Frases como “eu não tenho tempo para isso” se tornaram muito comuns hoje em dia. O dia tem 24 horas e existem mil e um recursos tecnológicos que prometem facilitar nossas rotinas. Todavia, aparentemente, muitas pessoas não conseguem ter foco e fazer com que essas ferramentas trabalhem a seu favor. 

Na era da informação, a produtividade se tornou um dilema para muitas pessoas. O acúmulo de dados, afazeres e atualizações pode ser angustiante e caótico, e a tarefa de rever prioridades para poder se dedicar àquilo que realmente importa não é tão simples assim. 

Nesse cenário, alguns especialistas e interessados no assunto começaram a refletir sobre a desordem dos tempos atuais e criaram métodos de organização de tempo com o intuito de ajudar pessoas a administrar melhor seu dia a dia e deixar a vida em casa e no trabalho mais harmoniosa.

Essas metodologias, embora sejam diferentes entre si, podem ser adaptadas para praticamente qualquer realidade e visam auxiliar indivíduos a criar metas, estabelecer prioridades, criar listas de tarefas que funcionam, se livrar do excesso de coisas — físicas ou virtuais —, entre outras façanhas para que o tempo deixe de ser um inimigo, e se torne um aliado. 

Ficou curioso e quer saber mais? Então conheça 3 métodos fantásticos de organização de tempo e comece agora mesmo a ser mais produtivo e ter uma relação de equilíbrio com a sua rotina! Aproveite a leitura!

A importância da organização de tempo e da rotina nos dias de hoje

Estar atolado de tarefas, ter mil compromissos e não ter tempo para nada não quer dizer necessariamente que uma pessoa é produtiva — muito pelo contrário. No meio de tantas responsabilidades e diferentes estímulos disputando sua atenção — e-mails, redes sociais, celular —, observa-se um grande desperdício de tempo e até de recursos, como o dinheiro

Quando não somos organizados e não definimos metas, fica difícil estabelecer prioridades e colocar em prática o que é necessário. Ao contrário, deixamos o mundo exterior definir o que é importante.

Um exemplo: uma pessoa está realizando uma tarefa e, de repente, aparecem mensagens na tela do celular e atualizações nas redes sociais. Ao abandonar o trabalho para checar essas solicitações, ela deixa que elementos externos interrompam e ditem seu fluxo.

Ao mesmo tempo, muitas pessoas deixam de desfrutar momentos de descanso e qualidade de vida para ficarem checando o celular — depois, reclamam que não têm tempo para descansar ou curtir a família. 

Portanto, apesar das muitas distrações, a organização nos ensina a ter mais controle sobre as coisas, se desconectar de estímulos desnecessários no momento e focar em algo que realmente precisa ser feito.

Consequentemente, quem consegue atingir esse estado se sente mais relaxado, já que está com a mente concentrada em apenas uma coisa, e não pensando em várias outras que poderia fazer. 

Assim, essencialmente, quem administra melhor seu tempo e sua rotina se torna uma pessoa mais realizada e um profissional mais eficiente. Cumprir prazos e realizar as tarefas dentro do período proposto — ou do horário de trabalho — é a melhor prova de que a pessoa consegue dar conta do recado e distribuir os afazeres em um cronograma eficaz.

Vale lembrar que ter uma lista infinita de tarefas e trabalhar muitas horas extras apenas leva a problemas de saúde como exaustão e estresse. Pessoas sobrecarregadas não conseguem desempenhar bem o seu trabalho e tendem a entregar projetos que estão muito aquém do seu verdadeiro potencial.

O cansaço extremo também resulta na má alimentação, falta de criatividade, perda de energia e gera retrabalho e desperdícios. 

Felizmente, a organização de tempo é um hábito que pode ser adquirido. Embora possa parecer desafiador no início, planejar e administrar melhor suas tarefas diárias são metas possíveis — e os benefícios são enormes. A seguir, você vai conhecer 3 métodos que podem te ajudar nessa mudança de comportamento. 

3 métodos incríveis para se organizar com sucesso

Com o crescente número de pessoas que apresentam dificuldades com a produtividade e a desordem, diversos métodos de organização do tempo surgiram e logo se popularizaram. Aqui, falaremos de 3 que são incríveis e fazem muito sucesso. Acompanhe! 

1. GTD ou Getting Things Done

A metodologia GTD foi criada pelo norte-americano David Allen e ficou conhecida no Brasil como “A arte de fazer acontecer”, título do livro homônimo também publicado pelo autor.

A intenção do sistema é ensinar pessoas a gerenciar com eficiência todas as áreas de sua vida — demandas pessoais, profissionais, afazeres domésticos, entre outros. Por essa razão, ele é considerado um método completo e muito abrangente.

Dessa forma, o indivíduo consegue organizar seus projetos e também sonhos e ideias de forma controlada, mas também prática e rápida, de modo a evitar o estresse e a ansiedade.

Basicamente, se uma pessoa tem o hábito de concentrar muitas tarefas, pode se beneficiar muito com o GTD para conseguir concretizar metas de forma coordenada sem se desgastar. 

Aplicação do método: as cinco etapas fundamentais

  1. Coletar: essa etapa visa auxiliar a pessoa a aliviar a mente: é hora de passar para o papel todas as tarefas que te preocupam constantemente. Uma vez que tudo está devidamente anotado, a pessoa não fica mais tensa com a sensação de que está esquecendo-se de algo. Assim, o objetivo é registrar tudo que está em sua cabeça, deixando a mente tranquila e clara; 
  2. Processar: assim que tudo for anotado, deve-se processar todas as informações e separar as ações em categorias como prioridades, metas em longo prazo, entre outros grupos; 
  3. Organizar: com as ações organizadas, nessa fase a pessoa precisa elaborar um sistema para colocá-las em prática. Em seu livro, o autor sugere compilar as tarefas por contexto, de forma que a pessoa execute afazeres de acordo com uma situação, por exemplo, no computador, no escritório, em casa, entre outros.
  4. Revisar: um aspecto interessante desse método é a etapa de revisão, pois permite que a pessoa pare um tempo para analisar o andamento do seu sistema, rever prioridades e verificar se o planejamento está caminhando da maneira pretendida; 
  5. Executar: agora sim, esse é o momento de colocar em prática tudo que foi planejado, porém sem ansiedade, apenas realizando as ações que foram delineadas para cada hora e situação. 

A tecnologia é uma grande aliada na execução desse método. Aplicativos gerenciadores de tarefas possibilitam a organização de ações por dia, criação de lembretes e colaboram para a visibilidade de todo o planejamento.

O lado bom dessas ferramentas, além da agilidade e praticidade, é poder compartilhar e sincronizar registros em dispositivos móveis. Dessa maneira, a pessoa sempre tem acesso à informação que precisa sem perder o timing do fluxo das tarefas. 

Em suma, o GTD é uma metodologia descomplicada que pode ser usada por qualquer pessoa, em qualquer área de sua vida que precise de mais organização. Indivíduos que tendem a centralizar tarefas e estão sempre preocupados com algo que deve ser feito se beneficiam muito com esse sistema. 

É importante lembrar que, para que o método dê certo, é necessário ter disciplina e criar o hábito de usar os cinco passos propostos. A etapa de revisão é fundamental para garantir a efetividade do sistema. O recomendado é que ela seja semanal. Contudo, todas as fases são importantes, uma vez o sucesso de cada estágio só acontece se o anterior tiver sido bem finalizado.

Com o tempo, se a pessoa se adaptar ao método e estiver cumprindo os ciclos à risca, sentirá que tem uma rotina mais planejada, organizada e, acima de tudo, produtiva

2. Fly Lady

Foi por causa da grande insatisfação com a desordem em sua vida que a norte-americana Marla Cilley criou, no final dos anos 90, o método Fly Lady, considerado por muitos como o melhor método de organização pessoal e da casa. 

O Fly Lady tem como base a elaboração de um sistema de rotinas e lembretes que tem o intuito de reduzir o tempo gasto com afazeres domésticos. Assim, as tarefas ganham um prazo de no máximo 15 minutos, e devem ser realizadas sem perfeccionismo ou preocupação.

Essa metodologia é ideal para quem se incomoda com o caos na casa e na rotina pessoal, mas, ao mesmo tempo, sente que não tem tempo para fazer nada direito. 

O Fly Lady propõe que a organização da casa aconteça por meio de pequenos passos diários. Como a própria autora defende, uma casa não se torna uma bagunça da noite para o dia, portanto, não vai ficar limpa em pouco tempo. 

Cabe dizer que essa metodologia não é puramente voltada para limpar a casa, mas também para criar um estilo de vida de organização diária. Para aplicá-la, algumas etapas são necessárias, a saber: 

1. Crie rotinas 

A autora recomenda a elaboração de duas rotinas, uma diurna — que deve ser realizada assim que a pessoa acordar — e outra noturna — para antes de dormir. O propósito é otimizar o dia a dia, colocando determinadas tarefas relevantes no piloto automático. A ideia é que o cérebro trabalhe com menos esforço e gaste menos energia, uma vez que sabe o que deve ser feito. Um exemplo de rotina noturna pode ser: 

  1. Arrumar a cozinha;
  2. Separar a roupa do dia seguinte;
  3. Organizar a bolsa e a mochila das crianças;
  4. Conferir a agenda do dia seguinte;
  5. Tirar alguns minutos para leitura. 

As rotinas podem conter o número de passos que a pessoa preferir. Contudo, o intuito central é fazer um pouco todo o dia e não acumular tarefas em demasiado. Essencialmente, ter rotinas matutinas e noturnas deixam sua manhã e seu dia mais tranquilos. 

2. Desentulhe 

“Destralhar” os ambientes é uma etapa recorrente em diversos métodos de organização. De fato, o acúmulo de objetos promove o caos e a sujeira nos espaços, além de atrapalhar na visualização das coisas. 

Assim, a ideia é se livrar do que não está em uso. Como já é de costume para o método, marque 15 minutos em um timer e dedique-se a recolher tudo que encontrar pela casa que deve ir para o lixo — como papéis, embalagens, entre outros — e também para a doação.  Assim que o tempo terminar, interrompa essa tarefa e vá fazer outra coisa. Apenas repita esse procedimento no dia seguinte. 

3. Divida a casa em 5 zonas 

Uma vez que a casa está livre de “tralhas”, o objetivo é montar um cronograma para mantê-la limpa ao longo do tempo, sem ter que fazer tudo de uma vez só. Assim, a ideia central é atacar apenas uma zona da casa por semana. A divisão sugerida pela autora é:

  1. Zona 1: varanda, salda de jantar e hall de entrada;
  2. Zona 2: cozinha, quintal e área de serviço;
  3. Zona 3: banheiros e quartos extras (escritório, das crianças ou visitas);
  4. Zona 4: quarto principal;
  5. Zona 5: sala de estar; 

A ordem das zonas e divisão dos cômodos pode ser alterada da forma como a pessoa preferir. Contudo, a autora defende que a distribuição da casa seja feita em 5 partes, uma vez que os meses têm mais ou menos 5 semanas. 

4. Planeje a manutenção semanal 

Muitas tarefas não são feitas apenas mensalmente, portanto a autora fala também sobre a importância de um planejamento semanal. Nele, cada dia determina um grupo de tarefas. Um exemplo:

  • Segunda-feira: trocar roupa de cama e lavar roupas; 
  • Terça-feira: regar plantas e limpar a geladeira;
  • Quarta-feira: varrer a casa e ir ao mercado;
  • Quinta-feira: planejar o cardápio da semana; 
  • Sexta-feira: limpar o carro. 

Além desses afazeres diários, é preciso incluir as etapas de limpeza da zona da semana, estipulando tarefas de 10 a 15 minutos. 

Outro ponto importante do método é deixar tudo anotado em um local de fácil visualização — físico ou virtual — para que a pessoa não precise constantemente ficar pensando no que deve ser feito. Com o tempo, cria-se o hábito e as tarefas são realizadas espontaneamente. 

5. Mantenha um diário de controle 

O último passo do Fly Lady é a criação de um diário de controle, uma espécie de fichário no qual todas as informações da casa, planejamento semanal, cardápios e rotinas serão coletados. Esse estágio não precisa ser cumprido com pressa.

O intuito do diário é documentar tudo que foi pensado para a organização da casa em um só lugar, facilitando o acesso e compartilhamento dos dados. 

O impacto que um ambiente desorganizado e sujo tem em nossas mentes e em nossa produtividade é considerável. Nesse sentido, o Fly Lady é um método que pode ser aplicado em diferentes tipos de realidades e lares com o propósito de tornar o planejamento e a ordenação em algo natural, rápido e prático, evitando a sobrecarga e o estresse. 

3. Método KonMari

Fenômeno no Brasil e no mundo, a japonesa Marie Kondo, criadora do método KonMari, é autora de manuais de aconselhamento sobre organização de tempo e ambientes que já venderam milhares de exemplares pelo globo. O mais conhecido de todos, “A Mágica da Arrumação“, é um best-seller absoluto.

Nos seus livros, a autora sublinha o potencial libertador que existe por trás de um ambiente em ordem. Para ela, arrumar a casa não é uma tarefa banal, mas sim um ato capaz de revolucionar o estilo de vida e a mente de uma pessoa

O argumento de Marie é que a organização faz bem para a alma e até para o corpo de um indivíduo. Ao limpar a casa, a pessoa promove também um “detox” no seu físico e na sua mente. 

Em um mundo extremamente consumista, o método KonMari não fala apenas sobre organização, mas também convida os leitores a uma reflexão em relação aos objetos e sua rotina. O foco da metodologia é rodear-se apenas de coisas as quais a pessoa, de fato, ama, eliminado excessos e concentrando-se em ter o mínimo de bens.

Assim, a ideia é investir em peças duráveis e de qualidade, que sejam úteis, agradáveis e tragam felicidade para a vida da pessoa. Contudo, para atingir esse estado, Marie apresenta alguns princípios considerados um tanto radicais.

Todavia, o objetivo mesmo é propor uma ruptura drástica baseada em dois aspectos fundamentais: a reavaliação do que se tem para fazer um descarte sem dó de itens inúteis e a reorganização dos espaços de acordo com categorias.

Conheça os principais mandamentos de Marie para uma casa e uma vida mais organizada: 

1. Arrume tudo de uma só vez

Ao contrário do método Fly Lady, Marie pensa que a organização começa com a revisão de todo um estilo de vida e jeito de pensar, portanto, a mudança deve ser radical.

Para ela, realizar tarefas por pequenas etapas é uma armadilha para a procrastinação. A ideia é arrumar o que se propõe de uma só vez. 

2. Descarte

Reúna itens que estão acumulados e não são usados no dia a dia e faça uma limpeza sem dó. O critério de escolha deve ser a alegria: os objetos que permanecem são somente aqueles que têm utilidade e promovem uma sensação boa.

Assim, não vale a pena guardar presentes que você não gosta, mas tem pena de se desfazer. O que não te deixa contente deve ir para o lixo ou ser doado. 

3. Separe coisas por categoria

Na hora de organizar, Marie aponta como um erro comum o hábito de guardar várias coisas diferentes no mesmo espaço. Para a autora, a ordenação por categorias permite que a pessoa tenha uma noção mais completa de seus pertences.

Essa lógica serve também para a etapa de limpeza: quando for organizar e promover o descarte, faça isso por grupos. Por exemplo, hoje o foco será nas roupas e, assim, procure pela casa todas as peças que tem. Isso dará uma ideia melhor para a pessoa dos excessos, itens repetidos, artigos esquecidos no fundo do armário.

Em suma, a ideia é organizar por categoria, e não por cômodo ou localização. 

4. Aposte em visibilidade

Quando for arrumar seus itens, pense em uma lógica na qual todos os objetos fiquem visíveis e acessíveis. Isso evita que certas coisas fiquem esquecidas nos fundos de gavetas e, com o tempo, percam sua utilidade. 

5. Estabeleça um ritual cotidiano para lidar com objetivos 

Ao chegar em casa, não deixe a bolsa em qualquer lugar ou largue roupas no sofá. Isso só vai gerar mais bagunça. Cada coisa deve ter seu lugar, portanto, devolva cada item ao seu espaço correto e somente relaxe após essa etapa. 

Na vida profissional, o método KonMari também pode ser implementado em escritórios e mesas. Especialistas são categóricos ao afirmar que ambientes de trabalho mais organizados contribuem para a criatividade e produtividade. 

Da mesma forma, essa metodologia pode ser útil para lidar com a desordem digital, algo muito comum hoje em dia. Ao observar o grande benefício de ter um ambiente mais arrumado, o indivíduo começa a perceber como o excesso de alarmes, dispositivos e aplicativos salvos comprometem sua rotina e consomem seu tempo.

Muitas vezes, esse caos digital não está alinhado com o estilo de vida que a pessoa deseja ter. Abordar isso pode ajudar o indivíduo a se tornar mais consciente e saber priorizar o que realmente lhe traz alegria.

Afinal, é natural que uma pessoa se sinta oprimida no trabalho sem perceber que mantém dezenas de abas do navegador abertas no computador, listas desordenadas com inúmeros afazeres e uma série de post-its e alertas sonoros. É preciso refletir: o que é mesmo prioritário nesse momento? O que contribui para o sucesso do meu trabalho e o que deve ser deletado? 

Assim, de forma intangível, o sistema KonMari nos ensina a pensar e identificar se objetos, condutas, relacionamentos e hábitos nos aproximam ou afastam de nossas metas de vida. Com essa reflexão, podemos descartar o que não é útil e nos mantermos no caminho certo, para ser mais bem-sucedido no trabalho e na vida. 

Adotar métodos de organização de tempo para nossas rotinas nos ajuda a concentrar no que é importante em primeiro lugar, evitando excessos e elementos desnecessários. 

Assim, o indivíduo consegue ordenar seus pensamentos e elaborar metas de forma a identificar um estilo de vida ideal para sua realidade. Ser mais organizado e ter melhor controle do nosso tempo e das nossas tarefas nos ajuda a descobrir o que realmente interessa aqui e agora para ter uma rotina mais plena e feliz. 

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