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6 erros na gestão financeira que você pode evitar agora mesmo

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Não é fácil administrar finanças. Teoricamente, podemos fazer tudo do jeito certo. Na prática, as coisas acabam saindo diferentes. Os erros na gestão financeira acontecem com facilidade e alguns são muito comuns, repetindo-se com frequência.

Conhecer quais são eles e se esforçar para evitá-los é a melhor maneira de realizar uma administração eficaz e confiável. Lembre-se de que evitar erros é bem melhor do que, depois, tentar corrigi-los.

A seguir, mostraremos seis erros na gestão financeira que você pode e deve evitar a partir de agora!

1. Não ter processos bem definidos

Toda empresa precisa de processos bem definidos para funcionar bem. Isso significa seguir regras para a efetivação de todas as operações. É preciso que cada funcionário saiba o que está fazendo. O conhecimento favorece o controle.

Estabelecer parâmetros para o ciclo de produção e para as vendas é fundamental quando se deseja alcançar uma boa gestão. Cada setor e profissional deve efetivar adequadamente suas funções, que precisam ser claras e específicas, com prazos determinados.

2. Não realizar o controle do fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma das mais valiosas ferramentas que o gestor tem à sua disposição. É preciso manter controle diário sobre o dinheiro que entra e que sai da empresa e também fazer projeções, considerando que você pretende manter um negócio competitivo e atuando por muitos anos. É preciso ficar atento ao que a empresa receberá e terá que pagar nos próximos meses.

O regime de caixa é aquele que considera somente os recursos que efetivamente entram e saem do caixa, desconsiderando pagamentos que ainda serão realizados (despesas futuras) e créditos por receber (pagamento dos clientes que compram a prazo).

O regime de competência, por outro lado, considera as contas que ainda serão pagas como despesas, como se realmente o dinheiro tivesse saído do caixa. Da mesma forma, se a empresa tem algum rendimento a receber, resultante de algum investimento, ele também é considerado dinheiro no caixa para o planejamento financeiro.

Em alguns momentos, o ideal é aplicar um tipo de regime e, em outros casos, aplicar outro tipo.

3. Misturar finanças pessoais com empresariais

Esse é um dos erros na gestão financeira mais recorrentes. É hábito que o dinheiro da empresa sirva para cobrir despesas do próprio negócio e despesas pessoais, do proprietário e de sua família.

Com o tempo, o dinheiro retirado provoca desfalque no caixa e se torna difícil assumir os gastos da empresa, atrapalhando o ciclo de produção e levando o gestor a tomar decisões arriscadas, como solicitar empréstimos nos bancos, atrasar o pagamento de funcionários e fornecedores, demitir colaboradores, excluir do portfólio alguns tipos de produtos ou serviços e assim por diante.

É necessário definir um pró-labore (empresa individual) ou fazer a distribuição de lucros proporcional entre os sócios, conforme a cota que cada um tem na organização. O dinheiro restante deve ser usado somente para cobrir os gastos da própria empresa.

4. Não usar a tecnologia a favor do negócio

Hoje, as empresas precisam contar com o apoio da tecnologia para desenvolver seus processos. Existem softwares que ajudam na gestão financeira, evitando erros de cálculo, integrando os setores e proporcionando mais agilidade aos processos.

O uso de softwares, principalmente os que funcionam online, contribui para o crescimento do negócio e para a redução de gastos.

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Os ERPs, por exemplo, ajudam na gestão total de uma empresa, mas contam com módulos diferenciados, como o de finanças. O WMS é um software que contribui para gerenciar o armazém e os estoques, evitando assim a quantidade de perdas e desperdícios que oneram o caixa empresarial. O TMS é um sistema de gerenciamento de transporte que pode ajudar na redução de gastos com veículos, inclusive combustível.

São muitos aplicativos que podem ser usados para ajudar na gestão financeira. Existem até alguns gratuitos que podem ser baixados na internet, compatíveis com sistemas operacionais como iOS e Android.

Além disso, há máquinas e dispositivos que executam atividades operacionais e repetitivas, úteis nos estoques, no setor de vendas, na produção e em outras áreas.

A automação dos processos ajuda a padronizá-los e defini-los, o que, como dito no primeiro item, é uma forma de aprimorar a eficiência dentro da empresa.

5. Deixar de negociar com fornecedores

Entre os erros na gestão financeira também se destaca a falta de uma boa comunicação entre o gestor e os fornecedores. É preciso negociar preços, buscando descontos e opções vantajosas de pagamento. Como a concorrência é grande, geralmente os fornecedores procuram agradar seus clientes de maneiras variadas, o que inclui dar bons descontos.

Claro que o preço baixo não é o mais importante, considerando que é preciso contar com produtos e serviços de boa qualidade.

A negociação também deve ter como finalidade a melhoria do relacionamento com as empresas fornecedoras. Não adianta buscar apenas vantagens para si, é preciso não dar prejuízos aos fornecedores, pagando em dia e agindo com flexibilidade.

6. Não fazer a gestão adequada do transporte corporativo

O transporte pode provocar elevados gastos para uma corporação. Por esse motivo, para uma pequena ou média empresa, nem sempre compensa ter frota própria. Ela implica em gastos com manutenção e combustível, documentação, salário dos funcionários, depreciação dos veículos e assim por diante.

Existem alternativas mais viáveis, como a terceirização do serviço. A locação de carros pode ser bem mais econômica. A empresa pode fazer um plano conforme suas necessidades e ter sempre um ou mais carros disponíveis. Pode, inclusive, contar com motoristas sem a necessidade de ter que contratar um funcionário e assumir salários e encargos trabalhistas.

Assim, caso seja necessário transportar funcionários, realizar alguma viagem de negócios, efetivar vendas ou visitar clientes, a empresa usufrui de todas as vantagens do transporte sem ter que manter uma frota própria, cara, que exige espaço.

Além disso, a empresa terceirizada fornece um aplicativo que permite controlar todos os gastos com transporte durante o mês. Dessa forma, há a opção de determinar indicadores para acompanhar o desempenho dos carros, como tempo dispendido em deslocamento, gastos por viagem, índice de atrasos, satisfação do funcionário e outros.

Entre as práticas eficientes para reduzir despesas com transporte estão:

  • o planejamento de rotas;
  • uma empresa terceirizada bem reputada, que forneça serviços de transporte de boa qualidade;
  • a criação de uma política de viagens;
  • o controle apurado dos gastos;
  • a integração entre os setores, pois a gestão de transporte não funciona de forma isolada.

Evitando esses seis erros na gestão financeira, sua empresa começará a perceber uma grande diferença em relação ao equilíbrio entre receitas e despesas.

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