É fato que todos estamos sujeitos a cometer falhas, mas alguns deslizes podem custar mais do que outros. No setor organizacional, os impactos dos erros de gestão de custos podem ser bem sérios e colocar a empresa em risco.

Por esse motivo, é crucial que você, empreendedor, conheça os principais equívocos já cometidos por outros empresários — e aprenda com eles. Administrar uma companhia não é uma tarefa simples, no entanto, muitos que escolhem empreender acabam se dando conta desse detalhe tarde demais.

Pensando em ajudá-lo a evitar prejuízos nos negócios, escrevemos este artigo. Nele, reunimos sete erros de gestão de custos que podem comprometer uma empresa. Confira!

1. Desconhecer cada detalhe das operações

É praticamente impossível conseguir gerenciar sem medir. Esse é o conceito básico para um empreendimento de sucesso. Se o gestor não sabe o que ocorre em cada etapa do processo fica difícil detectar os gargalos que estão inibindo os melhores resultados.

Administrar com eficiência o volume ideal de mercadorias em estoque, o fluxo de caixa, a folha de pagamento e o custo total do negócio oferece ao empreendedor um preparo antecipado para oportunidades e falhas que venham a ocorrer. Isso ajuda a endireitar o caminho que a empresa está seguindo.

2. Desconsiderar todos os custos e despesas

Um dos objetivos principais do planejamento financeiro de toda organização é economizar. Entretanto não é possível fazer isso se você não estiver ciente de todos os custos e despesas. Há empreendedores que não registram pequenas retiradas do caixa, pois pensam que são de pouca ou nenhuma relevância para o sustento econômico da empresa — o que é um grande equívoco.

Custos e despesas são classificados da seguinte maneira:

  • custos: gastos para a produção, como matéria-prima, compra de insumos usados na fabricação das mercadorias, mão de obra direta etc.;
  • despesas: gastos relacionados à administração, vendas e manutenção das atividades em geral.

Na prática, esses gastos devem ser categorizados e anotados para garantir uma gestão mais eficiente. Existem custos/despesas:

  • fixos: que têm valores estáveis por um determinado período, como água, luz, aluguel, internet, telefone, pagamento dos colaboradores, entre outros;
  • variáveis: que mudam de acordo com a produção/venda de produtos/serviços, como compra de materiais, transporte para entregas, comissões por venda, água e energia elétrica utilizadas no processo de fabricação etc.

Nem sempre é fácil discernir entre esses dois termos, mas é essencial realizar uma estimativa razoável para fazer um controle mais preciso.

3. Contar com dinheiro a receber

Ainda que as previsões de receitas sejam relevantes para acompanhar o desempenho do negócio, elas nunca devem ser consideradas como capital garantido.

Desejosos de adquirir novos equipamentos ou otimizar o ambiente de trabalho, muitos gestores investem com base em valores a serem recebidos. Essa conduta pode ser danosa para o orçamento da empresa, pois nem sempre o montante a receber chegará no caixa a tempo de quitar a dívida.

O ideal é separar a receita real da receita prevista. Com isso, a quantia extra é utilizada apenas quando estiver disponível.

4. Confundir contas pessoais com as do negócio

Esse é um dos erros mais comuns de gestão de custos. Alguns gestores são donos do negócio e confundem as contas da pessoa física com as da jurídica. Esse costume danifica o fluxo de caixa, e não é raro alguns empreendimentos fecharem as portas por causa disso.

Uma boa dica é definir uma remuneração (distribuição de lucros ou pró-labore) e respeitar os limites dos rendimentos. Tirar quantias de forma aleatória prejudica o capital de giro e, caso a empresa precise de dinheiro para arcar com as demandas do ciclo operacional/produtivo, terá que fazer empréstimos de emergência. Isso a coloca em uma posição desfavorável ao negociar juros com as instituições bancárias.

5. Não fazer a precificação correta

A precificação é um fator indispensável na gestão de custos. Quando um produto/serviço é comercializado por um preço muito abaixo do ideal, a margem de lucro fica comprometida e aumenta o risco de o retorno obtido não ser suficiente para cobrir os gastos, trazendo grandes prejuízos.

O primeiro passo para definir preços corretamente é saber quanto custou para as mercadorias serem produzidas e entregues. Para isso, faça os seguintes levantamentos:

  • Quantas horas de trabalho foram necessárias para concluir a fabricação?
  • Quantos colaboradores foram necessários para que o serviço fosse executado e para que o produto chegasse até a prateleira?
  • Qual a média de gastos da logística?
  • Qual o valor sugerido pelo mercado?

Vale ressaltar que a precificação é uma tarefa importante para o sucesso de uma marca. Portanto, não apresse ou ignore essa etapa.

6. Não automatizar os processos

Quando apenas pessoas executam as tarefas de rotina, o risco de erros e retrabalhos aumenta, assim como diminui a agilidade dos processos e a produtividade. Tudo isso deixa os custos mais altos do que o ideal, afetando a eficácia da gestão de custos.

Para resolver esse contratempo, o investimento em um sistema de gestão especializado é uma excelente alternativa. Além de remediar essa falha, ele traz muitos benefícios, que vão desde a otimização dos métodos de trabalho, até a diminuição de custos e apoio às tomadas de decisão — graças aos registros feitos em tempo real e a geração de relatórios precisos, contribuindo para que os melhores resultados sejam obtidos.

7. Não utilizar recursos de automação de transações em viagens a trabalho 

Não automatizar transações em viagens corporativas pode gerar desvios difíceis de serem mensurados. Isso, obviamente, compromete as finanças do negócio. O certo é sistematizar as contas pertencentes aos transportes corporativos da companhia, seja utilizando uma planilha potente de dados, seja usando um aplicativo específico.

Com esse intuito, levante diversos cenários e elabore um fluxo envolvendo os custos possíveis para cada sentido dos deslocamentos. Inclua também reservas automáticas em serviços de transporte e em hotéis. Dessa forma, você economiza tempo e elimina os equívocos ou constrangimentos entre empresa e funcionário.

Se os erros de gestão de custos mencionados ao longo deste conteúdo forem evitados, sua empresa obterá um bom retorno de capital. Assim, você poderá fazer investimentos estratégicos para colocar a sua marca em uma posição de destaque no mercado.

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