As reuniões fazem parte do mundo corporativo, independentemente do tamanho ou do porte da empresa. Paralelamente, elas são consideradas, por muitos, como perdas de tempo e de esforços. Em geral, isso acontece quando não há uma atuação consistente com uma reunião produtiva.

A boa notícia é que algumas orientações podem ajudar a solucionar esse problema. Com a abordagem correta, é possível criar encontros que utilizam os recursos disponíveis do jeito certo.

Para entender mais, veja 6 dicas para desenvolver uma reunião produtiva e descubra quais erros não devem ser cometidos!

1. Faça um bom planejamento sobre a reunião

As reuniões não são tarefas que devem ser feitas de imprevisto. Exceto em situações emergenciais e pontuais, é necessário que tudo seja muito bem planejado se há o interesse em obter o melhor resultado possível.

Antecipe-se a esse momento e identifique, por exemplo, quando ocorrerá o próximo encontro. Estabeleça, desde já, quais serão os assuntos tratados, quem estará presente e como o processo acontecerá.

Isso traz força ao planejamento e aumenta as chances de tudo ser executado de um jeito efetivo. Além disso, é uma forma de se antecipar a possíveis problemas e garantir que tudo saia como o previsto.

2. Defina horários para começar e terminar

Se a reunião não tiver um horário certo para iniciar, pode ter a certeza de que as pessoas chegarão em momentos diversos e causarão interrupções. Já a falta de horário para terminar permite que tudo se prolongue mais do que o necessário.

Como parte do planejamento, defina quando esse encontro tem início e quando é finalizado. Para aumentar a produtividade, vale a pena utilizar horários quebrados, em vez de horas tradicionais.

Em vez de definir que uma reunião deva iniciar às 10h15, por exemplo, determinar o início para 10h13 já diminuirá as chances de atraso. Assim, será possível aproveitá-la ao máximo.

3. Estabeleça uma pauta simples

Já que o planejamento é tão importante para a reunião, é fundamental que seu tema seja estabelecido previamente. Essa pauta tem que ser bem divulgada para os colaboradores que estarão presentes, pois antecipa os trabalhos.

Ao mesmo tempo, é indispensável considerar a necessidade da simplicidade da pauta. Não adianta definir um tema complexo ou extenso, já que isso impedirá as pessoas de se prepararem adequadamente.

Se a ideia é falar sobre as necessidades de melhorar o transporte corporativo, por exemplo, é melhor estabelecer como tema algo como “medidas para otimizar o transporte corporativo”.

Por outro lado, trazer como tema a afirmação “a relevância de obter bons deslocamentos internos e externos e os impactos no orçamento” só deixará tudo muito vago e confuso.

4. Deixe claro o objetivo com a reunião

Todo encontro precisa ter um interesse claro. Seja discutir problemas que surgiram nas últimas semanas, encontrar novas soluções ou avaliar resultados, deve sempre haver um objetivo. Do contrário, o processo será finalizado sem a certeza de que os interesses foram atendidos.

Ainda no planejamento, é indispensável estabelecer o que se espera com esse encontro. Todos precisam saber por que foram chamados, como podem contribuir e qual é o efeito ao qual se deve chegar.

Isso ajuda a direcionar a atuação e evita desvios que levem todos para longe dos interesses com esse encontro.

5. Marque a realização para dias improdutivos

Além do horário, a data marcada faz toda a diferença para ter uma reunião produtiva. Ao escolher um dia muito movimentado, é provável ter que lidar com diversas interrupções e/ou atrasos. Com isso, não se trata da melhor opção.

Sempre que possível, o ideal é selecionar os dias improdutivos. Opte pelos períodos do mês em que há menor nível de trabalho ou pelos dias da semana em que tudo é tranquilo. Além de evitar as interrupções, é um jeito de otimizar o tempo e permitir que a atuação seja mais bem aproveitada.

6. Delegue tarefas

Não é preciso fazer tudo sozinho quando a intenção é ter produtividade. Em vez disso, vale muito a pena recorrer à delegação de tarefas como uma forma de obter melhor desempenho. É o caso de escolher um mediador. Essa pessoa avaliará a reunião e poderá interferir, quando necessário, para que os objetivos sejam alcançados.

Também é interessante ter um responsável por registrar o que foi dito e decidido nessa etapa. Além de criar uma ata conveniente para o registro, esse é um jeito de garantir que todos sejam informados sobre o que foi tratado e concluído.

E, afinal, o que não fazer para ter uma reunião produtiva?

Seguido os passos anteriores, você saberá o que precisa ser realizado para ter um bom efeito. Contudo, é relevante reconhecer que há outras ações que devem ser evitadas. Desse jeito, haverá máximo aproveitamento desse momento.

Nesse sentido, algumas das falhas que não podem ser cometidas são:

Tratar de todos os assuntos de uma vez

Uma reunião precisa ter uma pauta simples e objetivos bem definidos. Ao mesmo tempo, isso não significa que é uma boa ideia trazer vários temas em um só momento apenas porque esses requisitos são cumpridos.

Ao abordar vários temas em um único momento, há o risco de haver um comprometimento do desempenho e da produtividade. Em vez disso, é melhor fazer várias reuniões menores e direcionadas, pois isso melhora os efeitos.

Contar com um número muito grande de participantes

Reunião não significa plenário. Ou seja, esse não deve ser um espaço em que há dezenas de pessoas dando a opinião ou sugestões ao mesmo tempo. Isso só gera desorganização e, eventualmente, a perda de bons resultados.

Por isso, é uma grande falha ter um número excessivo de participantes. Prefira contar somente com os responsáveis que são realmente importantes para o tema e limite o número até 6 ou 8 pessoas. Desse jeito, pode-se aproveitar o melhor do que cada um tem a dizer.

Não chegar a uma conclusão

Uma reunião pode seguir uma pauta, cumprir um objetivo e, mesmo assim, não chegar a uma conclusão. O momento pode ser usado para debates os custos com transporte corporativo, por exemplo, sem que sejam conhecidas as medidas para diminuir esses valores.

Quando isso acontece, há um desperdício dos esforços, que deixam de ser verdadeiramente úteis. Portanto, é fundamental que o processo chegue a uma conclusão e, de preferência, a um plano de ação. O caráter produtivo, então, será maximizado.

Ao seguir esses conselhos, realizar uma reunião produtiva deixará de ser um mistério. Dessa forma, os encontros se tornarão muito melhores e o desempenho sairá extremamente favorecido.

Aproveite o espaço nos comentários e conte se você emprega alguma tática diferente e quais são os seus desafios. Participe!