso favorece a visibilidade de informações e, principalmente, a comunicação interna. Com o acesso mais democrático aos dados, todos os setores começam a falar a mesma língua.

Assim, as falhas e ruídos de comunicação se tornam menos frequentes, prevenindo erros que podem custar caro para o negócio.

5.4. Favorecimento da tomada de decisão

Graças ao uso de recursos automatizados, a gestão consegue cruzar dados, gerar relatórios e fazer análises de modo eficiente. Isso contribui para o processo de tomada de decisão, que se torna mais informado e assertivo.

Decidir pela realização ou não de um investimento fica mais fácil, evitando aplicações prejudiciais à saúde do negócio. Além disso, a empresa consegue enxergar ameaças e oportunidades futuras, agindo de maneira antecipada e estratégica.

5.5. Ampliação da competitividade

Se o negócio gasta menos e oferece um produto ou serviço com mais qualidade, ele aumenta o valor agregado para o cliente. Além disso, pode investir em outras melhorias e pesquisas, o que colabora para a qualidade.

A rapidez e assertividade de atuação, assim como a consistência e a robustez, levam o empreendimento a ser mais competitivo.

Devido aos processos automatizados e todos os efeitos que eles trazem, o empreendimento mostra-se como uma opção mais adequada diante da concorrência.

Isso gera não apenas mais vendas, mas aumento da fidelização e fortalecimento em relação ao mercado.

Os processos automatizados podem mudar a forma como a sua empresa se posiciona e como obtém resultados. Assim, empregá-los é uma tarefa cada vez mais necessária para quem deseja se destacar.

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