Preenchimento da planilha de implantação: um tutorial da Wappa para ficar por dentro de tudo!

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Depois de escolher a Wappa para otimizar o transporte corporativo da sua empresa, é preciso concluir uma etapa de entrada na companhia. É nesse momento em que as informações adequadas serão obtidas para a configuração do serviço.

A ação crucial no princípio é o preenchimento da planilha de implantação de forma correta. Essa ação deve ser rápida e consistente, para gerar os melhores efeitos no uso do serviço. Para que não restem dúvidas, veja como fazer o preenchimento da planilha de implantação e descubra quais são os pontos de atenção.

Por que o onboarding é tão importante?

Antes mesmo de compreender o que é a planilha, é válido perceber que ela se trata de um recurso de onboarding  ou seja, de entrada no negócio. Assim que o cliente assina o contrato com a Wappa, será necessário realizar uma integração para que o serviço possa ser utilizado.

O papel mais importante do onboarding, portanto, é garantir a possibilidade de uso do que foi contratado. Além de tudo, o onboarding deve ser feito da forma correta. Se os dados não são apresentados como deveria, as corridas gerarão problemas, falhas e até custos inadequados.

Essa também é uma etapa fundamental por causa do controle. Ao determinar quais são os funcionários que podem usar os recursos e quem são os responsáveis, há uma gestão facilitada dos gastos com o transporte corporativo.

Com a conclusão correta da fase de implantação, serão empregados os serviços da Wappa a empresa, obtendo assim, um gerenciamento de custos e utilização.

O que é a planilha de implantação?

Para que o onboarding seja bem-sucedido, a Wappa precisa ter os dados específicos do estabelecimento. A partir desses elementos é possível criar a plataforma de gestão. Em função das informações contidas, a planilha serve como o “esqueleto” do empreendimento  este determina o sucesso no uso dos recursos de transporte.

Para que tudo funcione, existem quatro planilhas.

1. Centros de custos

O objetivo principal dessa modalidade é apresentar quais são os departamentos que utilizarão os serviços da Wappa. O setor de vendas forma um centro de custo e o setor financeiro forma um segundo. A quantidade de centros depende do tamanho da empresa e de quais serão os funcionários que aproveitarão as viagens.

Para ficar fácil, o negócio deve identificar os centros com um código, numeração ou denominação. Também é importante determinar se há uma hierarquia e a qual CNPJ cada centro de custo estará atrelado.

2. Unidades

Empresas maiores, como multinacionais, têm mais de uma unidade em funcionamento. Após contratar a Wappa, é comum que o serviço seja utilizado em todas ou em várias filiais.

Para não gerar dificuldades, é indispensável que a planilha correspondente seja preenchida. As informações contidas incluem a localização e um elemento de identificação. A partir daí, é possível definir a qual unidade cada centro de custo pertence.

3. Colaboradores

Em seguida, é necessário fazer o preenchimento a respeito de quem aproveitará o serviço. Dentro de um centro de custo, nem todo funcionário utilizará o Wappa. Essa determinação varia de acordo com a gestão, então a identificação é indispensável.

O cadastro inicial inclui o nome e a matrícula do colaborador, seu CPF, e-mail e número do celular. Se fizer sentido, há a definição de um limite de gastos, que será obedecido automaticamente.

Nessa parte, ainda há como designar administradores. Eles são os responsáveis por um funcionário ou um grupo e recebem alertas de utilização. Para facilitar, é possível fazer um atrelamento automático do gestor imediato da planilha de colaboradores.

4. Administradores

A planilha é opcional e permite o cadastramento de administradores responsáveis pelos colaboradores. A partir disso, é viável conceder permissões  como a visualização dos relatórios dos centros de custos.

O gestor de uma área poderá visualizar os dados dos funcionários incluídos no centro de despesas. Já o presidente da empresa e o gerente geral terão acesso a um relatório mais completo e poderão alterar os limites concedidos a colaboradores, por exemplo.

Quais são as informações necessárias para o preenchimento da planilha?

Para preencher todos os campos, é preciso reunir os dados corretos. Para que não ocorram problemas, vale a pena contar com o time certo do negócio. Em estabelecimentos maiores, a área de facilities é a responsável. Nas menores, o setor de RH e o financeiro são os mais adequados para cuidar disso.

Todas as informações devem estar centralizadas, do CNPJ da empresa à estrutura dos centros de custos. Também é oportuno definir, antecipadamente, quais serão os colaboradores que poderão utilizar os serviços. As informações devem ser coletadas e atualizadas — principalmente o telefone e o e-mail. 

Como o preenchimento deve ser feito?

Para que tudo saia conforme o esperado, é indispensável que o preenchimento da planilha de implantação seja executado de acordo com as orientações oferecidas pela Wappa. Cada planilha conta com instruções simples e que demonstram quais são os campos obrigatórios.

Também é fundamental concluir essa etapa com o máximo de eficiência e rapidez. Afinal, um tempo menor de entrega dos dados garante maior agilidade na implantação e no uso do serviço.

Como as principais dúvidas são esclarecidas?

Entre os questionamentos mais comuns estão questões como a existência de várias unidades ou de mais de um CNPJ. Também há dúvidas sobre a elaboração de hierarquias e o faturamento de notas fiscais separadas.

A Wappa conta com um time inteiramente dedicado ao onboarding, o qual garante a validação das informações, a configuração inicial e até o auxílio no preenchimento adequado das planilhas. Portanto, a melhor forma de ter as respostas aos questionamentos é pelo contato direto com esse time.

Ao integrar as equipes internas do negócio à atuação da Wappa, sua empresa terá visibilidade total sobre as questões, poderá tirar dúvidas e aumentar a segurança de utilização. Como consequência, ela poderá aproveitar o serviço de um jeito mais prático.

Ao seguir esse tutorial, o preenchimento da planilha de implantação da Wappa não será um desafio. Com tudo pronto, bastará usar os recursos de transporte corporativo e aproveitar todos os seus benefícios!

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