Buscando se diferenciar no mercado, destacam-se as organizações que conhecem as melhores técnicas e estratégias de gestão. Dentre elas, podemos evidenciar o controle orçamentário como uma ferramenta que faz toda a diferença.

Trata-se, basicamente, de um processo de previsão e planejamento financeiro que serve para analisar a situação de uma empresa. Neste cenário em que a disputa entre os concorrentes está cada vez mais acirrada, esta metodologia tornou-se imprescindível, pois é impossível sobreviver sem planejar e controlar o orçamento.

Foi pensando nisso que resolvemos escrever este artigo contendo 3 vantagens que uma organização empresarial pode ter ao estabelecer um controle orçamentário. Nele também consta um detalhamento sobre as fases que devem ser seguidas para que o processo seja implantado. Confira!

3 vantagens de elaborar um controle orçamentário

1. Fazer os administradores “pensarem à frente”

O controle orçamentário é uma ferramenta de gestão que pode ser definida como um planejamento que reúne as previsões de receitas e gastos de um determinado período.

Este controle induz o habito de fazer cuidadosos exames prévios no momento da tomada de decisões importantes para a empresa. Em outras palavras, significa dizer que ele faz com que os administradores e gestores de uma empresa analisem as decisões que deverão ser tomadas com base nas metas, objetivos e impactos que elas poderão causar no longo prazo.

Quando uma empresa possui um sistema de controle orçamentário eficaz, todas as finanças dela são minunciosamente previstas e detalhadas. Para que a ferramenta não perca a eficiência é importante que os gestores, ao tomarem suas decisões, estejam sempre analisando o orçamento estabelecido, algo que os “força” a pensar no futuro do negócio.

2. Oferecer expectativas bem definidas

O controle orçamentário trabalha com previsões, ou seja, a gestão elabora um detalhamento de todas as despesas, custos e receitas previstas em um determinado período e, com base nessas informações, são extraídas expectativas orçamentárias bem definidas.

Isto pode soar estranho para algumas pessoas que não conhecem essa ferramenta, no entanto, as estimativas são realizadas com base em critérios muito bem estabelecidos pela gestão, podendo ser extremamente confiáveis. Afinal, se não fosse assim, as previsões poderiam traduzir um cenário surreal e causar sérios danos à instituição.

3. Ajudar administradores a coordenar seus esforços

Outra vantagem interessante da adoção de um sistema orçamentário está ligada à administração direta do seu negócio.

Como no orçamento estão estabelecidas as previsões de gastos e receitas de um determinado período, os gestores e administradores da empresa podem aplicar seus esforços em outras áreas do negócio, como na redução de custos e despesas ou na gestão de pessoas.

É muito comum encontrarmos gestores verificando suas contas bancárias a cada hora para saber quais gastos foram descontados, quais valores foram recebidos ou acompanhar com grande aflição o fluxo de caixa do negócio.

Essa prática é muito comum em empresas que não possuem um controle orçamentário eficaz. Porém, o administrador que possui esse processo bem-definido pode deixar os gastos e receitas ocorrerem naturalmente, pois estão dentro da previsão, e periodicamente analisar a concretização dos valores que foram calculados no orçamento.

Quando mencionamos deixar os gastos e receitas ocorrerem naturalmente, não estamos dizendo que você deverá parar de analisar esses pontos dentro da sua empresa, mas estabelecer critérios e prazos para realizar essas tarefas, de modo que a análise possa ser uma forma de acompanhamento e ajuste do controle orçamentário.

Como implantar o controle orçamentário

Agora que você já entendeu o que é o controle orçamentário e conhece os principais benefícios de implantar esse processo em sua empresa, vamos mostrar como fazer para colocá-lo em prática. Para tanto, vamos detalhar as 4 fases que o compõem.

Primeiramente deve ser feito um estudo aprofundado de todos os gastos e receitas previstos em um determinado espaço de tempo. Com essa relação, você vai possuir um guia que norteará todos os gastos futuros do seu negócio.

É importante incluir toda espécie de gasto, não esquecendo das despesas que, por serem pequenas, acabam sendo deixadas de lado, como internet, telefone, água e até mesmo energia elétrica.

A efetividade orçamento será correspondente à medida de detalhamento que for aplicada na previsão dos custos e despesas do seu negócio.

Ainda na primeira fase, com relação às receitas, é fundamental que você seja realista. Não crie expectativas de vendas que podem não existir.

Se sua empresa é uma prestadora de serviços e possui contratos com pagamentos mensais, inclua como previsão de receita somente aqueles clientes que estão em dia com suas faturas.

A primeira fase deve ser realizada com muita cautela, pois um erro nessa etapa significa o fracasso de todas as outras.

Em segundo lugar, é chegada a hora de colocar em prática o que foi planejado e “gastar” o que foi previsto na fase anterior. Esta fase é aquela em que toda a operação do empreendimento ocorrerá, onde os gastos aparecerão e as receitas surgirão nas contas bancárias ou caixa da empresa.

A terceira fase do processo de implantação do controle orçamentário é o acompanhamento. Basicamente é o estudo dos valores orçados, ou previstos, com o que foi realmente realizado.

Isso é importante para que o controle orçamentário seja eficaz, uma vez que, de posse das informações reais, obtidas na segunda fase do processo, você poderá analisar se as ações de planejamento e previsões de gastos e receitas estão de acordo com as suas expectativas.

Caso seja verificado na fase de acompanhamento que os gastos foram superiores ao que havia sido previsto, é importante rever toda a metodologia de planejamento desses valores.

Essa questão puxa o gancho para a quarta fase de implantação do controle orçamentário: a revisão. Nessa última etapa ocorre o processo de melhoramento do controle, em que são feitas as alterações nas formas de apropriação das despesas e receitas, bem como os possíveis ajustes – tanto para mais, quanto para menos –, conforme a necessidade apurada.

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