O custo de funcionário para a empresa vai além do pagamento do salário. Há vários encargos diferentes que devem ser considerados, como os impostos e os benefícios envolvidos na contratação. Para garantir a saúde financeira e a segurança do negócio, conhecer esse valor é fundamental.

Além de fazer o cálculo, também é relevante pensar em formas de diminuir o que é pago. Com as estratégias certas, será possível economizar sem prejudicar os trabalhadores e sem descumprir o que manda a legislação.

A seguir, veja como calcular o custo de funcionário e descubra modos de reduzir esse impacto financeiro na empresa.

Como saber quais são os gastos com um empregado?

O salário é o principal valor de uma folha de pagamento e serve, de certo modo, como base para outros cálculos. Contudo, o dimensionamento deve incluir custos diversos, que dependem tanto de leis quanto de características especiais. Entre os principais pontos estão:

Impostos

De acordo com o regime tributário adotado, há algumas despesas que aumentam o valor a ser gasto. Em geral, o Simples Nacional é mais usado em pequenas e médias empresas e inclui as seguintes alíquotas:

  • 8% do salário mensal;
  • 20% do INSS;
  • férias;
  • 1/3 das férias;
  • 13°salário;
  • provisão mensal (FGTS anual x 13º + férias + 1/3 de férias dividido por 12).

Em alguns casos, as alíquotas variam com o tipo e tamanho da empresa. Ao mesmo tempo, é possível descontar de 9 a 11% do INSS do salário do funcionário.

O Lucro Presumido e o Lucro Real são regimes famosos que incluem todos os custos anteriores. Além deles, há um pagamento de 5% sobre o valor mensal e que tem a intenção de financiar programas como SENAI e SENAC.

Benefícios

Como complemento do salário, os benefícios servem para aumentar a qualidade de vida do trabalhador e cobrir custos gerados pela função. O vale-transporte, por exemplo, é obrigatório e é equivalente a todas as despesas para o deslocamento até o ambiente de trabalho. Por lei, é possível descontar 6% do valor pago do salário.

Já o vale-refeição não é compulsório. Porém, oferece dedução do Imposto de Renda para optantes do Lucro Real. O mesmo acontece com o plano de saúde e outros benefícios, como o investimento em educação e cultura.

Obrigações trabalhistas

Por lei, há o pagamento extra de outros valores, de acordo com a função desempenhada. O adicional de insalubridade é concedido a atividades com risco para a segurança, enquanto o noturno é pago pelo trabalho de 22h às 5h. Já a hora extra é paga quando a jornada normal contratada é excedida.

Em geral, esses pagamentos incidem sobre a hora de trabalho, de modo a complementar o salário. Em alguns casos, obrigações como 13° e férias são calculadas sobre o valor final e não apenas quanto ao recebimento mensal.

Quais são os impactos para a saúde financeira?

O capital humano é indispensável para o funcionamento da empresa. Não é possível abrir mão da criação de equipes de profissionais capacitados, então a folha de pagamento sempre resulta em impactos nas finanças, e forma que quanto maior é o custo de funcionários, maiores são os impactos.

Essas despesas levam à diminuição da rentabilidade e da lucratividade, podendo, inclusive, comprometer a continuidade do negócio.

Outro ponto é que o aumento dos gastos eleva a dificuldade em cuidar das questões burocráticas, como a contabilidade. Um volume maior de gastos gera maior atenção aos lançamentos, o que exige ainda mais recursos e investimentos.

Como diminuir o custo de funcionário?

Depois de entender os gastos associados a cada colaborador, é o momento de pensar em maneiras de reduzir esses impactos nas finanças. Ao mesmo tempo, é preciso ter cuidado para não comprometer a qualidade e nem ferir as leis. As possibilidades incluem:

Monitore a produtividade

Um funcionário produtivo e que atua com intensidade e eficiência gera maior valor para o empreendimento. Como resultado, as despesas ficam diluídas e ocorre uma ampliação na capacidade de criar lucro.

Portanto, é fundamental ficar de olho em como anda o nível produtivo dos colaboradores. Avalie como é a execução de tarefas, o tempo utilizado e a qualidade oferecida. A ação serve para identificar se há uma grande necessidade de retrabalhos, por exemplo, além de analisar gargalos que devem ser desfeitos.

Reduza as horas extras

As horas extras afetam o custo de funcionário duplamente. Além de serem pagas por fora do salário, elas também aumentam a propensão à baixa produtividade. Quando sabem que podem terminar as funções depois do horário, muitos colaboradores deixam de atuar corretamente na jornada “normal” e finalizam etapas de modo extra.

Para que isso não ocorra, o melhor é criar uma política de redução das horas extras. Estimule os empregados a terminarem suas tarefas dentro do horário e limite a realização fora dele. Alguns empreendimentos, inclusive, desabilitam sistemas e equipamentos após determinado tempo, como forma de estimular a produtividade.

Diminua o absenteísmo

Quando um colaborador falta ao trabalho, há uma queda na produtividade e uma perda de integração da equipe. Se o afastamento é estendido, como em uma licença médica, ainda é preciso pagar os valores de seguridade social e até contratar colaboradores temporários.

Um dos jeitos de diminuir o custo de funcionário é atuar, exatamente, nesse aspecto. Procure reduzir o nível de absenteísmo, como ao cuidar da saúde e da segurança dos trabalhadores. Aproveite e crie um ambiente com desafios e ótimo clima organizacional, pois isso gera a motivação.

Automatize tarefas

Como o aumento da produtividade é uma forma de reduzir as despesas, a automação de tarefas vem a calhar. Com o uso de sistemas integrados, por exemplo, muitas atividades ficam mais rápidas, de modo que a equipe pode se concentrar em aspectos importantes.

Além disso, o emprego da tecnologia é fundamental para ter visibilidade sobre os gastos, elaborar relatórios e tomar decisões. Com boas análises, a automação e a integração de dados geram oportunidades de melhoria e de economia.

Busque soluções alternativas

Depois de executar essas práticas, é oportuno procurar formas alternativas de solucionar os problemas. Pense, por exemplo, nas viagens corporativas. Em vez de ter uma frota própria ou contratar serviços caros, o táxi corporativo é uma excelente alternativa. Ao oferecer segurança e mobilidade, os compromissos são cumpridos e há total controle sobre os gastos.

O uso de alternativas eficazes e econômicas permite aliar qualidade, funcionalidade e diminuição dos valores pagos.

Como o custo de funcionário impacta a saúde financeira do empreendimento, é importante calculá-lo e reduzi-lo. Ao final, o negócio terá novas e melhores oportunidades de se desenvolver.

Ficou com alguma dúvida sobre o processo? Conte nos comentários e participe!