Não é surpresa nenhuma que a tecnologia esteja no topo das prioridades da gestão de viagens corporativas, dado o esforço para cortar custos, as tentativas de integrar dados e a necessidade de suprir a companhia com informação. Pesquisas recentes, da GBTA e Egencia fornecem uma perspectiva do porquê disso.

Segundo o levantamento, a maioria dos participantes consultados na Europa e nos Estados Unidos consideram a integração de dados o requisito número um de tecnologia em viagens. Mas descobrimos ao longo do relatório que ela pode fazer muito mais pelas empresas: otimizar custos e aumentar a eficiência da sua equipe remotamente é muito mais fácil quando a empresa tem acesso às tecnologias certas.

Por isso, no artigo de hoje você vai conhecer alguns dos principais recursos que podem tornar as viagens da sua equipe ainda mais produtivas. Ficou interessado? Então vamos lá.

O que é gestão de viagens corporativas?

Gestão de viagens corporativas é uma função estratégica das empresas que engloba toda a sua política de viagens. Desde as negociações com fornecedores à administração de cartões de crédito, gerenciar viagens corporativas é garantir que o negócio obtenha a melhor relação de custo e benefício possível nos deslocamentos a trabalho de seus funcionários.

Assim, a gestão de viagens corporativas é relevante para o ambiente de negócios porque na maioria das empresas, os custos de viagens representam a segunda maior despesa anual controlável — superando muitas vezes o custo de imóveis e TI. É fácil entender para onde vão esses recursos.

Inclusive, os custos de viagens corporativas não se limitam ao deslocamento, pois também incluem todos os gastos incorridos durante a viagem, tarifas de táxi, gorjetas, fornecimentos de serviço, refeições e hospedagem.

Ademais, a área tende a envolver ainda a gestão de reuniões, segurança dos viajantes e a administração dos dados gerados na estrada. Por isso a gestão das viagens corporativas é normalmente feita por um gerente específico — uma função que pode caber ao departamento de finanças, RH ou compras, a depender de cada empresa.

O que a tecnologia tem a ver com a gestão de viagens corporativas?

A gestão de viagens corporativas não é apenas uma área dos negócios. Nesse sentido, o software específico — conhecido como CTM (Corporate Travel Manager) — geralmente é uma das soluções adotadas pelas grandes empresas para simplificar o processo e cortar gastos. Ou seja, o CTM é um programa — ou conjunto de módulos virtuais — concebido para supervisionar, regular e coordenar as atividades e despesas de funcionários durante viagens.

Um bom software de CTM pode realizar muitas das tarefas tradicionalmente feitas por gestores de viagens. Nos cenários ideais, ele é responsável por fazer arranjos que vão desde reservas de hotéis à gerência dos horários de viagens de funcionários individuais.

As aplicações CTM podem buscar ainda por descontos e coordenar as agendas de todos os membros da equipe que precisam se deslocar, além de garantir que os funcionários tenham todos os vistos e documentos necessários no caso de uma viagem internacional.

Outras de suas funcionalidades incluem:

  • previsão do tempo no local de destino;
  • mapas rodoviários detalhados;
  • relatórios de despesa automáticos;
  • localização de zonas de perigo potenciais;
  • suporte a agências de viagens.

Entretanto, é provável que sua empresa não precise de uma solução tão complexa quanto o software CTM. O que não significa que ela não deva adotar a tecnologia para simplificar a vida de seus viajantes. A seguir você conhecerá alguns dos apps que melhor podem ajudar sua equipe a se sair bem numa viagem de trabalho.

Quais tecnologias podem aumentar a eficiência das viagens de negócio em minha empresa?

Um dos segmentos menos estáticos na indústria de viagens hoje é o de viagens corporativas. Isso porque, nos negócios, as oportunidades já não se restringem ao que acontece dentro do escritório ou de uma sala de reuniões. Assim, é cada vez mais comum que colaboradores tenham que se deslocar e envolver-se em atividades empresariais menos convencionais.

É rotineiro, por exemplo, que um executivo inicie uma transação comercial via teleconferência pela manhã e, mais tarde, tenha que voar para a sede do parceiro e concluir a compra ou venda em questão.

Essa rápida aceleração das práticas empresariais significa que viajantes corporativos precisam de produtos e serviços mais ágeis, receptivos e que ofereçam boa visibilidade para a gestão. É aí que entram suítes de aplicativos como o CTM ou soluções portáteis, que possam acompanhar viajantes em seus dispositivos móveis e amplificar os resultados que eles obtêm em campo.

As novas tecnologias se tornaram, portanto, um motor de eficiência para funcionários na estrada e também para as empresas de viagem que atendem a essa demografia.

Se isso significa banco de dados mais dinâmicos para garantir a precisão de produtos e serviços ou tão somente fornecer aos navegantes capacidades de pesquisa inteligentes, varia de acordo com a necessidade de cada negócio. A seguir vamos examinar algumas soluções por meio das quais a tecnologia está transformando as viagens corporativas na atualidade.

1. Ferramentas de pagamentos digitais

Graças à expansão do mobile, as operações de pagamento digital — e até a digitalização completa dos processos de compra — têm sido fundamentais na vida de viajantes corporativos, que não precisam mais lidar com documentos tradicionais em papel.

Dessa forma, as opções de pagamento digital oferecem flexibilidade aos viajantes, garantindo ao mesmo tempo uma visão centralizada das despesas de viagem aos seus gestores. Essas métricas são essenciais para que as empresas consigam otimizar o deslocamento de seus colaboradores no futuro.

2. Aplicativos de reservas

Como dissemos, plataformas móveis não são uma moda passageira e sim uma parte integral de nosso cotidiano. Como resultado, aplicativos de reservas têm simplificado a gestão das viagens corporativas. Acomodações podem ser adquiridas a qualquer hora e em qualquer lugar e se comunicar com seu hotel é algo cada vez mais simples.

3. Guias de viagem de bolso

Lembra quando era preciso adquirir um mapa ou aqueles guias de viagem de bolso para garantir que seus funcionários não iam se perder no caminho entre hotel e a empresa parceira? Esses tempos acabaram.

Com a tecnologia móvel, acessar mapas online e offline é uma tarefa bastante simples, assim como criar trajetos entre seus principais destinos também. Eles podem ser ativados por voz, incluir rotas inteligentes ou incorporar o transporte público da cidade de destino.

Seja qual for a necessidade da sua viagem de negócios, há um app para evitar que você saia da rota.

4. Motores de busca inteligentes

Pesquisas de preenchimento automático, histórico de pesquisas, critérios avançados e altamente específicos. Todas essas capacidades de grande valor agregado tornaram muito mais fácil para o viajante corporativo pesquisar tudo que precisa e obter resultados cada vez melhores. 

Se um viajante tem um imprevisto com seu hotel atual e precisa encontrar outro que seja equidistante ao aeroporto mais próximo do centro de convenções em que seus compromissos estão marcados, pode fazer isso com facilidade, direto da tela de seu celular.

Quais são os melhores apps de viagens corporativas?

A fim de que sua equipe consiga aproveitar ao máximo as viagens que faz, é interessante que ela esteja pronta para explorar alguns aplicativos com as funcionalidades que citamos no tópico anterior. Eles podem auxiliar com informações sobre os locais visitados, no gerenciamento de voos e até mesmo com a comunicação.

Confira a seguir os 12 melhores apps de viagem disponíveis para dispositivos iOS e Android e torne a próxima viagem do seu time muito mais simples e produtiva.

1. Maps.me

Maps.me é um dos aplicativos de mapas offline mais populares. Quando você o abrir pela primeira vez verá um mapa do mundo e, ao ampliar o zoom, ele solicitará que você faça download do mapa deste país ou cidade. Feito isso você terá acesso completo a eles offline.

A partir daí, dá para navegar por eles quando quiser, procurar endereços e marcá-los para uso posterior mesmo quando desconectado do Wi-Fi ou 4G. O Maps.me usa o OpenStreetMap e funciona em celulares Android e iOS.

2. Wappa

Wappa é um aplicativo de táxi completamente diferente. Ele permite que sua empresa substitua o uso de vouchers e boletos, permitindo o controle a despesa com deslocamentos por meio de uma plataforma online. Reduzindo gastos em até 40%, o sistema oferece cobertura em todo o território nacional e em várias cidades portuguesas.

Pagar suas corridas pelo aplicativo é simples e monitorar em tempo real onde estão seus colaboradores também, obtendo relatórios de utilização extremamente precisos, além de poder conferir origens, destinos e justificativas de uso.

3. Wi-Fi Finder

O Wi-Fi Finder é o resultado de um programa de crowdsourcing que permitiu que os usuários do Avast Mobile coletassem dados sobre pontos Wi-Fi em suas proximidades. Por isso, a empresa foi capaz de coletar dados de hotspots WiFi de voluntários ao redor do mundo e avaliar o nível de segurança para cada um deles antes de fazer sua inclusão no aplicativo.

Em outras palavras, com o Wi-Fi Finder seus funcionários podem se conectar a hotspots rápidos e seguros. Adicionalmente, serão capazes de acessar redes Wi-Fi públicas protegidas por senha sem ter de solicitá-las. Por último, mas não menos importante, poderão ver quão rápida é cada rede antes de decidir se querem ou não se conectar a elas.

Para quem está no meio de uma viagem, tentando trabalhar remotamente, o aplicativo é uma “mão na roda”. Afinal, é a forma mais simples de encontrar redes Wi-Fi confiáveis, rápidas e seguras sem pagar mais por isso. A ferramenta está disponível gratuitamente na Google Play Store.

4. Here

A falta de suporte offline de alta performance no Google Maps incentivou a entrada de muitos concorrentes nesse mercado. O Here é um deles e tem preenchido essa lacuna muito bem. Seu design foi feito especificamente para que o aplicativo fosse muito funcional quando desconectado da internet.

Nele, você pode baixar mapas completos de países, estados e cidades. Eles suportam a navegação por voz e o planejamento de rotas, incluem um guia de viagens e pontos de interesse e contam ainda com seu próprio banco de dados, extremamente detalhado. O Here está disponível para Android, iOS e Windows.

5. Google Tradutor

O Google Tradutor gera uma tradução escrita para qualquer palavra que você digitar, falar, fotografar ou desenhar na tela de seu dispositivo. As traduções são incrivelmente abrangentes, mesmo que vez ou outra soem um pouco desajeitadas.

Com 90 idiomas, dos quais 38 oferecem traduções de voz — e capacidade de tradução offline para pelo menos 50 línguas no total — o Google Translate pode não ser perfeito, mas é a melhor opção gratuita para transformar seus viajantes em poliglotas.

O Google Tradutor está disponível tanto em dispositivos Android quanto nos celulares com iOS e pode ser obtido gratuitamente.

6. TripLingo

TripLingo é um tradutor de voz com um diferencial enorme, se comparado com a opção do Google: ele oferece várias traduções para basicamente qualquer frase. Quer você esteja procurando soar mais formal ou não se importe em incluir algumas gírias na sua colocação, TripLingo tem a resposta certa.

Ele também vem com um livro de frases básicas, algumas aulas de áudio e dicas sobre a etiqueta dos principais destinos que falam um determinado idioma. Para viajantes corporativos a ferramenta é ainda mais útil. Quando não é possível encontrar uma resposta automaticamente o TripLingo conecta você com um tradutor humano, mediante o pagamento de uma taxa.

7. Citymapper

Não importa o próximo destino da sua equipe, ela pode contar com o Citymapper para encontrar e utilizar o transporte público em uma dezena de países. O aplicativo se conecta com serviços de viagem compartilhada e oferece a maneira mais rápida de chegar ao seu destino em cada situação.

8. TripCase

TripCase é um site e aplicativo de viagem gratuito, disponível para iOS e Android, que ajuda a organizar seus planos de viagem. Ele pode auxiliar com atrasos de voo, na hora de reservar transporte terrestre ou até mesmo sugerindo atividades para os intervalos entre uma reunião e outra.

Basta encaminhar o e-mail de confirmação de seu voo, hotel ou meio de transporte escolhido para o app e ele irá extrair datas, horários e detalhes adicionais. Pronto! No Tripfeed — espécie de home do aplicativo — dá para ver mensagens úteis, dicas sobre trechos específicos da sua viagem e opções que vão desde o check-in online às políticas de serviço de sua companhia aérea.

O app tem quatro telas. Deslizando para a direita, você consegue ver mapas simples e obter detalhes sobre a sua estadia em um hotel. Deslizando novamente no mesmo sentido, são exibidas as principais atrações da área. E, se você deslizar mais uma vez, pode fazer check-out em seu hotel pelo aplicativo.

Seus planos de viagem podem ser organizados cronologicamente e os lugares favoritos, sinalizados. Quer incluir algum item que não conseguiu sincronizar, encaminhando o e-mail de confirmação? Pressione “adicionar um item” e escolha a categoria adequada. Reuniões, restaurantes e outras atividades podem ser adicionados manualmente.

9. Around Me

AroundMe é uma das ferramentas mais úteis que você pode ter em seu celular em uma viagem. Precisa saber onde fica o hospital mais próximo ou descobrir a localização de um restaurante ou cinema? O aplicativo fornece instruções rápidas, passo a passo, baseadas em GPS para que você consiga chegar lá.

10. Rebtel

Skype e Whatsapp sempre serão ótimas opções para se comunicar com sua equipe em viagens. Mas quando se trata de destinos internacionais uma boa conexão Wi-Fi é necessária para usá-los. Por isso, se você quiser fazer chamadas baratas em todo o mundo sem usar a internet ou comprar chips de telefone o aplicativo para isso é o Rebtel.

O que ele faz é “sequestrar” linhas telefônicas locais e por isso ele obtém as melhores taxas de chamada disponíveis. Vale ressaltar que o aplicativo tem uma promoção que se estende até o ano de 2018: caso você faça chamadas entre aparelhos que também utilizam o Rebtel, elas saem gratuitamente. Ele está disponível para iOS e Android.

11. FlightAware

Com mais de um milhão de downloads o FlightAware é um dos rastreadores de voos mais populares. Ele permite que seus usuários vejam as últimas atualizações e a localização exata de qualquer voo comercial, em qualquer lugar do mundo. Os dados fornecidos pelo app incluem informações de radar, detalhes completos do voo e até terminais de partida e chegada — o que faz dele especialmente útil se você está correndo para fazer uma conexão ou teve seu voo alterado recentemente.

Nele, ainda é possível criar alertas para voos específicos e ativar notificações push para ser avisado de qualquer mudança. Compartilhar detalhes de viagens com outros membros da sua equipe também é um dos excelentes recursos que a ferramenta disponibiliza para os viajantes corporativos.

12. Trabee Pocket: Travel Expense

Trabee Pocket é a ferramenta perfeita para acompanhar despesas de viagem. Isso porque ela facilita o rastreamento de gastos em qualquer moeda do mundo e admite que os usuários registrem despesas de transporte, jantar e acomodações com simplicidade.

Calcule todos os pequenos gastos diários e tenha acesso a estatísticas detalhadas para reembolsos com esse app.

Como cortar custos em viagens de negócios com auxílio da tecnologia?

As viagens de negócios são críticas para a sua empresa, mas vêm prejudicando o fluxo de caixa? Grande parte dos responsáveis pela gestão de viagens em pequenos e médios negócios sentem que reuniões presenciais são imperativas para o sucesso de suas empresas. Mas, afinal, como arcar com os custos elevados das viagens corporativas?

PMEs, pela sua natureza, podem acabar dedicando muitos de seus recursos em viagens. O que o seu negócio pode fazer para otimizar essa proporção e garantir uma gestão de viagens corporativas bem-sucedida? Separamos 4 dicas de como utilizar a tecnologia para economizar em deslocamentos.

1. Use a tecnologia para reduzir distâncias

Ferramentas de colaboração online como o Google Hangouts e o Facetime facilitam a conexão entre seus profissionais, parceiros, clientes e escritórios remotos a um custo baixíssimo. Mas quando saber se sua empresa deve optar por uma reunião virtual ou um encontro cara a cara? Comece avaliando objetivos e pesando os prós e contras de cada alternativa.

Acima de tudo, desenvolva diretrizes de viagem para seus funcionários de modo que todos saibam quando é necessário pegar a estrada ou não. Não se esqueça de ter uma política uniforme para as despesas reembolsáveis e evite locomoções contornáveis.

Você também pode equipar seus representantes de vendas e funcionários remotos com PCs e tablets para que possa interagir com eles durante as viagens de negócios que se concretizarem de fato. As câmeras desses dispositivos podem ser usadas para inspecionar propriedades, equipamentos ou o andamento de uma obra, por exemplo.

2. Entre na economia compartilhada

Você já ouviu falar da sharing economy — ou economia compartilhada? Há por aí uma centena de sites que estão decolando sobre a premissa de ajudar viajantes experientes a economizar.

Desde a contratação de transporte à oferta de hospedagem, é possível encontrar nesses websites tudo que sua equipe precisa para se acomodar de forma adequada, por uma fatia do preço.

3. Planeje suas viagens com antecedência

Isso é senso comum, mas viajantes de negócios tendem a esquecer que uma das maneiras mais fáceis de economizar em viagens é planejar com antecedência. Bilhetes de avião reservados sete dias antes da partida custam mais caro do que os reservados com quinze dias de antecedência.

É claro que viagens de última hora a negócios são muitas vezes inevitáveis. Entretanto, sua empresa deve tentar, sempre que possível, reservar bilhetes e hotéis com pelo menos oito dias de antecedência.

Instaurar uma política que exija autorização antes de cada viagem também pode ajudar. Quando empresas exigem aprovação de viagens de negócios, os viajantes tendem a iniciar o processo de reserva mais cedo, o que reduz os custos de cada deslocamento.

4. Gerencie os custos de viagem a distância

Precisa rastrear e organizar o quanto seus funcionários gastam durante uma viagem? O app Trabee Pocket, que citamos anteriormente, permite acompanhar e organizar despesas e orçamento por hora, local e categoria. Você pode converter os dados em relatórios e planilhas e centralizar tudo em seu computador.

Há várias outras alternativas similares que dão maior controle para a gestão e permitem que os negócios economizem durante viagens corporativas. Tendo isso em vista, vale a pena também conhecer outras estratégias para redução de custos em PMEs

Portanto, agora que você já sabe que a gestão de viagens corporativas tende a ficar muito melhor com a tecnologia, assine a nossa newsletter para receber com exclusividade os posts da Wappa e ficar sempre bem informado sobre os recursos que vão ajudar sua empresa a reduzir custos e se tornar ainda mais produtiva!