O controle de gastos é algo fundamental para a empresa que deseja se manter competitiva no mercado, principalmente em tempos de crise econômica, seja interna ou externa. Esse controle deve ser feito cuidadosamente por meio de relatórios bem estruturados.

Todos os custos devem ser considerados e inseridos no relatório. Com ele, será mais fácil fazer um monitoramento minucioso e contínuo, identificando os pontos mais importantes e tomando decisões mais acertadas.

Veja como estruturar relatórios e saiba como controlar os gastos da sua empresa!

Identifique seus custos

O primeiro passo é identificar os custos a fim de elaborar os relatórios. Apesar de que os gastos fazem parte de qualquer empresa, a redução deles é um critério importante para garantir a sobrevivência do negócio e permitir que sejam aplicadas estratégias que estimulem a produtividade sem causar mais ônus financeiro.

Os custos de uma empresa podem ser vários, conforme você verá a seguir.

Avalie melhor a contratação/demissão de funcionários

As demissões são uma forma muito usada para controlar os gastos dentro das empresas. Nem sempre, contudo, são uma boa solução. Antes de optar por elas, o gestor deve considerar outras possibilidades, mesmo que seja redução de salário.

A demissão geralmente causa prejuízos também, já que envolve o pagamento dos encargos sociais, como FGTS e aviso prévio. Além disso, os gastos com treinamento de funcionários, que deveriam ser considerados investimentos, se tornam custos a mais na hora da demissão — na verdade, a empresa treinou os funcionários e eles usarão esses conhecimentos em outra empresa, caso encontrem outro emprego.

É importante que o gestor confie e aposte em seus funcionários, pois eles é que colocam, junto com os equipamentos, a empresa em funcionamento. A mão de obra é uma engrenagem para qualquer negócio. Demitir funcionários, além de custos trabalhistas, pode resultar em menos produtividade, menos lucros e gastos adicionais a fim de compensar a perda da mão de obra.

Lembre-se que você talvez tenha que contratar outros funcionários para substituir os que foram demitidos e essa medida pode sair mais cara que manter o antigo pessoal. Talvez, você esteja considerando a possibilidade de pagar um salário menor, mas não tem certeza de que a estratégia será bem-aceita por funcionários mais qualificados.

A fim de preparar os novos funcionários, talvez sejam necessários treinamentos e cursos, que serão custeados pela empresa, representando aumento de gastos. Caso os novos profissionais não sejam tão capacitados como os primeiros, a solução acabará se tornando um novo problema a resolver.

Estude a aquisição de materiais: móveis, utensílios de escritórios, estoques

Existem gastos de rotina em qualquer empresa, que consistem na compra de matéria-prima, produtos (acabados ou semiacabados), móveis e materiais de escritório.

É necessário realizar a apuração dos produtos e matérias-primas com o máximo de precisão. Comprados em muita quantidade ou com escassez, essas aquisições podem provocar prejuízos como depreciação natural das mercadorias e reflexo negativo no cenário de vendas.

É preciso controlar os gastos dos materiais de escritório e dos móveis. Pode-se evitar, por exemplo, utilizar a impressora da empresa para a impressão de documentos pessoais. Também se deve evitar usar os telefones corporativos (fixo e celulares) para ligações pessoais.

A fim de evitar o uso indiscriminado, é necessário definir uma política de uso que seja rigorosamente cumprida por todos. A conscientização dos funcionários pode ser bem mais eficiente que qualquer tipo de penalidade, mas é bom definir punições para quem descumprir as regras, como descontar do salário as ligações pessoais.

Para esse controle, é fundamental a aplicação de recursos tecnológicos, como um software que registre todas as ligações feitas e os horários.

Compare os gastos com aluguel e condomínio

É comum que os empreendedores desejem um espaço físico amplo e muito bem posicionado para estabelecer seus negócios. Mas nem sempre essa pode ser a melhor opção. Gastos com aluguel e condomínio podem ser pesados para várias empresas, a depender de sua localização nos centros urbanos e dimensão, especialmente para aquelas de menor porte.

Alugar um espaço menor pode ajudar a investir capital em outras coisas, mais necessárias e eficientes, como contratar um especialista em marketing, adquirir um equipamento inovador ou investir no treinamento da equipe.

Os coworkings são opções comuns de compartilhamento de espaço de trabalho, que reúnem dois ou mais profissionais de uma mesma área com eficiência e a menores custos.

Considere as despesas com máquinas e serviços

Os gastos resultantes da utilização de máquinas e equipamentos em geral (como energia elétrica e água) estão muito associados à produção de bens e serviços. É importante controlar os gastos conforme a produtividade da empresa, compreendendo que esses valores entram no custo final do produto (custos de produção).

Além de máquinas, é preciso considerar ainda os serviços gerais dos quais a empresa necessita, como internet, telefone, energia elétrica, água e outros. Eles devem respeitar os limites da sua empresa. Não é aconselhável, por exemplo, adquirir uma velocidade muito alta de internet se você não vai usá-la — se trata de desperdício.

Também não se deve manter equipamentos elétricos ligados quando não se está fazendo uso deles. É fundamental também controlar os custos com iluminação, evitando lâmpadas acesas em locais onde não há ninguém.

No caso de telefonia, é importante contratar planos nem muito limitados nem muito caros. Eles precisam ser suficientes somente para atender às demandas da empresa.

Planeje tudo relacionado ao pagamento de tributos

Outra iniciativa indispensável para controlar os gastos adequadamente dentro de uma empresa é o planejamento tributário. Quando se vendem bens ou serviços, existem impostos obrigatórios como ICMS ou ISS. Todos eles implicam em custos para a organização.

Uma empresa tem a obrigação de pagar, no mínimo, 8 tributos mensais: ICMS (estadual), ISS (municipal), PIS, COFINS, INSS, IR, CSLL e IPI (federais). Por isso, é importante escolher o melhor regime tributário (Lucro Real, Lucro Presumido, Simples Nacional).

Apesar de as pequenas empresas em geral optarem pelo Simples Nacional, muitas vezes, o Lucro Presumido costuma ser o mais vantajoso para as organizações que prestam serviços, independentemente do seu porte.

O planejamento tributário também permite identificar oportunidades de recuperar créditos do ICMS, ISS, PIS, COFINS e outros, bem como aproveitar as vantagens oferecidas por alguns incentivos fiscais do governo, relacionados à tecnologia, ao uso de energia elétrica e outras coisas.

Monitore de perto os gastos fixos e variáveis

É importante que o gestor, para estruturar corretamente seus relatórios, identifique e separe os gastos fixos dos variáveis, já que os primeiros tendem a manter valores predefinidos enquanto os outros oscilam conforme a produtividade/venda aumente ou diminua.

Certos custos de serviços, como energia elétrica e água, podem ser fixos ou variáveis. Em uma indústria, por exemplo, a luz geralmente é um custo variável, ligado diretamente à produção de bens. Em escritórios, costuma ser um custo fixo.

Seja como for, tanto fixos quanto variáveis, os gastos podem ser cortados ou reduzidos e cabe ao gestor e à sua equipe realizar uma análise minuciosa que contemple essas possibilidades.

Você já sabe como controlar os gastos da sua empresa? Entre em contato conosco e descubra como podemos ajudá-lo nessa tarefa.