Cada vez mais as empresas buscam soluções inovadoras para a redução de custos e melhoria de processos internos. De fato, agilidade e eficiência afetam diretamente nas operações como um todo.

Nesse cenário, reduzir os gastos com papel tem se apresentado como um desafio. Além do aspecto financeiro, o uso do papel envolve questões ambientais e até mesmo de produtividade, uma vez que a falta de sistematização pode comprometer o fluxo das atividades corporativas.

Pensando nisso, no post de hoje trouxemos algumas dicas de como utilizar as principais tecnologias que contribuem para a redução de papel e ainda contribuem para a otimização dos processos dentro de uma empresa. Boa leitura!

Salve arquivos em servidores na nuvem

A tecnologia em nuvem possibilitou inúmeras mudanças no ambiente corporativo. Isso porque, além de reduzir custos com papel, ela facilita a colaboração entre os funcionários, o que só favorece a produtividade.

Ao salvar um documento na nuvem, o arquivo pode ser acessado de qualquer lugar e por meio de qualquer dispositivo (computadores, laptops, tablets, smartphones). Assim, os colaboradores podem trabalhar em um mesmo arquivo em conjunto, agilizando bastante os processos. Basta pensar que antes cada um teria de imprimir uma parte ou esperar o outro terminar para poder ajudar.

Os próprios softwares usados pela empresa podem ser alocados em nuvem, o que diminui a necessidade de espaço dedicado em servidores. Tudo com a vantagem de poder pagar apenas pelo que é utilizado, o que sai bem mais em conta em comparação aos hardwares.

Utilize QR Codes para armazenar informações

Os QR Codes são imagens geradas por um software que, ao serem decodificadas, revelam um documento bem mais extenso. Ainda são subutilizados por muitas empresas que não compreenderam o potencial que eles têm.

Porém, a verdade é que podem ser muito úteis para organizações que precisam transmitir uma grande quantidade de dados para outras. É o caso de registro de produtos, cadastro de informações, manuais de procedimentos, entre outros.

Um QR Code funciona como um código de barras que, ao ser lido por um dispositivo (como um tablet ou smartphone), gera uma cópia do documento. Além da economia de papel, representa uma forma mais eficiente e rápida de transmitir informações, uma vez que os documentos impressos podem ser perdidos ou estragados antes de chegarem ao destino.

Adote dispositivos eletrônicos no dia a dia

Já falamos sobre como os tablets, laptops e smartphones facilitam o acesso a informações na nuvem e a leitura de QR Codes, mas eles podem fazer muito mais pela empresa. Não só a leitura de arquivos, mas agendas, e-mails, reuniões por teleconferência, tudo fica bem mais simples com o uso desses dispositivos.

Também é uma maneira mais fácil de melhorar a comunicação e a interação entre os colaboradores, o que só aumenta a produtividade deles, principalmente nos casos de empresas que possuem filiais em cidades diferentes, reduzindo a necessidade de muitas viagens e os gastos com telefone e correios.

Disponibilizar aparelhos mais modernos para os funcionários pode parecer um investimento alto em curto prazo, mas a melhora da eficiência e a redução de outros custos pode trazer retornos muito maiores em médio e longo prazos.

Disponibilize softwares de gestão e controle

O uso de algumas ferramentas já é bem comum nas empresas, mas aqui estamos falando muito mais do que editores de textos e planilhas. Os softwares de gestão auxiliam na rotina ao agilizar as tarefas que antes seriam feitas manualmente e, claro, em papel.

Existem diversos softwares adequados para cada área. Por exemplo, as ferramentas de CRM (Customer Relationship Management) são importantes para as áreas comercial e de marketing, pois fornecem e entrecruzam todas as informações dos clientes.

Já o setor de Recursos Humanos pode contar com softwares específicos voltados para a gestão de pessoal, de benefícios, a seleção e retenção de colaboradores. Na área de finanças, é possível fazer controles mais eficientes, com cálculos mais precisos.

Reduza os custos com a impressora

É a dica mais básica de todas. As impressoras representam um custo significativo de tinta e papel, principalmente porque são utilizadas por quase todos os setores das empresas. Se depois de tudo o que já falamos sobre como reduzir, ainda não for possível deixar de imprimir algumas coisas, ainda dá para reduzir o uso do aparelho. O que pode ser feito:

  • ativar o modo econômico para impressões apenas de uso interno, já que diminui a qualidade;
  • imprimir em frente e verso, o que economiza papel e energia;
  • usar cartuchos e tonners originais, pois têm melhor desempenho;
  • utilizar a impressora e o tipo de papel adequados para cada impressão;
  • conscientizar os colaboradores sobre o uso racional do papel e da impressora.

Use a tecnologia com consciência

A tecnologia também é importante para a melhoria nos processos que, de alguma forma, geram impactos ambientais. Basta lembrar que não apenas o papel, mas a energia e os transportes provocam um grande prejuízo ao meio ambiente, o que onera a empresa e prejudica a comunidade como um todo.

Independentemente do tamanho da empresa e do tipo de atividade, as novas tecnologias oferecem meios para a economia de recursos e a melhoria da produtividade dos colaboradores.

No entanto, é necessário que se faça o uso racional também desses equipamentos. Não adianta adotar um novo processo ou instalar uma ferramenta diferente se ela for subaproveitada ou apenas for usada para complementar as atividades realizadas manualmente.

Para isso é fundamental engajar todos os colaboradores e treiná-los de maneira adequada. Tão importante quanto adotar novas tecnologias é preparar as pessoas para utilizá-las apropriadamente, de modo que elas possam trazer benefícios reais para a empresa e as pessoas.

Os próprios colaboradores podem se sentir bem mais valorizados ao terem acesso a ferramentas mais modernas e que facilitem o dia a dia deles. Essa satisfação só faz com que eles sejam ainda mais produtivos.

Enfim, deve-se ter em mente que a redução de custos depende da participação de todos. A tecnologia veio para transformar o ambiente de trabalho, mas não substitui o uso racional de materiais e processos eficientes de gestão humana.

Gostou das dicas? Quer conhecer outras maneiras de economizar e melhorar os processos dentro da sua empresa? Entre em contato conosco e conheça nossas soluções.