Todo negócio precisa de processos. É fundamental realizar registros, trabalhar com documentações e manter procedimentos padronizados para lidar com determinadas situações. Porém, o que não pode ocorrer é o excesso desse tipo de burocracia na organização. Afinal, burocracia em exagero tende a trazer uma série de problemas para a corporação, como perda de motivação, erros e lentidão nas atividades.

A tecnologia pode ser uma importante aliada para minimizar os procedimentos burocráticos, conferindo mais agilidade e praticidade para os negócios. Quer saber como reduzir burocracias utilizando recursos tecnológicos? Confira o nosso post e saiba mais!

Qual a importância de reduzir burocracias na empresa?

Ter agilidade nos processos é fundamental para obter bons resultados e oferecer um bom serviço para o cliente. A morosidade é desmotivadora para toda a equipe e também para quem conta com os seus serviços, afetando a qualidade das atividades e fazendo os colaboradores se engajarem menos no trabalho.

A burocracia deve ser aplicada ao que é necessário, e não se tornar uma barreira para o negócio. Quanto mais agilidade nos processos, mais o desempenho e a imagem da empresa são aperfeiçoados.

Além disso, a equipe fica mais otimista ao perceber que os processos dão certo no empreendimento. Assim, o cumprimento das demandas torna-se mais efetivo e a visão da corporação para os colaboradores e clientes permanece positiva.

Como reduzir burocracias na empresa com a tecnologia?

Há uma série de estratégias de automatização que a sua organização pode adotar para reduzir burocracias. Confira nossas dicas a seguir!

1. Utilize aplicativos corporativos

Os aplicativos corporativos são uma excelente ferramenta para tornar os processos mais práticos e ágeis. Com esses recursos, você pode administrar uma série de serviços pelo smartphone. Ferramentas para a montagem de gráficos e serviços para gerenciar tarefas e para a comunicação da equipe são algumas dessas atividades.

Os aplicativos de táxi corporativo, por exemplo, otimizam a gestão de transportes na empresa e reduzem as dificuldades com a cobrança dos valores, pois fornecem os dados relativos às corridas de maneira acessível e inteligente. 

2. Tenha sistemas de gestão de qualidade

Um sistema de gestão de qualidade (SGQ) envolve uma série de processos para atender aos objetivos da empresa e às políticas de qualidade. Isso é importante para que a corporação mantenha um bom padrão nas entregas e serviços e tenha uma boa imagem perante o mercado.

Contar com o SGQ na organização ajuda a monitorar o desempenho das atividades, de modo a garantir que a equipe seja mais ágil e prática. Dessa forma, é possível acompanhar os processos e eliminar as burocracias desnecessárias.

3. Utilize arquivos digitalizados

Utilizando documentos impressos, você tem uma série de gastos com cartuchos de tinta para impressoras e papéis, sem contar os desgates que as impressões sofrem com o tempo. Além disso, muito espaço é ocupado com a armazenagem dos arquivos. No cotidiano de trabalho, manusear esses documentos pode ser lento e desgastante, o que atrapalha o desempenho de outras tarefas.

Mas esse processo pode ser otimizado por meio da digitalização de arquivos e assinaturas. Uma série de atividades se torna mais ágil com o uso de arquivos no computador. É mais fácil organizar e consultar os registros, além do importante fato de que uma máquina armazena uma quantidade muito maior de documentos.

Isso não significa eliminar os impressos, mas sim utilizá-los apenas nos casos em que seu uso é imprescindível. Você terá mais facilidade no cotidiano de trabalho e menos burocracia nas tarefas.

4. Otimize as reuniões da empresa

As reuniões são um processo importante para a empresa, mas é necessário que elas sejam bem administradas. Muitos gestores realizam reuniões apenas como um procedimento-padrão, seguindo uma burocracia nada efetiva.

Os encontros devem ser reduzidos ao mínimo necessário, envolvendo os membros da equipe que efetivamente vão contribuir para o tema tratado. Além disso, as reuniões não devem ter uma grande duração, pois o cansaço leva a uma redução da produtividade e à perda de foco.

É preciso ter um bom planejamento das reuniões, definindo um propósito e um cronograma para que as atividades sejam desempenhadas de forma efetiva. Assim, os encontros são mais produtivos e geram melhores resultados.

5. Aproveite os benefícios da tecnologia

Os recursos tecnológicos oferecem uma série de vantagens para o empreendimento. Com eles, você pode otimizar a comunicação entre os profissionais, acelerar processos e facilitar a consulta de dados. Além disso, é possível tornar as reuniões mais práticas, com a facilitação do acesso a arquivos e o uso de mídias variadas, como vídeos e apresentações de slides.

A tecnologia também permite facilitar o compartilhamento de dados e acelerar os processos. Sua empresa terá mais efetividade no atendimento das demandas e na redução de burocracias.

6. Faça revisões dos processos com regularidade

Muitos processos na empresa podem estar sendo realizados de forma complexa e lenta, gerando resultados com uma grande quantidade de esforço. Muitas vezes isso pode passar despercebido, pois os colaboradores estão acostumados a determinada forma de atuar.

Assim, revisar os processos é um passo importante para otimizar o desempenho das atividades, reduzindo burocracias e potencializando os resultados. A medida é fundamental também para atualizar os procedimentos de acordo com as novas tendências e para propor novas estratégias para a equipe operar. Dessa forma, você garante mais efetividade nos processos e no atendimento das demandas.

A burocracia em excesso na organização minimiza a motivação e a satisfação de colaboradores e clientes. A qualidade das atividades decai e a imagem do negócio fica prejudicada.

Para reduzir burocracias no empreendimento, você pode fazer investimentos em tecnologias, apostando nos aplicativos corporativos, na digitalização e nas ferramentas de comunicação. Além disso, você pode realizar reuniões mais rápidas e menos numerosas, obedecendo a um planejamento.

Outra alternativa efetiva é realizar revisões dos processos constantemente, para atualizar os procedimentos e aperfeiçoar a forma de desempenhar as atividades. Tenha também um sistema de gestão de qualidade para que a organização tenha o melhor desempenho possível.

Gostou dessas estratégias para reduzir burocracias? Então, entre em contato com nossa empresa pelo telefone (11) 5102-2730 ou envie um e-mail para comercial@wappa.com.br!