A grande verdade é que por trás de uma empresa de sucesso, há muito mais do que os tradicionais fatores de produção, como o capital, a tecnologia e as pessoas. O que faz uma instituição ser especial e se destacar no mercado são os valores que essas pessoas compartilham entre si!

Dentre os princípios que compõe a espinha dorsal de uma empresa, nenhum outro tem sido alvo de tanta atenção como a transparência. Nada mais natural, afinal, estamos vivendo a era da informação. A tecnologia alçou a capacidade de armazenamento e processamento de dados a um novo patamar.

Por isso, ao longo do texto, vamos falar sobre um assunto muito relevante para revestir as contas da organização de elementos de transparência: a prestação de contas de viagens corporativas. Confira!

A importância do tema

A gestão de viagens corporativas é um mercado que vem crescendo bastante no país e o motivo por trás desses números, evidentemente, é a grande demanda por parte das empresas que precisam deslocar funcionários com frequência.

Uma boa execução de planos pode fazer com que os custos da instituição despenquem, além de melhorar a imagem da gestão perante os sócios ou acionistas da organização.

Crie uma política de viagens

Como diria o ditado popular: o combinado nunca sai caro. Por isso, é importante combinar com os funcionários da empresa os termos em que serão custeadas as jornadas. Obviamente, por motivos de ordem prática, esse acordo não pode ser feito individualmente em cada uma das viagens.

Por isso, o ideal é criar um conjunto de regras com linguagem clara e acessível e disponibilizar o material para os funcionários que necessitam de deslocamento pela companhia. 

É importante destacar as despesas que são pagas antecipadamente, as despesas reembolsáveis, os limites para cada tipo de despesa e também as regras para a documentação e prestação de contas dessas despesas.

Treine funcionários, executivos e colaboradores

Criar uma política de viagens é importante, mas ela terá pouca eficácia se os colaboradores não compreenderem bem os seus termos. Vale a pena perder uma hora com um treinamento do que desperdiçar diversas horas ao longo do ano com retrabalho ou relatórios mal feitos.

Feche negócio com uma empresa especializada

De todas as despesas presentes em uma viagem corporativa, talvez a mais inconveniente e trabalhosa de se prestar contas seja o transporte local: aquele que percorre pequenas distâncias.

Dificilmente uma despesa grande, como uma passagem de avião ou a reserva da hospedagem não ficará registrada de diversas maneiras diferentes nas transações da instituição, mas quando estamos falando, por exemplo, de múltiplas viagens para lá e para cá de táxi ou no automóvel próprio, gerando custos com combustível, fica bem mais difícil prezar pela transparência.

Por isso, a alternativa mais recomendada é que a organização contrate uma empresa especializada que preste serviço de táxi corporativo. Isso pode facilitar e muito o dia a dia do funcionário que precisa se locomover, além de cortar custos, haverá o recebimento de relatórios detalhados dos serviços prestados.

Use e abuse da tecnologia

Assim como acontece em praticamente todos os setores de uma empresa, os desafios encontrados ao longo do planejamento e gestão de viagens corporativas também podem ser contornados com o auxílio da automação e da tecnologia.

Estamos falando é claro do chamado selfbooking! O selfbooking é uma ferramenta digital que permite a centralização de todos os processos necessários para viabilizar uma viagem de negócios, como comprar uma passagem aérea, reservar um quarto de hotel ou alugar um automóvel.

Geralmente, são plataformas bem intuitivas e podem ser operadas pelo próprio funcionário que vai viajar pela firma. Além disso, a ferramenta pode ser personalizada para atender às determinações da política de viagens da organização, impedindo, por exemplo, a contratação de serviços por um valor acima do máximo permitido pela empresa.

Além do selfbooking, não podemos esquecer de que existem soluções que reduzem em muito o tempo e a burocracia necessária para encontrar serviços dentro do padrão desejado pela empresa.

Estratégias de savings

Outro conjunto de ações importantes para prestar contas do dinheiro gasto com viagens e aumentar a transparência da gestão é demonstrar que a instituição busca sempre os melhores preços e não contrata os primeiros serviços que aparecem pela frente.

Se a empresa está sempre mandando funcionários para diferentes localidades do país, então é muito importante tentar fazer isso da forma mais econômica possível, não é mesmo? Pois existem algumas estratégias que podem colocar o gestor no caminho certo.

Talvez a estratégia mais clássica de todas seja procurar os fornecedores e buscar fazer acordos com eles, de modo a beneficiar ambas as partes. Outra forma de economizar é combater os chamados custos invisíveis, como os atrasos no check-out, no-show, up-grade, entre outros.

Para finalizar, não custa lembrar uma regra muito importante quando estamos falando de viagens corporativas: compre passagens e hospedagens com a maior antecedência possível!

Contratação de um gestor de viagens corporativas

Se o volume de viagens corporativas da sua empresa for muito grande, talvez seja uma boa estratégia poder contar com um profissional ou uma equipe de profissionais treinados na gestão de viagens.

Isso pode ser importante para instituições que estão sempre mandando representantes para reuniões com clientes em localidades longínquas, ou para realizar audiências na Justiça em diferentes comarcas, ou mesmo para a empresa que valoriza o contato pessoal na hora de conquistar novos clientes.

O gestor de viagens é um profissional versátil que pode economizar bastante dinheiro para a empresa, planejando a viagem na medida certa das necessidades de cada colaborador, sempre buscando os melhores preços e agindo de forma transparente.

Benchmarking

Por fim, vale salientar que nem todas as soluções adotadas pela empresa em termos de otimização de viagens corporativas precisam, necessariamente, ser originais e vanguardistas. É claro que não podemos aceitar modelos sem nem questionar, mas reinventar a roda pode ser caro e inútil.

Certamente muitas outras organizações já passaram pelos mesmos problemas que a sua empresa está passando quando o assunto é prestação de contas de viagens. Isso significa que podemos aprender com essa experiência e, para isso, basta realizar um pesquisa para ver como o mercado tem respondido a cada um desses desafios.

Agora que você já sabe como profissionalizar a prestação de contas de viagens da sua empresa, é hora de botar a mão na massa! Veja como um aplicativo de táxi pode facilitar suas viagens corporativas!